Záznam o činnostech zpracování (RoPA)

1. Informace o zpracovateli

Název a kontaktní údaje:

• Zpracovatel: Deskhero AB
• Adresa: KIVRA: 559415-4170, 106 31, Stockholm, Sweden
• Zástupce: Jimmie Antonsson
• E-mail: support@deskhero.com
• Telefon: +46 70 32 789 55

2. Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO)

Název a kontaktní údaje:

• Jméno: Klas Karlsson
• E-mail: dpo@deskhero.com
• Telefon: +46 70 601 13 22

3. Informace o správci (Klienti)

Společnost Deskhero AB poskytuje platformu Software-as-a-Service (SaaS) Klientům (podnikům), kteří Službu využívají k řízení zákaznické podpory. Jako Zpracovatel zpracováváme osobní údaje jménem našich Klientů (Správců) v souladu s našimi Smlouva o zpracování osobních údajů.

4. Kategorie zpracovatelských činností

4.1 Předmět zpracování

• Zpracování osobních údajů nezbytné pro poskytování Služby Klientům, včetně ukládání, vyhledávání, komunikace a dalších operací potřebných pro fungování Služby.

4.2 Povaha a účel zpracování

• Účel: Usnadnit interakce zákaznické podpory mezi Klienty a jejich Zákazníky prostřednictvím našeho helpdesk ticketingového systému.
• Povaha: shromažďování, ukládání, organizace, vyhledávání, konzultace, používání, zpřístupnění přenosem a mazání osobních údajů.

4.3 Typy zpracovávaných osobních údajů

• Údaje Klienta a Uživatelů:
• Identifikační údaje: jména, e-mailové adresy, telefonní čísla, pracovní pozice.
• Autentizační údaje: uživatelská jména, hesla.
• Kontaktní informace.
• Fakturační údaje: platební detaily, záznamy o transakcích.
• Údaje zákazníků Klienta:
• Kontaktní údaje: jména, e-mailové adresy, telefonní čísla.
• Obsah komunikace: zprávy, přílohy, tikety podpory.
• Jakékoli další osobní údaje poskytnuté prostřednictvím Služby.

4.4 Kategorie subjektů údajů

• Uživatelé: Zaměstnanci nebo zástupci Klienta oprávnění používat Službu.
• Zákazníci Klienta: Osoby, které komunikují s Klientem prostřednictvím Služby.

4.5 Doba zpracování

• Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu trvání Smlouvy s Klientem a uchovávány podle naší Politiky uchovávání dat (viz oddíl 6).

5. Předávání do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím

Osobní údaje mohou být předávány do zemí mimo Evropskou unii (EU) nebo Evropský hospodářský prostor (EHP), pokud je to nezbytné k poskytování Služby. Takové přenosy probíhají v souladu s právními předpisy o ochraně údajů a s využitím vhodných záruk:

• Standardní smluvní doložky (SCCs): Zavedené u sub-zpracovatelů se sídlem mimo EU/EHP. Viz DPA pro podrobnosti
• Rozhodnutí o odpovídající ochraně: Přenos do zemí uznaných Evropskou komisí jako poskytujících odpovídající úroveň ochrany osobních údajů.

6. Uchovávání a mazání dat

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelů, pro které byly shromážděny, včetně právních, účetních nebo výkaznických požadavků.

• Aktivní data: Uchovávána po dobu trvání Smlouvy.
• Zálohy: Uchovávány maximálně jeden (1) rok a následně mazány v rámci našeho pravidelného procesu údržby záloh.
• Vymazání po ukončení: Po ukončení Smlouvy budou osobní údaje vymazány nebo anonymizovány v souladu s naší Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA) a zásadami uchovávání dat.

7. Technická a organizační opatření (TOM)

Provádíme vhodná technická a organizační opatření zajišťující úroveň zabezpečení odpovídající riziku, jak je podrobně popsáno v našem Technická a organizační opatření dokumentu

Hlavní opatření zahrnují:

• Řízení přístupu: Omezený přístup založený na principu nejmenších oprávnění.
• Šifrování dat: Šifrování osobních údajů při přenosu i v klidu.
• Síťová bezpečnost: Používání firewallů a systémů detekce průniků.
• Reakce na incidenty: Postupy pro detekci a řešení bezpečnostních incidentů.
• Školení zaměstnanců: Pravidelná školení o ochraně dat a bezpečnostních postupech.

8. Sub-zpracovatelé

K poskytování Služby využíváme následující sub-zpracovatele:

9. Dokumentace a compliance

Vedeme záznamy o zpracovatelských činnostech podle článku 30 GDPR, a to včetně:

• Účely zpracování
• Kategorie subjektů údajů a osobních údajů
• Kategorie příjemců
• Mezinárodní předávání
• Technická a organizační opatření

Tyto záznamy jsou na požádání k dispozici dozorovým orgánům.

10. Aktualizace tohoto dokumentu

Tento Záznam o činnostech zpracování může být čas od času aktualizován, aby odrážel změny v našich zpracovatelských operacích. O významných změnách budeme Klienty informovat, jak je uvedeno v našich Smlouva o zpracování osobních údajů.

11. Kontaktní informace

V případě jakýchkoli dotazů či obav týkajících se našich zpracovatelských činností prosím kontaktujte našeho pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO):

• Jméno: Klas Karlsson
• E-mail: dpo@deskhero.com
• Telefon: +46 70 601 13 22

Používáním Služby a přijetím Obchodní podmínky, potvrzujete, že jste si tento Záznam o činnostech zpracování přečetli a porozuměli mu.