Smlouva o zpracování údajů (DPA)

1. Úvod

Tato smlouva o zpracování údajů („Smlouva“) je nedílnou součástí Obchodní podmínky mezi společností Deskhero AB („my,“ „nás,“ nebo „naše“) a Klientem („vy“ nebo „Klient“) a upravuje zpracování osobních údajů námi vaším jménem v souvislosti s vaším používáním naší platformy Software-as-a-Service (SaaS) („Služba“).

Tato Smlouva odráží dohodu stran ohledně podmínek upravujících zpracování osobních údajů podle příslušných zákonů o ochraně údajů, včetně obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).

2. Definice

• Zákony o ochraně údajů: Všechny platné právní předpisy týkající se ochrany osobních údajů, soukromí a zpracování osobních údajů, včetně GDPR a příslušných vnitrostátních prováděcích zákonů.
• GDPR: Nařízení EU o ochraně osobních údajů 2016/679.
• Osobní údaje: Jakékoli informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby ve smyslu článku 4 GDPR.
• Zpracování: Jakákoli operace prováděná s osobními údaji, ať již automatizovaně či nikoli, ve smyslu článku 4 GDPR.
• Správce: Subjekt, který určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.
• Zpracovatel: Subjekt, který zpracovává osobní údaje jménem Správce.
• Sub-procesor: Jakýkoli Zpracovatel zapojený námi ke zpracování osobních údajů jménem Klienta.
• Standardní smluvní doložky (SCC): Smluvní doložky přijaté Evropskou komisí pro předávání osobních údajů zpracovatelům ve třetích zemích.

3. Role a odpovědnosti

3.1 Vztah stran

• Správce a Zpracovatel: Pro účely této Smlouvy jste Správce a my jsme Zpracovatel s ohledem na osobní údaje zpracovávané vaším jménem.

3.2 Účel zpracování

• Budeme zpracovávat osobní údaje v rozsahu nezbytném k poskytování Služby v souladu s Obchodními podmínkami a touto Smlouvou.

4. Pokyny

4.1 Pokyny ke zpracování

• Osobní údaje budeme zpracovávat pouze na základě vašich zdokumentovaných pokynů, včetně pokynů týkajících se mezinárodních přenosů, ledaže nám to ukládá zákon.

4.2 Omezení

• Pokud se domníváme, že některý pokyn porušuje zákony o ochraně údajů, neprodleně vás o tom vyrozumíme.

5. Podrobnosti zpracování

5.1 Předmět

• Zpracování osobních údajů v souvislosti s poskytováním Služby.

5.2 Doba trvání

• Po dobu trvání Smlouvy až do vymazání všech osobních údajů, jak je zde popsáno.

5.3 Povaha a účel

• Zpracování osobních údajů za účelem poskytování Služby, včetně ukládání, vyhledávání a dalších operací nezbytných pro výkon Služby.

5.4 Typy osobních údajů

• Osobní údaje mohou mimo jiné zahrnovat:
• Identifikační údaje (např. jména, e-mailové adresy, telefonní čísla).
• Kontaktní údaje.
• Údaje o podpoře a komunikaci.
• Jakékoli další osobní údaje, které Uživatelé nebo zákazníci Klienta předají prostřednictvím Služby.

5.5 Kategorie subjektů údajů

• Uživatelé: Zaměstnanci nebo zástupci Klienta oprávnění používat Službu.
• Zákazníci Klienta: Osoby, které s Klientem interagují prostřednictvím Služby.

6. Důvěrnost

6.1 Důvěrnost personálu

• Zajistíme, aby osoby oprávněné ke zpracování osobních údajů byly vázány povinností mlčenlivosti nebo zákonnou povinností mlčenlivosti.

7. Bezpečnostní opatření

7.1 Technická a organizační opatření

• Zavedeme vhodná technická a organizační opatření, abychom zajistili úroveň zabezpečení odpovídající riziku, jak je popsáno v našem Technická a organizační opatření (TOM).

8. Sub-zpracování

8.1 Schválení sub-procesorů

• Tímto nás opravňujete zapojit sub-procesory ke zpracování osobních údajů vaším jménem, za předpokladu, že:
• Informujeme vás o všech zamýšlených změnách týkajících se přidání nebo nahrazení sub-procesorů a poskytneme vám možnost vznést námitku do deseti (10) dnů.
• Uzavíráme se sub-procesory písemnou smlouvu ukládající povinnosti v oblasti ochrany údajů, které nejsou méně přísné než povinnosti z této Smlouvy.
• Za plnění sub-procesorů neseme plnou odpovědnost.

8.2 Aktuální sub-procesoři

• Seznam našich aktuálních sub-procesorů je uveden v našem Záznam o činnostech zpracování (RoPA).

9. Mezinárodní přenosy údajů

9.1 Přenosy mimo EU/EHP

• Osobní údaje mohou být přenášeny do zemí mimo Evropskou unii (EU) nebo Evropský hospodářský prostor (EHP), je-li to nezbytné, za předpokladu, že:
• Takové přenosy se provádějí v souladu se zákony o ochraně údajů.
• Jsou zavedena vhodná zajištění, například standardní smluvní doložky (SCC).

9.2 Standardní smluvní doložky

• Strany se dohodly, že Standardní smluvní doložky (SCC) přijaté Evropskou komisí se použijí na veškeré přenosy osobních údajů mimo EU/EHP do zemí, které Evropská komise neuznala za poskytující odpovídající úroveň ochrany údajů.

10. Pomoc s dodržováním předpisů

10.1 Práva subjektů údajů

• Poskytneme vám vhodnou pomoc prostřednictvím technických a organizačních opatření, pokud je to možné, k naplnění vašich povinností reagovat na žádosti subjektů údajů o výkon jejich práv podle zákonů o ochraně údajů.

10.2 Posouzení vlivu na ochranu údajů

• Poskytneme vám přiměřenou pomoc při posouzení vlivu na ochranu údajů a při předchozích konzultacích s dozorovými orgány.

11. Oznámení o porušení ochrany údajů

• Bez zbytečného odkladu vás uvědomíme, jakmile se dozvíme o porušení zabezpečení osobních údajů týkajícím se osobních údajů zpracovávaných vaším jménem. Toto oznámení bude obsahovat dostatek informací, aby vám umožnilo splnit případné povinnosti ohledně hlášení nebo informování subjektů údajů.

12. Vymazání nebo vrácení osobních údajů

• Po ukončení Smlouvy nebo na vaši žádost podle vaší volby všechny osobní údaje vymažeme nebo vám je vrátíme a odstraníme všechny stávající kopie, pokud zákon nevyžaduje jejich uchování.

13. Audity a inspekce

• Poskytneme vám všechny informace nezbytné k prokázání souladu s touto Smlouvou a umožníme i přispějeme k auditům, včetně inspekcí, prováděným vámi nebo vámi pověřeným auditorem.

14. Odpovědnost

• Odpovědnost každé strany podle této Smlouvy podléhá vyloučením a omezením odpovědnosti stanoveným v Obchodní podmínky.

15. Rozhodné právo a jurisdikce

• Tato Smlouva se řídí a vykládá v souladu s právem Švédska. Veškeré spory vyplývající z této Smlouvy nebo s ní související budou řešeny výlučně u soudů ve Švédsku.

16. Různé

• 16.1 Celá dohoda: Tato Smlouva představuje úplnou dohodu mezi stranami ohledně zpracování osobních údajů a nahrazuje veškeré předchozí dohody.
• 16.2 Salvátorní ustanovení: Pokud bude jakékoli ustanovení této Smlouvy shledáno neplatným, zbývající ustanovení zůstanou v plné platnosti a účinnosti.

Přílohy

• Příloha 1: Technická a organizační opatření (TOM)
• Příloha 2: Záznam o činnostech zpracování (RoPA)
• Příloha 3: Standardní smluvní doložky (SCC)

Příloha 3: Standardní smluvní doložky (SCC)

Z důvodu autorských práv nemůžeme do tohoto dokumentu přímo zahrnout úplné znění standardních smluvních doložek (SCC). Uznáváme však, že SCC, jak byly přijaty Evropskou komisí, tvoří nedílnou součást této Smlouvy pro účely mezinárodních přenosů osobních údajů mimo EU/EHP do zemí, které nejsou uznány za poskytující odpovídající úroveň ochrany údajů.

Požadovaná akce:

• Začlenění formou odkazu: Uzavřením této Smlouvy se obě strany dohodly, že Standardní smluvní doložky jsou tímto začleněny formou odkazu a platí pro veškeré mezinárodní přenosy údajů.

Pokyny:

• Stažení SCC: Oficiální znění SCC si můžete stáhnout z Webové stránky Evropské komise.
• Příloha: Doporučujeme, abyste SCC přiložili jako přílohu k této Smlouvě při finalizaci dokumentu.

Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO):

Jméno: Klas Karlsson

E-mail: adpo@deskhero.com

Telefon: +46 70 601 13 22

Kontaktní údaje:

• Deskhero AB

KIVRA: 559415-4170

106 31, Stockholm, Švédsko

E-mail: support@deskhero.com

Používáním Služby a přijetím Obchodních podmínek souhlasíte s podmínkami této Smlouvy o zpracování údajů.