Registro delle Attività di Trattamento (RoPA)

1. Informazioni sul Responsabile del trattamento

Nome e dati di contatto:

• Responsabile del trattamento: Deskhero AB
• Indirizzo: KIVRA: 559415-4170, 106 31, Stockholm, Sweden
• Rappresentante: Jimmie Antonsson
• Email: support@deskhero.com
• Telefono: +46 70 32 789 55

2. Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Nome e dati di contatto:

• Nome: Klas Karlsson
• Email: dpo@deskhero.com
• Telefono: +46 70 601 13 22

3. Informazioni sul Titolare del trattamento (Clienti)

Deskhero AB fornisce una piattaforma Software-as-a-Service (SaaS) ai Clienti (aziende) che utilizzano il Servizio per gestire le attività di supporto clienti. In qualità di Responsabile del trattamento, trattiamo i Dati Personali per conto dei nostri Clienti (Titolari) in conformità con la nostra Accordo sul Trattamento dei Dati.

4. Categorie di attività di trattamento

4.1 Oggetto del trattamento

• Trattamento dei Dati Personali necessario per fornire il Servizio ai Clienti, inclusi archiviazione, recupero, comunicazione e altre operazioni richieste per il funzionamento del Servizio.

4.2 Natura e finalità del trattamento

• Finalità: facilitare le interazioni di supporto clienti tra i Clienti e i loro Clienti tramite il nostro sistema di ticketing helpdesk.
• Natura: raccolta, archiviazione, organizzazione, recupero, consultazione, uso, divulgazione mediante trasmissione e cancellazione dei Dati Personali.

4.3 Tipologie di Dati Personali trattati

• Dati del Cliente e dell'Utente:
• Dati identificativi: nomi, indirizzi email, numeri di telefono, titoli professionali.
• Dati di autenticazione: nomi utente, password.
• Informazioni di contatto.
• Informazioni di fatturazione: dettagli di pagamento, registri delle transazioni.
• Dati dei clienti del Cliente:
• Dettagli di contatto: nomi, indirizzi email, numeri di telefono.
• Contenuti di comunicazione: messaggi, allegati, ticket di assistenza.
• Qualsiasi altro Dato Personale fornito tramite il Servizio.

4.4 Categorie di interessati

• Utenti: Dipendenti o agenti del Cliente autorizzati a utilizzare il Servizio.
• Clienti del Cliente: Persone che interagiscono con il Cliente tramite il Servizio.

4.5 Durata del trattamento

• I Dati Personali sono trattati per la durata dell'Accordo con il Cliente e conservati come specificato nella nostra Politica di Conservazione dei Dati (vedere Sezione 6).

5. Trasferimenti verso paesi terzi o organizzazioni internazionali

I Dati Personali possono essere trasferiti in paesi al di fuori dell'Unione europea (UE) o dello Spazio economico europeo (SEE) se necessario per l'erogazione del Servizio. Tali trasferimenti sono effettuati in conformità alle Leggi sulla protezione dei dati, utilizzando garanzie appropriate:

• Clausole Contrattuali Standard (SCC): Implementate con Sub-Responsabili situati al di fuori dell'UE/SEE. Vedere DPA per i dettagli
• Decisioni di adeguatezza: Trasferimento verso paesi riconosciuti dalla Commissione europea come aventi un livello adeguato di protezione dei dati.

6. Conservazione e cancellazione dei dati

Conserviamo i Dati Personali solo per il tempo necessario a soddisfare le finalità per cui sono stati raccolti, incluse esigenze legali, contabili o di rendicontazione.

• Dati attivi: Conservati per la durata dell'Accordo.
• Backup: Conservati fino a un (1) anno e cancellati nell'ambito del nostro processo di manutenzione dei backup.
• Cancellazione alla cessazione: Alla cessazione dell'Accordo, i Dati Personali saranno cancellati o anonimizzati in conformità con la nostra Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA) e le politiche di conservazione dei dati.

7. Misure Tecniche e Organizzative (TOM)

Applichiamo misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza proporzionato al rischio, come dettagliato nel nostro Misure Tecniche e Organizzative documento

Le misure principali includono:

• Controllo degli accessi: Accesso limitato basato sul principio del privilegio minimo.
• Crittografia dei dati: Crittografia dei Dati Personali in transito e a riposo.
• Sicurezza di rete: Uso di firewall, sistemi di rilevamento delle intrusioni.
• Gestione degli incidenti: Procedure per rilevare e rispondere agli incidenti di sicurezza.
• Formazione dei dipendenti: Formazione regolare sulla protezione dei dati e sulle pratiche di sicurezza.

8. Sub-Responsabili

Ci avvaliamo dei seguenti Sub-Responsabili per assistere nell'erogazione del Servizio:

9. Documentazione e conformità

Manteniamo registri delle attività di trattamento come richiesto dall'Articolo 30 del GDPR, che includono:

• Finalità del trattamento
• Categorie di interessati e di Dati Personali
• Categorie di destinatari
• Trasferimenti internazionali
• Misure Tecniche e Organizzative

Questi registri sono disponibili alle autorità di controllo su richiesta.

10. Aggiornamenti a questo documento

Il presente Registro delle Attività di Trattamento può essere aggiornato di volta in volta per riflettere modifiche alle nostre operazioni di trattamento. Notificheremo ai Clienti eventuali modifiche significative come indicato nella nostra Accordo sul Trattamento dei Dati.

11. Informazioni di contatto

Per domande o dubbi riguardanti le nostre attività di trattamento, contattare il nostro Responsabile della Protezione dei Dati (DPO):

• Nome: Klas Karlsson
• Email: dpo@deskhero.com
• Telefono: +46 70 601 13 22

Utilizzando il Servizio e accettando i Termini e Condizioni, riconosci di aver letto e compreso questo Registro delle Attività di Trattamento.