Záznam o činnostech zpracování (RoPA)

1. Informace o zpracovateli

Název a kontaktní údaje:

• Zpracovatel: Deskhero AB
• Adresa: KIVRA: 559415-4170, 106 31, Stockholm, Sweden
• Zástupce: Jimmie Antonsson
• E-mail: support@deskhero.com
• Telefon: +46 70 32 789 55

2. Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO)

Název a kontaktní údaje:

• Jméno: Klas Karlsson
• E-mail: dpo@deskhero.com
• Telefon: +46 70 601 13 22

3. Informace o správci (Klienti)

Společnost Deskhero AB poskytuje svým Klientům (podnikům) platformu Software-as-a-Service (SaaS), kterou využívají k řízení aktivit zákaznické podpory. Jako Zpracovatel zpracováváme osobní údaje jménem našich Klientů (Správců) v souladu s našimi Smlouva o zpracování osobních údajů.

4. Kategorie činností zpracování

4.1 Předmět zpracování

• Zpracování osobních údajů nezbytné pro poskytování Služby Klientům, včetně ukládání, vyhledávání, předávání a dalších operací potřebných pro fungování Služby.

4.2 Povaha a účel zpracování

• Účel: Umožnit interakce zákaznické podpory mezi Klienty a jejich Zákazníky prostřednictvím našeho helpdesk ticketingového systému.
• Povaha: shromažďování, ukládání, organizace, vyhledávání, zpřístupňování, používání, předávání a mazání osobních údajů.

4.3 Typy zpracovávaných osobních údajů

• Údaje Klienta a Uživatelů:
• Identifikační údaje: jména, e-mailové adresy, telefonní čísla, pracovní pozice.
• Autentizační údaje: uživatelská jména, hesla.
• Kontaktní informace.
• Fakturační údaje: platební údaje, záznamy o transakcích.
• Údaje Zákazníků Klienta:
• Kontaktní údaje: jména, e-mailové adresy, telefonní čísla.
• Obsah komunikace: zprávy, přílohy, tikety podpory.
• Jakékoli další osobní údaje poskytnuté prostřednictvím Služby.

4.4 Kategorie subjektů údajů

• Uživatelé: Zaměstnanci nebo zástupci Klienta oprávnění používat Službu.
• Zákazníci Klienta: Osoby, které s Klientem interagují prostřednictvím Služby.

4.5 Doba zpracování

• Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu trvání Smlouvy s Klientem a uchovávány dle naší Politiky uchovávání dat (viz oddíl 6).

5. Přenosy do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím

Osobní údaje mohou být přenášeny do zemí mimo Evropskou unii (EU) nebo Evropský hospodářský prostor (EHP), pokud je to nezbytné pro poskytování Služby. Tyto přenosy probíhají v souladu s právními předpisy o ochraně údajů a za použití vhodných záruk:

• Standardní smluvní doložky (SCC): Zavedeny se sub-zpracovateli se sídlem mimo EU/EHP. Viz DPA pro podrobnosti
• Rozhodnutí o odpovídající ochraně: Přenos do zemí uznaných Evropskou komisí za poskytující odpovídající úroveň ochrany údajů.

6. Uchovávání a mazání dat

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelů, pro které byly shromážděny, včetně právních, účetních nebo výkaznických požadavků.

• Aktivní data: Uchovávána po dobu trvání Smlouvy.
• Zálohy: Uchovávány po dobu až jednoho (1) roku a mazány v rámci našeho pravidelného procesu údržby záloh.
• Mazání po ukončení: Po ukončení Smlouvy budou osobní údaje vymazány nebo anonymizovány v souladu s našimi Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA) a zásadami uchovávání dat.

7. Technická a organizační opatření (TOM)

Provádíme vhodná technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající riziku, jak je podrobně popsáno v našem Technická a organizační opatření dokumentu

Klíčová opatření zahrnují:

• Řízení přístupu: Omezený přístup založený na principu nejmenších oprávnění.
• Šifrování dat: Šifrování osobních údajů při přenosu i v klidu.
• Síťová bezpečnost: Použití firewallů a systémů detekce průniků.
• Reakce na incidenty: Postupy pro detekci a reakci na bezpečnostní incidenty.
• Školení zaměstnanců: Pravidelná školení o ochraně dat a bezpečnostních postupech.

8. Sub-zpracovatelé

K zajištění Služby využíváme následující sub-zpracovatele:

9. Dokumentace a compliance

Vedeme záznamy o činnostech zpracování, jak vyžaduje článek 30 GDPR, včetně:

• Účely zpracování
• Kategorie subjektů údajů a osobních údajů
• Kategorie příjemců
• Mezinárodní přenosy
• Technická a organizační opatření

Tyto záznamy jsou na vyžádání k dispozici dozorovým orgánům.

10. Aktualizace tohoto dokumentu

Tento Záznam o činnostech zpracování může být čas od času aktualizován, aby odrážel změny v našich zpracovatelských operacích. O významných změnách budeme Klienty informovat, jak je popsáno v našich Smlouva o zpracování osobních údajů.

11. Kontaktní informace

V případě dotazů či obav týkajících se našich zpracovatelských činností kontaktujte prosím našeho pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO):

• Jméno: Klas Karlsson
• E-mail: dpo@deskhero.com
• Telefon: +46 70 601 13 22

Používáním Služby a přijetím Obchodní podmínky, potvrzujete, že jste si tento Záznam o činnostech zpracování přečetli a porozuměli mu.