Dohoda o zpracování údajů (DPA)

1. Úvod

Tato Dohoda o zpracování údajů („Smlouva“) je nedílnou součástí Obchodní podmínky mezi společností Deskhero AB („my,” “nás,” nebo “náš“) a Klientem („vy” nebo “Klient“) a upravuje zpracování osobních údajů námi vaším jménem v souvislosti s vaším používáním naší platformy Software-as-a-Service (SaaS) („Služba“).

Tato Smlouva odráží dohodu stran ohledně podmínek zpracování osobních údajů podle příslušných Zákonů o ochraně osobních údajů, včetně Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).

2. Definice

• Zákony o ochraně osobních údajů: Veškeré platné právní předpisy týkající se ochrany osobních údajů, soukromí a zpracování osobních údajů, včetně GDPR a příslušných národních implementačních zákonů.
• GDPR: Obecné nařízení EU o ochraně osobních údajů 2016/679.
• Osobní údaje: Jakékoli informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby podle článku 4 GDPR.
• Zpracování: Jakákoli operace prováděná s osobními údaji, ať již automatizovanými prostředky či nikoli, jak je definováno v článku 4 GDPR.
• Správce: Subjekt, který určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.
• Zpracovatel: Subjekt, který zpracovává osobní údaje jménem Správce.
• Sub-zpracovatel: Jakýkoli Zpracovatel zapojený námi ke zpracování osobních údajů jménem Klienta.
• Standardní smluvní doložky (SCC): Smluvní doložky přijaté Evropskou komisí pro přenos osobních údajů zpracovatelům se sídlem ve třetích zemích.

3. Role a odpovědnosti

3.1 Vztah stran

• Správce a Zpracovatel: Pro účely této Smlouvy jste Správce a my jsme Zpracovatel ve vztahu k osobním údajům zpracovávaným vaším jménem.

3.2 Účel zpracování

• Osobní údaje budeme zpracovávat v nezbytném rozsahu k poskytování Služby v souladu s Obchodními podmínkami a touto Smlouvou.

4. Pokyny

4.1 Pokyny ke zpracování

• Osobní údaje budeme zpracovávat pouze na základě vašich zdokumentovaných pokynů, včetně pokynů týkajících se mezinárodních přenosů údajů, není-li vyžadováno zákonem.

4.2 Omezení

• Pokud se domníváme, že jakýkoli pokyn porušuje Zákony o ochraně osobních údajů, neprodleně vás o tom informujeme.

5. Podrobnosti o zpracování

5.1 Předmět

• Zpracování osobních údajů v souvislosti s poskytováním Služby.

5.2 Doba trvání

• Po dobu trvání Smlouvy až do odstranění všech osobních údajů, jak je popsáno v tomto dokumentu.

5.3 Povaha a účel

• Zpracování osobních údajů za účelem poskytování Služby, včetně ukládání, vyhledávání a dalších operací nezbytných pro její plnění.

5.4 Typy osobních údajů

• Osobní údaje mohou zahrnovat mimo jiné:
• Identifikační údaje (např. jména, e-mailové adresy, telefonní čísla).
• Kontaktní údaje.
• Údaje o podpoře a komunikaci.
• Jakékoli další osobní údaje poskytnuté uživateli nebo zákazníky klienta prostřednictvím Služby.

5.5 Kategorie subjektů údajů

• Uživatelé: Zaměstnanci nebo pověření zástupci Klienta oprávnění používat Službu.
• Zákazníci Klienta: Fyzické osoby, které komunikují s Klientem prostřednictvím Služby.

6. Důvěrnost

6.1 Důvěrnost personálu

• Zajistíme, aby osoby oprávněné ke zpracování osobních údajů byly vázány povinností mlčenlivosti nebo aby jim tuto povinnost ukládal zákon.

7. Bezpečnostní opatření

7.1 Technická a organizační opatření

• Zavedeme vhodná technická a organizační opatření k zajištění úrovně zabezpečení odpovídající riziku, jak je popsáno v našem Technická a organizační opatření (TOM).

8. Sub-zpracování

8.1 Schválení Sub-zpracovatelé

• Tímto nás opravňujete zapojit Sub-zpracovatele ke zpracování osobních údajů vaším jménem, za předpokladu, že:
• O veškerých zamýšlených změnách týkajících se přidání nebo nahrazení Sub-zpracovatelů vás budeme informovat a dáme vám možnost do deseti (10) dnů vznést námitku.
• Se Sub-zpracovateli uzavíráme písemné dohody ukládající povinnosti na ochranu údajů, které nejsou méně přísné než tyto v této Smlouvě.
• Za plnění Sub-zpracovatelů neseme plnou odpovědnost.

8.2 Aktuální Sub-zpracovatelé

• Seznam našich aktuálních Sub-zpracovatelů je uveden v našem Záznam o činnostech zpracování (RoPA).

9. Mezinárodní přenosy údajů

9.1 Přenosy mimo EU/EHP

• Osobní údaje mohou být přenášeny do zemí mimo Evropskou unii (EU) nebo Evropský hospodářský prostor (EHP), je-li to nezbytné, za podmínky, že:
• Takové přenosy jsou prováděny v souladu se Zákony o ochraně osobních údajů.
• Jsou zavedena vhodná zajištění, například standardní smluvní doložky (SCC).

9.2 Standardní smluvní doložky

• Strany se dohodly, že Standardní smluvní doložky (SCC) přijaté Evropskou komisí se použijí na veškeré přenosy osobních údajů mimo EU/EHP do zemí, které nejsou Evropskou komisí uznány jako poskytující odpovídající úroveň ochrany údajů.

10. Asistence s dodržováním předpisů

10.1 Práva subjektů údajů

• Poskytneme vám, v rozsahu, v jakém je to možné, přiměřenou součinnost prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření k plnění vašich povinností reagovat na žádosti subjektů údajů podle Zákonů o ochraně osobních údajů.

10.2 Posouzení dopadu na ochranu údajů

• Poskytneme vám přiměřenou součinnost při posouzeních dopadu na ochranu údajů a při předchozích konzultacích s dozorovými orgány.

11. Oznámení o porušení zabezpečení údajů

• Bez zbytečného odkladu vás vyrozumíme, jakmile se dozvíme o Porušení zabezpečení osobních údajů týkajícím se osobních údajů zpracovávaných vaším jménem. Toto oznámení bude obsahovat dostatečné informace, aby vám umožnilo splnit případné povinnosti hlásit nebo informovat subjekty údajů o tomto porušení.

12. Vymazání nebo vrácení osobních údajů

• Po ukončení Smlouvy nebo na vaši žádost osobní údaje dle vaší volby smažeme nebo vám je vrátíme a smažeme existující kopie, pokud jejich uchování nevyžaduje zákon.

13. Audity a inspekce

• Poskytneme vám veškeré informace potřebné k prokázání souladu s touto Smlouvou a umožníme a budeme spolupracovat při auditech, včetně inspekcí, prováděných vámi nebo vámi pověřeným auditorem.

14. Odpovědnost

• Odpovědnost každé strany podle této Smlouvy podléhá vyloučením a omezením odpovědnosti uvedeným v Obchodní podmínky.

15. Rozhodné právo a jurisdikce

• Tato Smlouva se řídí a vykládá v souladu s právem Švédska. Veškeré spory vyplývající z této Smlouvy nebo v souvislosti s ní budou podléhat výhradní jurisdikci soudů ve Švédsku.

16. Různé

• 16.1 Úplná dohoda: Tato Smlouva představuje úplnou dohodu mezi stranami ohledně zpracování osobních údajů a nahrazuje veškeré předchozí dohody.
• 16.2 Oddělitelnost: Pokud bude jakékoli ustanovení této Smlouvy shledáno neplatným, zbývající ustanovení zůstávají v plné platnosti a účinnosti.

Přílohy

• Příloha 1: Technická a organizační opatření (TOM)
• Příloha 2: Záznam o činnostech zpracování (RoPA)
• Příloha 3: Standardní smluvní doložky (SCC)

Příloha 3: Standardní smluvní doložky (SCC)

Z důvodu autorských práv nemůžeme v tomto dokumentu uvést úplné znění Standardních smluvních doložek (SCC). Uznáváme však, že SCC přijaté Evropskou komisí tvoří nedílnou součást této Smlouvy za účelem úpravy mezinárodních přenosů osobních údajů mimo EU/EHP do zemí, které nejsou uznány jako poskytující odpovídající úroveň ochrany údajů.

Požadovaná akce:

• Začlenění odkazem: Uzavřením této Smlouvy se obě strany dohodly, že Standardní smluvní doložky jsou tímto začleněny odkazem a platí pro veškeré mezinárodní přenosy údajů.

Pokyny:

• Stažení SCC: Oficiální znění SCC si můžete stáhnout z Webové stránky Evropské komise.
• Příloha: Doporučujeme připojit SCC jako přílohu k této Smlouvě při finalizaci dokumentu.

Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO):

Jméno: Klas Karlsson

E-mail: adpo@deskhero.com

Telefon: +46 70 601 13 22

Kontaktní údaje:

• Deskhero AB

KIVRA: 559415-4170

106 31, Stockholm, Švédsko

E-mail: support@deskhero.com

Používáním Služby a přijetím Obchodních podmínek souhlasíte s podmínkami této Dohody o zpracování údajů.