Deskhero
Türkçe
Ücretsiz deneyin

← Back to articles

Outlook Paylaşılan Posta Kutusu: Kurulum, Kullanım ve Sorun Giderme

Outlook Paylaşılan Posta Kutusu: Kurulum, Kullanım ve Sorun Giderme

Outlook paylaşılan posta kutusu, birden fazla lisanslı Microsoft 365 kullanıcısının ortak bir adresten e-posta gönderip alabilmek için erişebildiği, merkezi olarak yönetilen bir posta kutusudur. Posta kutusu Microsoft’un 50 GB sınırı içinde kaldığı ve lisans gerektiren özellikleri kullanmadığı sürece kendisi için ayrı bir lisans gerekmez. Başlamak için Microsoft 365 yöneticinizden posta kutusunu oluşturmasını, sizi üye olarak eklemesini ve Full Access ile Send As izinlerini vermesini isteyin. Microsoft’un kendi yönergelerine göre, paylaşılan posta kutusu hesabının doğrudan oturum açması her zaman engellenmiş durumda kalmalıdır.

Hızlı kontrol listesi:

  • Yönetici işlemi gerekir: Posta kutusunu Microsoft 365 yönetim merkezinde oluşturun (Teams & groups > Shared mailboxes)
  • İstenmesi gereken izinler: Full Access (açmak ve okumak için) + Send As (paylaşılan adres olarak yanıtlamak için)
  • Oturum açma: Paylaşılan posta kutusu hesabının doğrudan oturum açmasını engelli tutun
  • Outlook istemcisi desteği: New Outlook for Windows, Classic Outlook masaüstü, Outlook on the web (OWA), Outlook for Mac ve Outlook mobile (iOS/Android) paylaşılan posta kutularını destekler
  • Yardım: Microsoft Support ve Microsoft Learn, kurulum ve sorun giderme için yetkili başvuru kaynaklarıdır

İçindekiler

Paylaşılan posta kutusu nedir ve ne zaman kullanılmalıdır?

Paylaşılan posta kutusu, support@yourcompany.com, info@ veya reception@ gibi ortak bir e-posta adresine bağlı, yetkilendirme tabanlı bir posta kutusudur. Yetkili ekip üyeleri, kendi hesaplarını kullanarak posta kutusunu açar, okur ve buradan yanıt verir. Üyelere mesaj dağıtan bir dağıtım listesi veya paylaşılan erişime sahip kişisel bir posta kutusu değildir. Exchange Online’da birden fazla kişinin birlikte yönettiği ayrı bir posta kutusu nesnesidir.

Yaygın kullanım alanları:

  • Müşteri desteği: Kullanıcıların gelen e-postaları izlediği ve yanıtladığı support@ adresi

Yönetilebilir miktarda e-postayla ilgilenen küçük bir destek ekibi, çoğu zaman tamamen paylaşılan bir posta kutusundan ve ek araçlara ihtiyaç duymadan çalışabilir.

Bununla birlikte, paylaşılan posta kutusunun yanlış araç olduğu senaryolar da vardır. Geniş bir kitleye haber bültenleri veya duyurular göndermeniz gerekiyorsa Microsoft 365 grubu ya da dağıtım listesi daha uygun olur. Yasal saklama, gelişmiş uyumluluk veya e-keşif gereksinimleri olan ekipler Microsoft’un güncel lisans yönergelerini incelemelidir. Ekibinizin bilet atama, yinelenen yanıtları önleme, SLA takibi veya görüşmeler arasında müşteri geçmişi özelliklerine ihtiyacı varsa özel bir yardım masası platformu daha uygun olabilir.

Bir yönetici Microsoft 365’te paylaşılan posta kutusunu nasıl oluşturur?

Microsoft 365 yönetim merkezinde paylaşılan posta kutusu oluşturma adımları şunlardır:

  1. admin.microsoft.com adresinden Microsoft 365 yönetim merkezinde oturum açın
  2. Teams & groups > Shared mailboxes bölümüne gidin
  3. + Add a shared mailbox seçeneğine tıklayın
  4. Posta kutusu için görünen adı ve e-posta adresini girin
  5. Save changes seçeneğine tıklayın
  6. Bir sonraki ekranda Add members seçeneğine tıklayın ve erişmesi gereken kullanıcıları arayın
  7. Her üyeyi seçip Save seçeneğine tıklayın

Kaydettikten sonra birkaç dakika bekleyin, ardından Outlook’u kapatıp yeniden başlatın. Otomatik eşleme etkinse paylaşılan posta kutusu manuel kurulum yapılmadan görünmelidir. Otomatik eşleme yalnızca izinler bir güvenlik grubu üzerinden değil, doğrudan bireysel kullanıcıya verildiğinde çalışır. Üyeleri bir güvenlik grubu aracılığıyla eklerseniz posta kutusunu manuel olarak eklemeleri gerekir.

Paylaşılan posta kutusu hesabının doğrudan oturum açması varsayılan olarak engellenmiştir ve bu kasıtlıdır. Bu engeli kaldırmayın. Birinin posta kutusunu doğrudan yönetmek için oturum açması gerekiyorsa (örneğin OWA’da kurallar oluşturmak için), kendi kimlik bilgilerini kullanmalı ve paylaşılan posta kutusunu oradan açmalıdır.

Mevcut bir kullanıcı posta kutusunu paylaşılan posta kutusuna dönüştürmek de mümkündür. Bu seçenek, bir çalışan ayrıldığında ve e-posta adresini ekip gelen kutusu olarak korumak istediğinizde yararlı olabilir. Yönetim merkezinde Users > Active users bölümüne gidin, kullanıcıyı seçin ve Mail sekmesinden Convert to shared mailbox seçeneğini belirleyin. Posta kutusu 50 GB sınırı içindeyse ve lisans gerektiren bir özellik kullanmıyorsa lisansı daha sonra kaldırabilirsiniz.

Uzman ipucu: Exchange Online PowerShell üzerinden üye eklemek için her kullanıcı adına şu komutu çalıştırın: Add-MailboxPermission -Identity "support@contoso.com" -User "jsmith@contoso.com" -AccessRights FullAccess -AutoMapping $true Send As iznini ayrıca verin. Oturum açma denetimleri için Microsoft 365 yönetim merkezini veya güncel Microsoft Graph PowerShell yönergelerini kullanın.

Bir yönetici Microsoft 365’te paylaşılan posta kutusunu nasıl oluşturur? Genel bakış şeması

Full Access, Send As ve Send on Behalf gerçekte ne anlama gelir?

Paylaşılan posta kutularıyla ilgili karışıklıkların çoğu izinler konusunda başlar. Üç farklı izin türü vardır ve her biri farklı işlev görür.

Full Access, kullanıcının paylaşılan posta kutusunu açmasına, mesajları okumasına, öğeleri taşımasına ve klasörleri yönetmesine olanak tanır. Kullanıcının e-posta göndermesine izin vermez. Ayrı bir gönderme izni olmadan yalnızca Full Access iznine sahip kullanıcı posta kutusunu görür, ancak buradan yanıt veremez.

Send As, kullanıcının doğrudan paylaşılan adresten geliyormuş gibi görünen e-postalar göndermesini sağlar. Alıcı, mesajı hangi kişinin gönderdiğine dair bir belirti olmadan From alanında support@yourcompany.com adresini görür. Çoğu destek ve ekip gelen kutusu için standart tercih budur.

Send on Behalf, kullanıcının From alanında “Sender Name on behalf of Shared Mailbox Name” ifadesi yer alacak şekilde e-posta göndermesini sağlar. Alıcı her iki kimliği de görebilir. Bu seçenek, mesajı kimin gönderdiği konusunda şeffaflığın önemli olduğu durumlarda, örneğin bir yönetici asistanı departman yöneticisi adına gönderim yaptığında kullanışlıdır.

İzin Posta kutusunu açabilir Paylaşılan adres olarak gönderebilir Alıcı şunu görür
Yalnızca Full Access Evet Hayır Uygulanamaz
Send As Hayır (Full Access ile birlikte verilmedikçe) Evet Yalnızca paylaşılan adres
Send on Behalf Hayır (Full Access ile birlikte verilmedikçe) Evet (gönderen bilgisiyle) “Shared Mailbox adına Kullanıcı”
Full Access + Send As Evet Evet Yalnızca paylaşılan adres

Destek ekipleri için önerilen varsayılan: Her iki özelliğe de ihtiyaç duyan tüm Kullanıcılara Full Access + Send As verin. Bu, onlara tam okuma/yazma erişimi sağlar ve alıcıya gönderen bilgisi gösterilmeden paylaşılan adres olarak yanıt vermelerine olanak tanır.

Otomatik eşleme davranışıyla ilgili birkaç pratik not:

  • Full Access verdiğinizde otomatik eşleme varsayılan olarak etkinleştirilir
  • Yalnızca doğrudan kullanıcı atamalarında çalışır; güvenlik grubu atamalarında çalışmaz
  • Belirli bir kullanıcı için otomatik eşlemeyi devre dışı bırakmak üzere (çok sayıda paylaşılan posta kutusunu yöneten kişiler için yararlıdır) PowerShell’de şu komutu kullanın: Add-MailboxPermission -Identity "support@contoso.com" -User "jsmith@contoso.com" -AccessRights FullAccess -AutoMapping $false
  • Send As ve Send on Behalf izinleri Full Access’ten ayrı olarak ayarlanır ve otomatik eşlemeyi tetiklemez

Her Outlook istemcisinde paylaşılan posta kutusu nasıl eklenir?

Adımlar istemciye göre değişir ve hangisini kullandığınızı bilmek büyük ölçüde hayal kırıklığını önler. Microsoft’un istemciye özel yönergelerine göre her birinde yapmanız gerekenler aşağıdadır.

New Outlook for Windows

Otomatik eşleme etkinse Outlook’u yeniden başlattıktan sonra paylaşılan posta kutusu görünmelidir. Görünmüyorsa:

  • Klasör bölmesinde hesap adınıza sağ tıklayın
  • Add shared folder or mailbox seçeneğini belirleyin
  • Paylaşılan posta kutusunun adını veya e-posta adresini girip seçin

Classic Outlook masaüstü

Çoğu durumda bunu otomatik eşleme gerçekleştirir. Yeniden başlattıktan sonra posta kutusu görünmüyorsa:

  • File > Account Settings > Account Settings bölümüne gidin
  • Exchange hesabınızı seçip Change seçeneğine tıklayın
  • More Settings > Advanced sekmesi > Add seçeneğine tıklayın
  • Paylaşılan posta kutusunun adını veya e-posta adresini yazıp OK seçeneğine tıklayın

Outlook on the web (OWA)

OWA’da paylaşılan posta kutusunu açmak için sağ üstteki profil resminize tıklayın ve ardından Open another mailbox seçeneğini belirleyin. Paylaşılan posta kutusu adresini yazıp Open seçeneğine tıklayın. Posta kutusu ayrı bir tarayıcı sekmesinde açılır. Sol gezinme bölmesine kalıcı bir klasör olarak eklemek için sol panelde Folders seçeneğine sağ tıklayın, Add shared folder or mailbox seçeneğini belirleyin ve adresi girin.

Outlook for Mac

Outlook for Mac otomatik eşlemeyi desteklemez. Her kullanıcının paylaşılan posta kutusunu manuel olarak eklemesi gerekir:

  • Tools > Accounts bölümüne gidin ve erişimi olan hesabı seçin
  • Delegation and Sharing seçeneğini, ardından Shared With Me seçeneğini belirleyin
  • + seçeneğini belirleyin, paylaşılan posta kutusunu bulun ve ekleyin

Posta kutusu görünmüyorsa sorun giderme kontrol listesi:

  • Outlook’u yeniden başlatın ve otomatik eşlemenin yayılması için bir saate kadar bekleyin
  • Yöneticinin Full Access iznini bir güvenlik grubu aracılığıyla değil, doğrudan kullanıcı hesabınıza verdiğini doğrulayın
  • Yukarıda istemciniz için verilen adımları kullanarak posta kutusunu manuel olarak eklemeyi deneyin
  • Exchange yönetim merkezinde posta kutusunun görünür olduğunu ve hesabınızın üye olarak listelendiğini doğrulayın

Outlook mobile’da paylaşılan posta kutusu nasıl kullanılır?

Outlook for iOS ve Android paylaşılan posta kutularını destekler, ancak kullanım deneyimi masaüstünden biraz farklıdır. Resmî mobil ekleme akışı basittir:

  1. Outlook mobil uygulamasını açın ve sol üstteki profil simgenize dokunun
  2. Add account seçeneğine dokunun
  3. Add a Shared Mailbox seçeneğini belirleyin
  4. Paylaşılan posta kutusunun e-posta adresini girin
  5. Add Mailbox seçeneğine dokunun

Paylaşılan posta kutusu daha sonra Outlook mobile’daki hesap listenizde görünür. Bu özellik, hem birincil posta kutunuzun hem de paylaşılan posta kutusunun Exchange Online’da bulunmasını ve Microsoft’un yerel eşitleme teknolojisini kullanmasını gerektirir.

Uzman ipucu: Paylaşılan posta kutusu seçeneği eksikse, bu posta kutusuna erişim izni olan birincil hesapta oturum açtığınızı doğrulayın.

Paylaşılan posta kutusunda gönderme ve Sent Items nasıl çalışır?

Mesaj oluştururken veya yanıt verirken gerekirse From alanını gösterin ve paylaşılan posta kutusu adresini seçin. İlk seferde Other email address seçeneğini belirleyip paylaşılan adresi girmeniz gerekebilir.

Göndermeden önce From alanını daima kontrol edin. Gönderim için tek başına Full Access yeterli değildir; ayrıca Send As veya Send on Behalf iznine de ihtiyacınız vardır.

Sent Items davranışı en yaygın sorunlardan biridir. Varsayılan olarak gönderilen mesaj, paylaşılan posta kutusunun Sent Items klasörü yerine gönderenin kişisel Sent Items klasörüne düşebilir ve bu da mesajı diğer ekip üyeleri için görünmez hale getirir. Microsoft, gönderilen mesajların paylaşılan posta kutusunun Sent Items klasörüne kopyalanmasını sağlayan bir ayarla bu durumu ele almıştır. Yönetici bunu PowerShell üzerinden etkinleştirebilir:

Set-Mailbox -Identity "support@contoso.com" -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Etkinleştirildiğinde, paylaşılan adres olarak gönderilen yanıtların kopyaları paylaşılan Sent Items klasöründe görünür; böylece tüm ekip nelerin gönderildiğini görebilir.

İmza sınırlamaları ve geçici çözümler:

  • New Outlook’ta birden fazla imza oluşturabilir ve ileti oluştururken bunlardan birini seçebilirsiniz
  • Classic Outlook’ta her kullanıcı uygun bir paylaşılan posta kutusu imzası oluşturup manuel olarak seçebilir
  • Yalnızca imzayı yönetmek için paylaşılan posta kutusunda doğrudan oturum açmayı etkinleştirmeyin
  • Merkezi imzalar için kuruluş tarafından onaylanmış bir imza yönetimi yaklaşımı kullanın

Paylaşılan posta kutusu için ayarlanan sunucu taraflı kurallar da yararlı bir araçtır. Gelen mesajları tek bir Kullanıcının masaüstü Outlook oturumuna bağlı kalmadan yönlendirebilir veya kategorilere ayırabilirler.

Depolama sınırları nelerdir ve ne zaman lisans gerekir?

Paylaşılan posta kutusu 50 GB’a kadar depolama alanıyla lisanssız kalabilir. Bu posta kutusuna erişen Kullanıcıların yine de lisanslı Exchange Online posta kutularına sahip olması gerekir. Paylaşılan posta kutusu 50 GB’a yaklaştığında veya arşivleme, yasal saklama ya da başka bir lisanslı özelliğe ihtiyaç duyduğunuzda geçerli lisans gereksinimlerini inceleyin.

Senaryo Lisans gerekli mi? Kullanılabilir depolama
50 GB lisanssız sınırın altındaki temel paylaşılan gelen kutusu Lisans gerekmez Microsoft yönergelerine göre depolama
50 GB lisanssız sınırı aşan gelen kutusu Exchange Online Plan 2 lisansı gerekir 100 GB’a kadar
Arşiv posta kutusu (In-Place Archive) Exchange Online Plan 2 veya Plan 1 ile Exchange Online Archiving Arşiv sınırları lisanslama ve yapılandırmaya bağlıdır
Yasal saklama veya In-Place Hold Exchange Online Plan 2 veya Plan 1 ile Exchange Online Archiving Saklama kapasitesi lisanslama ve yapılandırmaya bağlıdır
Gelişmiş uyumluluk / eDiscovery Microsoft 365 E3/E5 veya eklenti Plana göre değişir

Paylaşılan posta kutunuz 50 GB’ın altındaysa ve arşivleme, yasal saklama veya başka bir lisanslı özelliğe ihtiyacınız yoksa lisanssız kalabilir. Posta kutusu sınırını 100 GB’a çıkarmak için Exchange Online Plan 2 atayın. Yerinde arşivleme ve yasal saklama için Plan 2 veya Exchange Online Archiving eklentisine sahip Plan 1 gerekir. Gelişmiş uyumluluk özelliklerinin ek lisans gereksinimleri olabilir.

Bir kullanıcı posta kutusunu paylaşılan posta kutusuna dönüştürdüğünüzde, 50 GB’ın altında kaldığı ve lisans gerektiren bir özellik kullanmadığı sürece lisansını kaldırabilirsiniz. Posta kutusunun daha önce daha yüksek bir depolama tahsisi varsa lisans kaldırıldıktan sonra sınır 50 GB’a düşer; bu nedenle önce boyutunu ve özelliklerini kontrol edin.

Görünmeyen veya doğru şekilde gönderim yapmayan paylaşılan posta kutusu nasıl düzeltilir?

Paylaşılan posta kutusu sorunlarının çoğu birkaç kategoriye ayrılır. Destek talebini yükseltmeden önce bu listeyi uygulayın.

Posta kutusu Outlook’ta görünmüyorsa:

  1. Outlook’u yeniden başlatın ve otomatik eşlemenin yayılması için bir saate kadar bekleyin
  2. Full Access izninin bir güvenlik grubu aracılığıyla değil, doğrudan kullanıcı hesabına verildiğini doğrulayın
  3. Yukarıdaki bölümde istemciye özel olarak verilen adımları kullanarak posta kutusunu manuel ekleyin
  4. Exchange yönetim merkezinde posta kutusunun mevcut olduğunu ve kullanıcının Recipients > Mailboxes altında gerekli yetkilendirmeye sahip olduğunu doğrulayın

Otomatik eşleme çalışmıyorsa:

  • İznin -AutoMapping $true (varsayılan) ile ayarlandığını ve açıkça devre dışı bırakılmadığını kontrol edin
  • Güvenlik grubu üyeliği otomatik eşlemeyi tetiklemez; yalnızca doğrudan kullanıcı atamaları tetikler
  • Yenilemeyi zorlamak için PowerShell üzerinden izni kaldırıp yeniden ekleyin: önce Remove-MailboxPermission, ardından Add-MailboxPermission

“You do not have permission to send the message” hatası alıyorsanız:

  • Tek başına Full Access gönderme hakkı vermez; Send As veya Send on Behalf izninin de atandığını doğrulayın
  • Exchange yönetim merkezinde Recipients > Shared bölümüne gidin, posta kutusunu seçin, Manage mailbox delegation seçeneğini belirleyin ve gönderme izninin listelendiğini doğrulayın
  • Yeniden test etmeden önce izin değişikliklerinin yayılması için 60 dakikaya kadar bekleyin
  • PowerShell üzerinden mevcut izinleri kontrol edin: Get-RecipientPermission -Identity "support@contoso.com"

Yönetici düzeyinde kontroller:

  • Paylaşılan posta kutusunun adres listesinden gizlenmediğini doğrulayın (bu, manuel ekleme sırasında bulunmasını engelleyebilir)
  • Gönderimi engelleyebilecek depolama kotasının aşılmadığını doğrulayın
  • Belirli bir mesaj teslim edilmiyorsa Exchange yönetim merkezinin ileti izleme özelliğini kontrol edin

Paylaşılan posta kutularının gerçek sınırlamaları nelerdir ve bunlar nasıl iyi yönetilir?

Paylaşılan posta kutusu bir iş birliği platformu değil, koordinasyon aracıdır. Bu ayrım operasyonel açıdan önemlidir.

Güvenlik açısından vazgeçilmez kurallar:

  • Microsoft’un açık yönergeleri doğrultusunda, paylaşılan posta kutusu hesabının doğrudan oturum açmasını daima engelli tutun. Doğrudan oturum açma, işlemler artık bireysel kullanıcılara atanmadığı için denetim izini bozar.
  • Yetkilendirmeyi atlamak için paylaşılan posta kutusu hesabı adına asla parola oluşturmayın veya hesabı lisanslı kullanıcıya dönüştürmeyin. Bu yaklaşım denetlenebilirliği yok eder ve paylaşılan kimlik bilgileri güvenlik riski oluşturur.
  • Erişimi yetkilendirme yoluyla yönetin (Full Access ve uygun bir gönderme izni). Microsoft, desteklenen sahip, delege ve yönetici işlemleri için posta kutusu denetimini varsayılan olarak etkinleştirir; ancak yöneticiler denetim yapılandırmalarının gereksinimlerini karşıladığını doğrulamalıdır.

Ölçeklenebilirlik sınırları:

Microsoft, paylaşılan posta kutusu için en fazla 25 kullanıcı sınırı belgelendirir ve aynı anda yoğun erişimin bağlantı hatalarına veya yinelenen mesajlara yol açabileceği konusunda uyarır. Ekip boyutu ve mesaj hacmi büyüdükçe yerel bilet atama ve SLA takibinin olmaması da operasyonel bir soruna dönüşebilir. Bu durumda ekiplerin açık sahiplik kurallarına veya özel bir yardım masasına ihtiyacı olur.

Gerçekten işe yarayan operasyonel en iyi uygulamalar:

  • Sahipliği belirtmek için renk kategorilerini kullanın: bir mesajı üstlendiğinizde kategori (ör. “In Progress - Sarah”) atayın, çözüldüğünde kaldırın
  • Gelen kutusu gürültüsünü azaltmak için belirli gönderenleri veya konuları alt klasörlere otomatik yönlendiren sunucu taraflı kuralları OWA’da oluşturun
  • Gelen kutusundan sorumlu olacak günlük bir sahip veya nöbetçi Kullanıcı atayın; böylece triyajdan her zaman sorumlu bir kişi olur
  • Gönderilen yanıtların tamamının ekip tarafından görülebilmesi için Sent Items kopyalama ayarını (MessageCopyForSentAsEnabled) yapılandırın
  • Mesajları asla paylaşılan posta kutusundan kişisel bir klasöre taşımayın; ekibin tüm bağlama sahip olması için her şeyi paylaşılan posta kutusunda tutun

Yapılmaması gerekenler:

  • Otomatik eşlemenin çalışmasını istiyorsanız erişimi güvenlik grupları üzerinden vermeyin
  • Paylaşılan posta kutusu yanıtları için kişisel Sent Items klasörlerine güvenmeyin
  • İlgisiz mesajları buraya taşıyarak paylaşılan posta kutusunu kişisel arşiv olarak kullanmayın

Uzman ipucu: Paylaşılan posta kutusu üyeliğini üç ayda bir denetleyin. İnsanlar rol değiştirir, ekipten ayrılır veya şirketten ayrılır; güncel olmayan Full Access izinleri bir güvenlik açığıdır. Exchange yönetim merkezinde Recipients > Shared altında üyelik listesini alın ve mevcut ekip listenizle karşılaştırın.

Önemli çıkarımlar

Microsoft 365’te paylaşılan posta kutusu, ekiplere 50 GB’a kadar lisanssız kalabilen, yetkilendirme tabanlı bir ortak adres sağlar; ancak bunu kullanan kişilerin lisanslı Exchange Online posta kutularına sahip olması gerekir. Ayrıca yanıtların kaçırılmasını ve güvenlik açıklarını önlemek için dikkatli izin yapılandırması ve operasyonel disiplin gerekir.

Nokta Ayrıntılar
Yönetici oluşturur, üyeler erişir Posta kutusunu yalnızca yönetici oluşturabilir; Full Access + Send As izinlerini güvenlik grupları üzerinden değil, doğrudan her kullanıcıya verin.
50 GB lisanssız, gerektiğinde lisanslı Posta kutusu 50 GB’a kadar lisanssız kalabilir; posta kutusu sınırını 100 GB’a çıkarmak için Exchange Online Plan 2 atayın.
Oturum açmayı daima engelleyin Denetim izlerini ve güvenliği korumak için paylaşılan posta kutusu hesabının doğrudan oturum açmasını engelli tutun.
Operasyonel disiplin gerekir Kaçırılan veya yinelenen yanıtları önlemek için kategorileri, sunucu taraflı kuralları ve günlük bir sahibi kullanın.
Daha fazlasına ihtiyaç duyan ekipler için Deskhero Bilet atama, SLA’lar veya raporlama gerekli hale geldiğinde Deskhero, Microsoft 365 posta kutunuzu bir yardım masası iş akışına bağlar.

Paylaşılan posta kutusu çalışmadığı ana kadar çalışır

Paylaşılan posta kutusu, yönetilebilir hacme ve net çalışma kurallarına sahip küçük bir ekip için yararlıdır. Sorunlar, ekip posta kutusunun görünür olmasını sahipliğin yerine koyduğunda başlar.

Herkes gelen kutusunu görebilir, ancak bu durum ekibe her mesajdan kimin sorumlu olduğunu göstermez. Günlük bir sahip, kategori sistemi ve sahipsiz mesajlar için net bir kural, işlerin kaçırılmasını azaltabilir.

Sent Items görünürlüğü de önemlidir. Yanıtlar yalnızca kişisel Sent Items klasörlerinde kaldığında diğer Kullanıcılar görüşmenin tamamını göremez. MessageCopyForSentAsEnabled özelliğini etkinleştirmek bu ortak bağlamın korunmasına yardımcı olur.

Ekip sahipliği koordine etmek için çok fazla zaman harcamaya başladığında veya resmî atama, SLA takibi ve raporlamaya ihtiyaç duyduğunda bir yardım masası kullanmayı değerlendirin.

Ekibiniz yerel paylaşılan posta kutusunu aştığında

Bir noktadan sonra kategoriler ve günlük sahipler yeterli olmaz. Destek ekibiniz net sahiplik, SLA takibi veya ilk yanıt raporlamasına ihtiyaç duyduğunda yerel paylaşılan posta kutusu operasyonel sınırına ulaşmış demektir.

Deskhero

Deskhero mevcut Microsoft 365 posta kutunuza doğrudan bağlanır ve yeni bir e-posta adresi veya geçiş gerektirmeden onu biletli paylaşılan gelen kutusuna dönüştürür. Gelen e-postalar Kullanıcılara ve gruplara atanabilen biletlere dönüşür. Deskhero otomasyon kuralları, SLA politikaları, İstatistikler, çalışma alanı bilgisine dayalı yapay zekâ taslaklı yanıtlar ve biletler arasındaki temaları eşleyen bir Konular kümesi içerir. İki yönlü e-posta eşitlemesi, müşterilerin yanıtları şirket adresinizden almaya devam etmesini sağlar. Otomatik yanıtlar isteğe bağlıdır.

Deskhero, kredi kartı gerektirmeyen 30 günlük ücretsiz deneme sunar.

Yararlı kaynaklar

Resmî Microsoft belgeleri kurulum, izinler ve lisanslama için yetkili başvuru kaynağıdır. Bu sayfaların bakımı Microsoft tarafından yapılır ve güncel ürün davranışını yansıtır:

Lisanslama ve uyumluluk güncellemeleri için resmî Microsoft Learn ve Microsoft Support sayfalarını takip edin; sınırlar ve özellik kullanılabilirliği her Exchange Online hizmet güncellemesiyle değişebilir.

SSS

Outlook’ta paylaşılan posta kutusu nedir?

Paylaşılan posta kutusu, birden fazla kullanıcının support@ veya info@ gibi ortak bir adresten kendi kimlik bilgilerini kullanarak e-posta gönderip almasına olanak tanıyan, Microsoft 365’teki yetkilendirme tabanlı bir posta kutusudur. Posta kutusunun kendisi için ayrı lisans gerekmez (50 GB’a kadar) ve ilişkili hesabın doğrudan oturum açması engellenmiş durumda kalmalıdır.

Paylaşılan posta kutusu kullanmanın başlıca dezavantajları nelerdir?

Paylaşılan posta kutularında yerel bilet atama ve SLA takibi bulunmadığından ekiplerin yinelenen veya kaçırılan yanıtları azaltmak için kategoriler ve günlük sahipler gibi manuel kurallara güvenmesi gerekir. Microsoft ayrıca yeni Outlook’ta paylaşılan kişilerin kullanılamaması ve senaryoya bağlı eklenti desteği gibi özellik eksikliklerini de belgelendirir.

Paylaşılan posta kutusu Microsoft 365 grup gelen kutusundan nasıl farklıdır?

Paylaşılan posta kutusu yetkilendirme (Full Access, Send As) kullanır ve Outlook’ta standart bir posta kutusu olarak görünür. Microsoft 365 grubunun ise kendi üyelik modeli, grup gelen kutusu, paylaşılan takvimi ve SharePoint sitesi vardır. Gruplar ekip iş birliği ve geniş kitleler için daha uygundur; paylaşılan posta kutuları ise tek bir kimlik olarak gönderim ve alım yapması gereken ekip adresleri için daha uygundur.

Outlook’ta paylaşılan posta kutuma nasıl erişirim?

Yöneticiniz Full Access iznini doğrudan verdi ise Outlook’u yeniden başlattıktan sonra paylaşılan posta kutusu görünmelidir. Görünmüyorsa Classic Outlook’ta File > Account Settings > Account Settings yolunu kullanın. New Outlook’ta klasör bölmesinde hesabınıza sağ tıklayıp Add shared folder or mailbox seçeneğini belirleyin.

Bir ekip paylaşılan posta kutusundan yardım masası aracına ne zaman geçmelidir?

En net gösterge, ekibinizin e-postaları yanıtlamak yerine hangi e-postanın kime ait olduğunu koordine etmek için zaman harcamaya başlamasıdır. Bilet atama, ilk yanıt raporlaması veya SLA politikalarına ihtiyacınız varsa Deskhero mevcut Microsoft 365 posta kutunuza bağlanarak yeni bir e-posta adresi veya geçiş gerektirmeden bu özellikleri ekleyebilir.