Deskhero
Latviešu
Sākt bez maksas

← Back to articles

Automātiskās atbildes atbalsta komandām: veidnes un iestatīšanas rokasgrāmata

Automātiskās atbildes atbalsta komandām: veidnes un iestatīšanas rokasgrāmata

Automātiskās atbildes atbalsta vajadzībām ir automatizēti ziņojumi, kas apstiprina saņemšanu, nosaka gaidas un informē klientu par turpmāko. Noderīgs saņemšanas apstiprinājums parasti ietver trīs elementus: apstiprinājumu, ka pieprasījums ir saņemts, reālistisku atbildes termiņu un nākamo soli, piemēram, biļetes atsauci vai atbalsta resursu.

  • Saņemšanas apstiprinājums: Apstipriniet, ka ziņojums ir saņemts.
  • Reālistisks termiņš: Norādiet laika diapazonu, ko jūsu komanda var uzticami ievērot.
  • Nākamais solis: Iekļaujiet biļetes numuru, atbilstošu resursu vai steidzamas eskalācijas kanālu.

Sāciet ar vienu īsu saņemšanas apstiprinājumu savā galvenajā atbalsta kanālā. Pirms iespējošanas klientiem pārbaudiet to, izmantojot ārēju adresi.

Galvenās atziņas

Labas automātiskās atbildes atbalsta jomā samazina nenoteiktību, neizliekoties, ka automatizēts saņemšanas apstiprinājums ir cilvēka atbilde.

Atziņa Informācija
Trīs galvenie elementi Apstipriniet saņemšanu, nosakiet reālistisku atbildes termiņu un norādiet noderīgu nākamo soli.
Cilpu novēršana Izslēdziet automatizētos sūtītājus un izmantojiet platformā pieejamos biežuma un apspiešanas vadības rīkus.
Kanālam pielāgots teksts E-pastā var iekļaut vairāk informācijas, savukārt SMS un tērzēšanā nepieciešami īsāki ziņojumi.
Novērtējiet ietekmi uz cilvēkiem Uzskaitiet laiku līdz cilvēka atbildei, atkārtotus kontaktus un to, vai saistītie resursi palīdz.
Deskhero automātiskās atbildes Deskhero atbalsta grupām piesaistītas statiskas atbildes un MI atbildes, kas balstītas apstiprinātā publiskā BUJ saturā.

Satura rādītājs

Kā automātisko atbilžu noteikumi un aktivizētāji patiesībā darbojas

Automatizēta atbilde sākas ar aktivizētāju, piemēram, jaunu e-pastu, veidlapas iesniegšanu vai tērzēšanas pieprasījumu. Dažas platformas atbalsta arī nosacījumus, kuru pamatā ir kanāls, iezīme, prioritāte vai darba laiks. Microsoft dokumentē ieplānotās automātiskās atbildes programmai Outlook, savukārt palīdzības dienestu produkti piedāvā savas noteikumu vadības iespējas.

Biežuma un apspiešanas iestatījumi nosaka, vai noderīgs saņemšanas apstiprinājums nekļūs par traucēkli. Piemēram, Plain automātisko atbilžu dokumentācijā aprakstīti secīgi nosacījumi, konfigurējama aizkave un atcelšana, ja komandas dalībnieks atbild pirms aizkaves beigām. Pieejamās vadības iespējas atšķiras atkarībā no produkta, tāpēc neuzskatiet, ka visi palīdzības dienesti atbalsta vienādu aizkavi vai apspiešanas darbību.

Izslēdziet ziņojumus, kuriem nevajadzētu saņemt automātisku atbildi, jo īpaši neizpildītos ziņojumus, piegādes apstiprinājumus, zināmas adreses, no kurām nav paredzēts saņemt atbildes, un ziņojumus, ko izveidojusi jūsu komanda. Ja divas sistēmas var atbildēt uz vienu un to pašu adresi, nosakiet, kura no tām ir atbildīga par saņemšanas apstiprinājumu.

Profesionāļa padoms: Izmantojiet īsu aizkavi tikai tad, ja jūsu platforma var atcelt automātisko atbildi, kad cilvēks atbild pirmais. Pārbaudiet precīzo darbību, nevis paļaujieties uz vispārīgu noklusējuma iestatījumu.

Kad automātiskās atbildes palīdz un kad tās kaitē

Automātiskās atbildes ir visnoderīgākās, kad klientam nepieciešams apstiprinājums, bet cilvēks nevar atbildēt nekavējoties. Biežākie izmantošanas gadījumi:

  • Biļetes saņemšanas apstiprinājums: Apstipriniet, ka e-pasts vai veidlapas iesniegums ir saņemts.
  • Paziņojums ārpus darba laika: Norādiet, kad komanda atgriezīsies un kā rīkoties steidzamos gadījumos. Chaindesk piemēros uzsvērts skaidrs termiņš un nākamais solis.
  • Paziņojums par lielu noslodzi: Paskaidrojiet, ka atbildes laiks ir ilgāks nekā parasti, neizsakot nereālu solījumu.
  • Pasūtījuma vai tikšanās apstiprinājums: Apstipriniet, ka atsevišķa transakciju darbplūsma ir pabeigta.
  • Informācija par incidentu: Ja incidents jau ir apstiprināts, novirziet klientus uz oficiālo statusa lapu.

Izvairieties no automātiskām atbildēm aktīvas sarunas laikā, sensitīvos jautājumos, kuros nepieciešams tūlītējs spriedums, vai tad, ja ienākošais ziņojums pats ir automatizēts. Saņemšanas apstiprinājumam nevajadzētu radīt iespaidu, ka pieprasījums ir atrisināts vai to ir izskatījis cilvēks.

Profesionāļa padoms: Ja jūsu palīdzības dienests atbalsta iezīmes vai īpašu atbildes veidu, izmantojiet tos, lai pārskatos atšķirtu automatizētus saņemšanas apstiprinājumus no cilvēku atbildēm.

Ziņojumu labākā prakse: saturs, tonis un pieejamība

Labi uzrakstīta automatizēta atbilde mazina nenoteiktību, nosaka gaidas un norāda uz noderīgu nākamo soli. Fullview automātisko atbilžu piemēru kolekcija iesaka kodolīgus ziņojumus ar atbildes termiņu, biļetes atsauci un atbilstošām atbalsta iespējām.

Apsveriet iespēju iekļaut:

  • Saņemšanas apstiprinājumu: “Mēs saņēmām jūsu ziņojumu un izveidojām biļeti #[TICKET_ID].”
  • Atbildes termiņu: Izmantojiet diapazonu, ko jūsu komanda faktiski ievēro.
  • Atbilstošu resursu: Norādiet saiti uz statusa lapu vai konkrētu pašapkalpošanās atbildi, nevis vispārīgu sākumlapu.
  • Eskalācijas kanālu: Norādiet to tikai tad, ja kanāls tiek uzraudzīts un ir paredzēts klientiem.
  • Laika joslu un darba dienas: Precizējiet tās, ja tās ietekmē apsolīto atbildes termiņu.

Pielāgojiet toni situācijai. Parasts saņemšanas apstiprinājums var būt draudzīgs un īss. Norēķinu strīdam vai konta drošības jautājumam nepieciešams mierīgāks un rūpīgāks formulējums. Izmantojiet īsas rindkopas, aprakstošu saišu tekstu un vienkāršu valodu, lai ziņojumu būtu viegli pārskatīt.

SMS ziņojumiem jābūt īpaši īsiem. Piekrišanas, identifikācijas un atteikšanās prasības ir atkarīgas no jurisdikcijas un ziņojuma veida. Sakari SMS vadlīnijās vajadzības gadījumā iekļauts atteikšanās teksts, taču jūsu juridiskajai un atbilstības komandai jāapstiprina noteikumi, kas attiecas uz jūsu izmantošanas gadījumu.

Neiekļaujiet saņemšanas apstiprinājumos sensitīvus klienta un konta datus, ja vien jūsu drošības pārbaudē nav apstiprināts kanāls un konkrētie lauki.

Gatavas automātisko atbilžu veidnes biežākajām atbalsta situācijām

Pirms publicēšanas aizstājiet visus laukus iekavās. Noņemiet jebkuru rindu, ko jūsu darbplūsma nevar uzticami atbalstīt.

Standarta biļetes saņemšanas apstiprinājums (e-pasts)

Sveiki, [FIRST_NAME]! Paldies, ka sazinājāties ar [COMPANY]. Mēs saņēmām jūsu pieprasījumu un izveidojām biļeti #[TICKET_ID]. Mūsu komanda parasti atbild [RESPONSE_RANGE] laikā [SUPPORT_HOURS]. Ja varat pievienot atbilstošus ekrānuzņēmumus vai darbības, kas nepieciešamas problēmas atkārtošanai, atbildiet uz šo e-pastu, un tie tiks pievienoti biļetei.

SMS vai tērzēšanas variants: “Mēs saņēmām jūsu ziņojumu. Atsauce: [TICKET_ID]. Mūsu komanda atbildēs [RESPONSE_RANGE] laikā.”

Automātiskā atbilde ārpus darba laika (e-pasts)

Paldies, ka sazinājāties ar [COMPANY]. Mūsu atbalsta komanda pašlaik nestrādā un atgriezīsies [RETURN_TIME] [TIMEZONE]. Mēs saņēmām jūsu pieprasījumu kā biļeti #[TICKET_ID]. Ja ir apstiprināts pakalpojuma incidents, pārbaudiet [STATUS_URL]. Mēs atbildēsim pēc komandas atgriešanās.

Paziņojums par aizkavi lielas noslodzes dēļ

Mēs saņēmām biļeti #[TICKET_ID]. Mūsu pašreizējais atbildes laiks ir ilgāks nekā parasti, un mēs plānojam atbildēt [EXTENDED_RANGE] laikā. Varat pievienot informāciju, atbildot uz šo ziņojumu. Par to pašu problēmu nav nepieciešams atvērt citu biļeti.

Informācija par incidentu

Mēs saņēmām jūsu ziņojumu par [SERVICE_NAME]. Pašreizējais incidents ir norādīts vietnē [STATUS_URL], kur publicēsim apstiprinātus atjauninājumus. Jūsu biļetes atsauce ir #[TICKET_ID].

Steidzama jautājuma saņemšanas apstiprinājums

Mēs saņēmām jūsu pieprasījumu kā biļeti #[TICKET_ID]. Ja tas atbilst [POLICY_URL] norādītajiem steidzamā atbalsta kritērijiem, sazinieties, izmantojot [APPROVED_ESCALATION_CHANNEL]. Pretējā gadījumā mūsu komanda atbildēs [STANDARD_RANGE] laikā.

Šie ir sākumpunkti, nevis universāli solījumi. Atbildes termiņam, eskalācijas ceļam un saistītajiem resursiem jāatspoguļo jūsu faktiskā darbība.

Kanāls Labākais izmantojums Iekļaut Izvairīties
E-pasts Biļetes saņemšanas apstiprinājumi un paziņojumi par pakalpojumu Atsauce, termiņš, nākamais solis Gari skaidrojumi un sensitīvi dati
SMS Īsi, ar piekrišanu nosūtīti atjauninājumi Identitāte, kodolīgs statuss, obligātais atteikšanās teksts Vairākas saites un konta dati
Tērzēšana Tūlītējs saņemšanas apstiprinājums Viens skaidrs nākamais solis Izlikšanās, ka pieprasījumu ir izskatījis cilvēks
Sociālo tīklu privātā ziņa Sākotnējais saņemšanas apstiprinājums Drošs turpmākās saziņas kanāls Privāta konta informācija

Ieviešanas kontrolsaraksts un noteikumu konfigurēšanas darbības

Pārvērtiet veidni aktīvā noteikumā, veicot kontrolētu ieviešanu:

  1. Nosakiet mērķi. Izlemiet, vai ziņojums apstiprina saņemšanu, skaidro pieejamību vai ziņo par apstiprinātu incidentu.
  2. Izvēlieties vienu kanālu. Sāciet ar kanālu, kurā jūsu komanda saņem visvairāk atbalsta pieprasījumu.
  3. Uzrakstiet ziņojumu. Izmantojiet tikai nepieciešamo saturu un skaidri definējiet katru vietturi.
  4. Iestatiet aktivizētāju. Piesaistiet noteikumu precīzam notikumam un kanālam.
  5. Konfigurējiet biežumu. Izmantojiet produkta pieejamās cilpu un dublikātu vadības iespējas.
  6. Definējiet izņēmumus. Izslēdziet iekšējos ziņojumus, neizpildītos ziņojumus, automatizētos sūtītājus un sensitīvas darbplūsmas.
  7. Pārbaudiet pārskatus. Pārliecinieties, kā platforma reģistrē automatizētās un cilvēku atbildes.
  8. Pārbaudiet ārēji. Nosūtiet testa ziņojumus no uzņēmuma ārpuses un pārbaudiet gan klienta e-pastu, gan biļetes laika skalu.
  9. Pārbaudiet kļūmju scenārijus. Pārbaudiet trūkstošus vietturus, atspējotus resursus un atbildes no adresēm, no kurām nav paredzēts saņemt atbildes.
  10. Ieviesiet pakāpeniski. Pirms noteikuma paplašināšanas pārskatiet pirmās biļetes.

Pārbaudes kontrolsaraksts pirms ieviešanas:

  • Aktivizētājs darbojas tikai paredzētajam avotam un kanālam.
  • Visi vietturi tiek aizpildīti ar pareizajām vērtībām.
  • Cilvēka atbilde nerada neparedzētu dublikāta atbildi.
  • Automatizētie sūtītāji un neizpildītie ziņojumi nerada cilpas.
  • Biļetē automatizētais ziņojums ir skaidri atšķirams no cilvēka atbildes.

Profesionāļa padoms: Iekļaujiet atsaukšanas darbību ieviešanas kontrolsarakstā. Jums jāspēj ātri atspējot noteikumu, nemainot citus, ar to nesaistītus atbalsta iestatījumus.

Kā novērtēt automātisko atbilžu efektivitāti un to uzlabot

Novērtējiet, vai automātiskā atbilde uzlabo atbalsta pieredzi, nevis tikai to, vai tā tika nosūtīta.

Metrika Ko uzskaitīt Kāpēc tas ir svarīgi
Pirmās cilvēka atbildes laiks Laiks no biļetes izveides līdz pirmajai komandas dalībnieka atbildei Atšķir saņemšanas apstiprinājuma ātrumu no faktiskā atbalsta ātruma
Atkārtota kontakta biežums Papildu ziņojumi vai dublētas biļetes pirms cilvēka atbildes Parāda, vai gaidas bija skaidras
Pašapkalpošanās izmantošana Ziņojumā norādīto konkrēto resursu apmeklējumi Parāda, vai nākamais solis bija noderīgs
Piegādes kļūmes Neizpildīti ziņojumi, bloķētas nosūtīšanas un nederīgi adresāti Atklāj darbības un datu kvalitātes problēmas
Eskalācijas izmantošana Pieprasījumi, kuros izmantots steidzamais kanāls Palīdz atklāt neskaidrus vai pārmērīgi izmantotus eskalācijas norādījumus

Salīdziniet rezultātus pirms un pēc ieviešanas periodā, kurā ir pietiekams biļešu skaits jēgpilnai analīzei. Pārskatiet arī sarunu paraugus, ne tikai apkopotās metrikas. Zemāks atkārtotu kontaktu biežums nav noderīgs, ja ziņojums klientus novirza uz neatbilstošu resursu.

Profesionāļa padoms: Atsevišķi uzskaitiet automatizētās un cilvēku atbildes laikus. Tūlītējs saņemšanas apstiprinājums nedrīkst slēpt lēnu cilvēka turpmāko atbildi.

Biežākās kļūdas, cilpu novēršana un veidi, kā no tām izvairīties

Viskaitīgākās kļūdas parasti rodas konfigurācijas, nevis formulējuma dēļ.

  • Atbilžu cilpas: Divas sistēmas atbild viena otrai. Norīkojiet vienu sistēmu saņemšanas apstiprinājuma nosūtīšanai un izslēdziet automatizētos sūtītājus.
  • Pārmērīgi solījumi: Ziņojumā norādīts atbildes laiks, ko komanda nevar ievērot. Izmantojiet reālistisku diapazonu un pārskatiet to, mainoties darbinieku skaitam vai noslodzei.
  • Dublētas atbildes: Gan pastkaste, gan palīdzības dienests nosūta saņemšanas apstiprinājumu. Atspējojiet pārklājošos noteikumus.
  • Viltus atrisinājums: Pārskatos automātisks saņemšanas apstiprinājums tiek uzskatīts par pabeigtu atbalstu. Pirmo cilvēka atbildi uzskaitiet atsevišķi.
  • Nedroša informācijas izpaušana: Ziņojumā iekļauta privāta konta vai pasūtījuma informācija. Saglabājiet saņemšanas apstiprinājumus minimālus un sensitīvos jautājumus pārceliet uz apstiprinātu kanālu.

Pārbaudiet SLA darbību. Dažas platformas automātisku atbildi uzskaita kā pirmo atbildi. Noskaidrojiet, kā jūsu pārskati un politikas to apstrādā, lai saņemšanas apstiprinājums neslēptu neizskatītu biļeti.

Ask a Manager kritika par neskaidru prombūtnes ziņojumu ilustrē plašāku atziņu: nenoteiktība bez skaidra nākamā soļa var būt mazāk noderīga nekā īss, godīgs pieejamības skaidrojums.

Kā Deskhero ievieš drošas un precīzas automātiskās atbildes

Deskhero nodrošina MI un statiskas automātiskās atbildes ienākošo e-pasta biļešu vajadzībām. Konfigurācija tiek piesaistīta vienai vai vairākām grupām.

  • Balstīšana apstiprinātā BUJ saturā: Klientiem paredzētās MI automātiskās atbildes izmanto tikai apstiprinātus publiskā BUJ ierakstus. Tās neizmanto atrisinātās biļetes, iekšējās zināšanu bāzes rakstus vai Shopify pasūtījumu datus kā tiešus avotus.
  • Validācija pirms nosūtīšanas: Otra MI pārbaude nosaka, vai sagatavotā atbilde atbild uz klienta jautājumu.
  • Statiskā rezerves atbilde: Fiksētu atbildi var izmantot atsevišķi vai kā rezerves variantu, kad iespējots MI.
  • Redzama automatizācija: Automātiskās atbildes ir marķētas un reģistrētas biļetes laika skalā, kā arī atzīmētas biļešu sarakstā.
  • Aizsardzība pret cilpām: Deskhero ierobežo automātiskās atbildes līdz 10 uz vienu adresi stundā un ignorē ienākošās automātiskās atbildes un neizpildītos ziņojumus.
  • Avotu izņēmumi: Automātiskās atbildes netiek sūtītas par biļetēm, kas izveidotas manuāli, importējot datus vai izmantojot tērzēšanas robotu.

MI automātiskās atbildes tiek atbloķētas pēc tam, kad darbvietā ir 100 apstiprināti publiskā BUJ ieraksti. Deskhero nenodrošina ieplānotus vai darba laika logus automātiskajām atbildēm, tāpēc ziņojums ārpus darba laika jāapstrādā citā atbalstītā e-pasta darbplūsmas daļā. Pārskatu skatiet Deskhero automātisko atbilžu funkcijas lapā.

Profesionāļa padoms: Pirms MI automātisko atbilžu iespējošanas pārskatiet apstiprināto publisko BUJ. Klientiem paredzētās atbildes ir tik aktuālas, cik aktuāls ir apstiprinātais saturs, uz kura tās balstās.

Drošība un privātums, konfigurējot automātiskās atbildes

Automātiskie ziņojumi var plašā mērogā izpaust informāciju, tāpēc izmantojiet tikai minimālo datu apjomu, kas nepieciešams pieprasījuma identificēšanai.

Biļetes atsauce parasti ir drošāka nekā konta numurs, maksājuma informācija, pilns pasūtījuma ieraksts vai cita privāta informācija. Neuzskatiet, ka e-pastam, SMS, tērzēšanai un sociālo tīklu ziņojumiem ir vienādas drošības īpašības.

Pārskatiet katru personalizācijas tokenu. Apstipriniet tā avotu, formatējumu, rezerves darbību un redzamību saņēmējam. Ja nepieciešama sensitīva darbība, novirziet klientu uz savu apstiprināto autentificēto darbplūsmu.

SMS gadījumā piekrišanas un atteikšanās pienākumi atšķiras atkarībā no ziņojuma veida un jurisdikcijas. Ja piemērojamas juridiskās prasības, lūdziet kvalificētam juristam pārskatīt darbplūsmu.

Ierobežojiet veidņu un noteikumu rediģēšanu personām, kas atbild par atbalsta darbībām. Uzturiet izmaiņu žurnālu, pārbaudiet neprodukcijas datus un pēc katra atjauninājuma pārskatiet pirmos ziņojumus.

Kā integrēt automātiskās atbildes ar citiem atbalsta kanāliem un CRM sistēmām

Ja vairākas sistēmas var izveidot vai atbildēt uz atbalsta pieprasījumiem, nosakiet vienu patiesības avotu biļetei un vienu atbildīgo par saņemšanas apstiprinājumu. Dokumentējiet, kā starp sistēmām pārvietojas identifikatori, statusa izmaiņas un klientu atbildes.

Deskhero darbvietās, kas savienotas ar Shopify, lietotāji biļetes sānjoslā var skatīt aktuālu klienta un pasūtījuma informāciju. Sinhronizētais Shopify produktu katalogs var arī palīdzēt sagatavot ieteikumus lietotājiem. Deskhero klientiem paredzētās MI automātiskās atbildes joprojām ir ierobežotas ar apstiprinātu publiskā BUJ saturu un neievieto aktuālus pasūtījumu datus.

Deskhero nodrošina arī REST API biļetēm, atbildēm, lietotājiem, grupām, veidlapām, zināšanu bāzēm, automatizācijām un citām produkta funkcijām. Tas nenodrošina izejošos tīmekļa āķus, tāpēc integrācijām, kurām nepieciešami atjauninājumi, API ir jāaptaujā. API piekļuve nemaina noteikumus, kas regulē klientiem paredzēto MI automātisko atbilžu avotus.

Pirms jebkuras CRM vai ziņojumapmaiņas platformas savienošanas pārbaudiet dublikātu izveidi, atkārtošanas darbību, neveiksmīgas nosūtīšanas un klienta piekrišanas pārvaldību. Kvalitatīvai integrācijai nevajadzētu vienam pieprasījumam radīt divus biļešu numurus vai divus saņemšanas apstiprinājumus.

Detaļa, ko lielākā daļa ieviešanas ceļvežu izlaiž

Neievērotā automātisko atbilžu ieviešanas daļa ir rindas process, kas seko saņemšanas apstiprinājumam.

Pārliecinieties, ka automatizēta sākotnējā saziņa neizņem biļeti no komandas darba skata un nerada iespaidu, ka tā ir pabeigta. Nosakiet, kurš pārvalda no jauna apstiprinātās biļetes, kā tiek izceltas nokavētās prasības un kā lietotājs var noteikt, vai cilvēks ir atbildējis.

Drīz pēc ieviešanas pārskatiet reālas sarunas. Pārbaudiet, vai norādītais termiņš joprojām ir precīzs, nākamais solis ir atbilstošs un neviens klients netiek sūtīts pa apli. Godīgs solījums, kam seko savlaicīga cilvēka atbilde, ir vērtīgāks par noslīpētu ziņojumu, kas pievienots neskaidrai darbplūsmai.

Deskhero nodrošina precīzas un zīmolam atbilstošas automātiskās atbildes

Deskhero apvieno fiksētu automātiskās atbildes iespēju ar MI automātiskajām atbildēm, kas balstītas apstiprinātā publiskā BUJ saturā. MI atbildi var ievietot zīmola veidnē ar darbvietas, grupas un datuma vietturiem, bet statiska rezerves atbilde var apstrādāt jautājumus, uz kuriem apstiprinātais BUJ nevar atbildēt.

Deskhero

Pievienojiet Gmail, Google Workspace vai Microsoft 365 pastkasti un saglabājiet atbildes sava uzņēmuma e-pasta adresē. Automātiskās atbildes ir brīvprātīgi iespējojamas, piesaistītas grupai, marķētas un reģistrētas. Jaunas darbvietas var sākt ar 30 dienu bezmaksas izmēģinājumu, un kredītkarte nav nepieciešama.

Avoti

BUJ

Kāds ir labs automātiskās atbildes piemērs klientu atbalstā?

“Sveiki, [Name]! Mēs saņēmām jūsu ziņojumu un izveidojām biļeti #[ID]. Mūsu komanda parasti atbild [REALISTIC_RANGE] laikā [SUPPORT_HOURS]. Varat pievienot plašāku informāciju, atbildot uz šo e-pastu.” Tas apstiprina saņemšanu, nosaka gaidas un izskaidro nākamo soli.

Kas jāiekļauj katrā labā automātiskajā atbildē?

Iekļaujiet apstiprinājumu, ka ziņojums ir saņemts, atbildes termiņu, ko jūsu komanda var ievērot, un noderīgu nākamo soli. Pievienojiet biļetes atsauci, laika joslu vai eskalācijas kanālu tikai tad, ja jūsu darbplūsma to atbalsta.

Kā novērst automātisko atbilžu cilpas?

Izvēlieties vienu sistēmu saņemšanas apstiprinājuma nosūtīšanai, izslēdziet adreses, no kurām nav paredzēts saņemt atbildes, un neizpildītos ziņojumus, kā arī izmantojiet platformā pieejamās biežuma vai apspiešanas vadības iespējas. Pirms ieviešanas pārbaudiet darbību ar citu automatizētu pastkasti.

Kāds ir labs automātiskās atbildes ziņojums ārpus darba laika?

Norādiet, kad komanda atgriezīsies, iekļaujiet laika joslu, apstipriniet pieprasījuma saņemšanu un norādiet uzraudzītu eskalācijas kanālu tikai tad, ja tāds pastāv. Izvairieties no neskaidriem solījumiem.

Kā Deskhero droši apstrādā automātiskās atbildes?

Deskhero klientiem paredzētās MI automātiskās atbildes balsta tikai apstiprinātā publiskā BUJ saturā, pārbauda, vai atbilde attiecas uz jautājumu, marķē un reģistrē automātiskos ziņojumus, kā arī piemēro ierobežojumu — 10 automātiskās atbildes uz vienu adresi stundā. Tas ignorē ienākošās automātiskās atbildes, neizpildītos ziņojumus un biļetes, kas izveidotas manuāli, importējot datus vai izmantojot tērzēšanas robotu.