Záznam o zpracovatelských činnostech (RoPA)

1. Informace o zpracovateli

Název a kontaktní údaje:

• Zpracovatel: Deskhero AB
• Adresa: KIVRA: 559415-4170, 106 31, Stockholm, Sweden
• Zástupce: Jimmie Antonsson
• E-mail: support@deskhero.com
• Telefon: +46 70 32 789 55

2. Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO)

Název a kontaktní údaje:

• Jméno: Klas Karlsson
• E-mail: dpo@deskhero.com
• Telefon: +46 70 601 13 22

3. Informace o správci (Klienti)

Společnost Deskhero AB poskytuje svým Klientům (podnikům) platformu Software-as-a-Service (SaaS), kterou používají k řízení činností zákaznické podpory. Jako Zpracovatel zpracováváme osobní údaje jménem našich Klientů (Správců) v souladu s našimi Dohoda o zpracování údajů.

4. Kategorie zpracovatelských činností

4.1 Předmět zpracování

• Zpracování osobních údajů nezbytné k poskytování Služby Klientům, včetně ukládání, vyhledávání, komunikace a dalších operací potřebných pro fungování Služby.

4.2 Povaha a účel zpracování

• Účel: Usnadnit interakce zákaznické podpory mezi Klienty a jejich Zákazníky prostřednictvím našeho helpdesk ticketingového systému.
• Povaha: shromažďování, ukládání, organizace, vyhledávání, konzultace, používání, zpřístupnění přenosem a mazání osobních údajů.

4.3 Typy zpracovávaných osobních údajů

• Údaje Klienta a Uživatelů:
• Identifikační údaje: jména, e-mailové adresy, telefonní čísla, pracovní pozice.
• Ověřovací údaje: uživatelská jména, hesla.
• Kontaktní informace.
• Fakturační údaje: platební informace, záznamy o transakcích.
• Údaje Zákazníků Klienta:
• Kontaktní údaje: jména, e-mailové adresy, telefonní čísla.
• Obsah komunikace: zprávy, přílohy, tikety podpory.
• Jakékoli další osobní údaje poskytnuté prostřednictvím Služby.

4.4 Kategorie subjektů údajů

• Uživatelé: Zaměstnanci nebo zástupci Klienta oprávnění používat Službu.
• Zákazníci Klienta: Osoby, které komunikují s Klientem prostřednictvím Služby.

4.5 Doba zpracování

• Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu trvání Smlouvy s Klientem a uchovávány v souladu s naší Politikou uchovávání dat (viz oddíl 6).

5. Předávání do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím

Osobní údaje mohou být předávány do zemí mimo Evropskou unii (EU) nebo Evropský hospodářský prostor (EHP), pokud je to nezbytné pro poskytování Služby. Takové předání probíhá v souladu se zákony o ochraně údajů a s využitím vhodných záruk:

• Standardní smluvní doložky (SCC): Implementovány se Sub-procesory se sídlem mimo EU/EHP. Viz DPA pro podrobnosti
• Rozhodnutí o odpovídající ochraně: Přenos do zemí uznaných Evropskou komisí za země s odpovídající úrovní ochrany osobních údajů.

6. Uchovávání a mazání dat

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelů, pro které byly shromážděny, včetně zákonných, účetních nebo výkaznických požadavků.

• Aktivní data: Uchovávána po dobu trvání Smlouvy.
• Zálohy: Uchovávány po dobu až jednoho (1) roku a mazány v rámci našeho pravidelného procesu údržby záloh.
• Mazání po ukončení: Po ukončení Smlouvy budou osobní údaje smazány nebo anonymizovány v souladu s našimi Dohoda o zpracování údajů (DPA) a zásadami uchovávání dat.

7. Technická a organizační opatření (TOM)

Zavádíme vhodná technická a organizační opatření k zajištění úrovně bezpečnosti odpovídající riziku, jak je podrobně popsáno v našem Technická a organizační opatření dokumentu

Hlavní opatření zahrnují:

• Řízení přístupu: Omezený přístup založený na principu nejmenších oprávnění.
• Šifrování dat: Šifrování osobních údajů při přenosu i v klidu.
• Síťová bezpečnost: Použití firewallů a systémů detekce průniků.
• Reakce na incidenty: Postupy pro detekci a reakci na bezpečnostní incidenty.
• Školení zaměstnanců: Pravidelné školení v oblasti ochrany dat a bezpečnostních postupů.

8. Sub-procesory

K zajištění Služby využíváme následující Sub-procesory:

9. Dokumentace a soulad

Vedeme záznamy o zpracovatelských činnostech, jak požaduje článek 30 GDPR, včetně:

• Účely zpracování
• Kategorie subjektů údajů a osobních údajů
• Kategorie příjemců
• Mezinárodní předávání
• Technická a organizační opatření

Tyto záznamy jsou na vyžádání k dispozici dozorovým orgánům.

10. Aktualizace tohoto dokumentu

Tento záznam o zpracovatelských činnostech může být čas od času aktualizován, aby odrážel změny v našich procesech. O významných změnách budeme Klienty informovat podle Dohoda o zpracování údajů.

11. Kontaktní informace

V případě dotazů nebo obav týkajících se našich zpracovatelských činností kontaktujte prosím našeho Pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO):

• Jméno: Klas Karlsson
• E-mail: dpo@deskhero.com
• Telefon: +46 70 601 13 22

Používáním Služby a přijetím Obchodní podmínky, potvrzujete, že jste si tento záznam o zpracovatelských činnostech přečetli a pochopili.