Deskhero
Čeština
Vyzkoušet zdarma

← Back to articles

Sdílená schránka Outlooku: nastavení, používání a řešení problémů

Sdílená schránka Outlooku: nastavení, používání a řešení problémů

Outlook sdílená poštovní schránka je centrálně spravovaná poštovní schránka, ke které může přistupovat více licencovaných uživatelů Microsoft 365 a odesílat a přijímat e-maily ze sdílené adresy. Samotná poštovní schránka nepotřebuje samostatnou licenci, pokud zůstává v limitu 50 GB společnosti Microsoft a nepoužívá funkce vyžadující licenci. Začněte tím, že požádáte správce Microsoft 365 o vytvoření schránky, přidání vašeho účtu jako člena a udělení oprávnění Full Access a Send As. Účet sdílené poštovní schránky by měl podle vlastních pokynů společnosti Microsoft zůstat trvale zablokovaný pro přímé přihlašování.

Rychlý kontrolní seznam:

  • Vyžadována akce správce: Vytvořte schránku v centru pro správu Microsoft 365 (Teams & groups > Shared mailboxes)
  • Oprávnění, o která požádat: Full Access (k otevření a čtení) + Send As (k odpovídání ze sdílené adresy)
  • Přihlašování: Účet sdílené poštovní schránky ponechte zablokovaný pro přímé přihlášení
  • Podpora klientů Outlook: Sdílené poštovní schránky podporují New Outlook for Windows, Classic Outlook desktop, Outlook on the web (OWA), Outlook for Mac i Outlook mobile (iOS/Android)
  • Pomoc: Microsoft Support a Microsoft Learn jsou autoritativní zdroje pro nastavení a řešení problémů

Obsah

Co je sdílená poštovní schránka a kdy ji používat?

Sdílená poštovní schránka je poštovní schránka založená na delegování a navázaná na společnou e-mailovou adresu, například support@yourcompany.com, info@ nebo reception@. Oprávnění členové týmu ji otevírají, čtou a odpovídají z ní pomocí vlastních účtů. Nejde o distribuční seznam, který zprávy rozesílá členům, ani o osobní poštovní schránku se sdíleným přístupem. Jedná se o samostatný objekt poštovní schránky v Exchange Online, který společně spravuje více lidí.

Běžné případy použití:

  • Zákaznická podpora: Adresa support@, na které Users sledují příchozí e-maily a odpovídají na ně

Malý tým podpory, který zpracovává zvládnutelné množství e-mailů, může často fungovat výhradně se sdílenou poštovní schránkou bez dalších nástrojů.

Existují však situace, kdy je sdílená poštovní schránka nesprávným nástrojem. Pokud potřebujete rozesílat newslettery nebo oznámení velkému publiku, vhodnější bude skupina Microsoft 365 nebo distribuční seznam. U týmů s požadavky na právní zadržení, pokročilou shodu s předpisy nebo e-discovery si projděte aktuální licenční pokyny společnosti Microsoft. Pokud váš tým potřebuje přiřazování tiketů, ochranu před duplicitními odpověďmi, sledování SLA nebo historii zákazníka napříč konverzacemi, vhodnější může být specializovaná helpdesk platforma.

Jak správce vytvoří sdílenou poštovní schránku v Microsoft 365?

Postup vytvoření sdílené poštovní schránky v centru pro správu Microsoft 365:

  1. Přihlaste se do centra pro správu Microsoft 365 na adrese admin.microsoft.com
  2. Přejděte na Teams & groups > Shared mailboxes
  3. Klikněte na + Add a shared mailbox
  4. Zadejte zobrazovaný název a e-mailovou adresu schránky
  5. Klikněte na Save changes
  6. Na další obrazovce klikněte na Add members a vyhledejte uživatele, kteří potřebují přístup
  7. Vyberte jednotlivé členy a klikněte na Save

Po uložení několik minut počkejte a poté Outlook zavřete a znovu spusťte. Pokud je povoleno automatické mapování, měla by se sdílená poštovní schránka zobrazit bez ručního nastavení. Automatické mapování funguje pouze tehdy, když jsou oprávnění udělena přímo jednotlivému uživateli, nikoli prostřednictvím skupiny zabezpečení. Pokud přidáte členy prostřednictvím skupiny zabezpečení, budou muset schránku přidat ručně.

Účet sdílené poštovní schránky je ve výchozím nastavení zablokován pro přímé přihlášení, což je záměrné. Neodblokovávejte jej. Pokud se někdo potřebuje přihlásit přímo za účelem správy schránky (například k nastavení pravidel v OWA), měl by použít vlastní přihlašovací údaje a sdílenou poštovní schránku otevřít odtud.

Převod existující uživatelské poštovní schránky na sdílenou poštovní schránku je také možný. To se hodí například v případě, že zaměstnanec odejde a vy chcete zachovat jeho e-mailovou adresu jako týmovou schránku. V centru pro správu přejděte na Users > Active users, vyberte uživatele a na kartě Mail zvolte Convert to shared mailbox. Licenci můžete následně odebrat pouze tehdy, pokud je schránka v limitu 50 GB a nepoužívá funkci vyžadující licenci.

Tip pro profesionály: Chcete-li přidat členy prostřednictvím Exchange Online PowerShell, spusťte pro každého uživatele: Add-MailboxPermission -Identity "support@contoso.com" -User "jsmith@contoso.com" -AccessRights FullAccess -AutoMapping $true Oprávnění Send As udělte samostatně. Pro řízení přihlašování použijte centrum pro správu Microsoft 365 nebo aktuální pokyny pro Microsoft Graph PowerShell.

Jak správce vytvoří sdílenou poštovní schránku v Microsoft 365? Přehledový diagram

Co ve skutečnosti znamenají oprávnění Full Access, Send As a Send on Behalf?

U sdílených poštovních schránek začíná většina nejasností právě u oprávnění. Existují tři odlišné typy oprávnění a každý z nich dělá něco jiného.

Full Access umožňuje uživateli otevřít sdílenou poštovní schránku, číst zprávy, přesouvat položky a spravovat složky. Neumožňuje uživateli odesílat e-maily. Bez samostatného oprávnění k odesílání uživatel s oprávněním Full Access schránku uvidí, ale nebude z ní moci odpovídat.

Send As umožňuje uživateli odesílat e-maily, které vypadají, jako by pocházely přímo ze sdílené adresy. Příjemce v poli From uvidí support@yourcompany.com, bez informace o tom, který konkrétní uživatel zprávu odeslal. Pro většinu schránek podpory a týmových schránek jde o standardní volbu.

Send on Behalf umožňuje uživateli odeslat e-mail, u kterého pole From zobrazuje „Jméno odesílatele on behalf of Název sdílené poštovní schránky“. Příjemce vidí obě identity. To je užitečné, když záleží na transparentnosti ohledně toho, kdo zprávu odeslal, například když asistent vedoucího posílá zprávu jménem vedoucího oddělení.

Oprávnění Může otevřít schránku Může odesílat ze sdílené adresy Příjemce vidí
Jen Full Access Ano Ne N/A
Send As Ne (pokud není spojeno s Full Access) Ano Pouze sdílenou adresu
Send on Behalf Ne (pokud není spojeno s Full Access) Ano (s uvedením odesílatele) „Uživatel jménem sdílené poštovní schránky“
Full Access + Send As Ano Ano Pouze sdílenou adresu

Doporučené výchozí nastavení pro týmy podpory: Každému User, který potřebuje obě možnosti, udělte Full Access + Send As. Získá tak úplný přístup pro čtení i zápis a bude moci odpovídat ze sdílené adresy bez viditelného uvedení konkrétního odesílatele pro příjemce.

Několik praktických poznámek k automatickému mapování:

  • Automatické mapování je při udělení Full Access ve výchozím nastavení povoleno
  • Funguje pouze při přímém přiřazení uživatele, nikoli při přiřazení prostřednictvím skupiny zabezpečení
  • Chcete-li automatické mapování pro konkrétního uživatele zakázat (což se hodí, když někdo spravuje mnoho sdílených schránek), použijte PowerShell: Add-MailboxPermission -Identity "support@contoso.com" -User "jsmith@contoso.com" -AccessRights FullAccess -AutoMapping $false
  • Oprávnění Send As a Send on Behalf se nastavují samostatně mimo Full Access a automatické mapování nespouštějí

Jak přidat sdílenou poštovní schránku v jednotlivých klientech Outlook?

Postup se u jednotlivých klientů liší a znalost toho, který používáte, vám ušetří mnoho frustrace. Zde je postup pro každý z nich podle pokynů společnosti Microsoft pro konkrétní klienty.

New Outlook for Windows

Pokud je povoleno automatické mapování, měla by se sdílená poštovní schránka zobrazit po restartování Outlooku. Pokud se nezobrazí:

  • V podokně složek klikněte pravým tlačítkem na název svého účtu
  • Vyberte Add shared folder or mailbox
  • Zadejte název nebo e-mailovou adresu sdílené poštovní schránky a vyberte ji

Classic Outlook desktop

Ve většině případů se o vše postará automatické mapování. Pokud se schránka po restartování nezobrazí:

  • Přejděte na File > Account Settings > Account Settings
  • Vyberte svůj účet Exchange a klikněte na Change
  • Klikněte na kartu More Settings > Advanced > Add
  • Zadejte název nebo e-mailovou adresu sdílené poštovní schránky a klikněte na OK

Outlook on the web (OWA)

Chcete-li otevřít sdílenou poštovní schránku v OWA, klikněte vpravo nahoře na svou profilovou fotografii a vyberte Open another mailbox. Zadejte adresu sdílené poštovní schránky a klikněte na Open. Schránka se otevře na samostatné kartě prohlížeče. Chcete-li ji přidat jako trvalou složku do levé navigace, klikněte pravým tlačítkem na Folders v levém panelu, zvolte Add shared folder or mailbox a zadejte adresu.

Outlook for Mac

Outlook for Mac nepodporuje automatické mapování. Každý uživatel musí sdílenou poštovní schránku přidat ručně:

  • Přejděte na Tools > Accounts a vyberte účet s přístupem
  • Vyberte Delegation and Sharing a poté Shared With Me
  • Vyberte +, vyhledejte sdílenou poštovní schránku a přidejte ji

Kontrolní seznam pro řešení problémů, pokud se schránka nezobrazuje:

  • Restartujte Outlook a počkejte až jednu hodinu, než se automatické mapování rozšíří
  • Ověřte, že správce udělil Full Access přímo vašemu uživatelskému účtu (nikoli prostřednictvím skupiny zabezpečení)
  • Zkuste schránku přidat ručně podle výše uvedeného postupu pro vašeho klienta
  • Ověřte, že je schránka viditelná v Exchange admin center a že je váš účet uveden jako člen

Jak používat sdílenou poštovní schránku v Outlook mobile?

Outlook pro iOS i Android sdílené poštovní schránky podporuje, ale prostředí funguje trochu jinak než na počítači. Oficiální postup přidání v mobilní aplikaci je jednoduchý:

  1. Otevřete mobilní aplikaci Outlook a klepněte vlevo nahoře na ikonu profilu
  2. Klepněte na Add account
  3. Vyberte Add a Shared Mailbox
  4. Zadejte e-mailovou adresu sdílené poštovní schránky
  5. Klepněte na Add Mailbox

Sdílená poštovní schránka se poté zobrazí v seznamu účtů v Outlook mobile. Tato funkce vyžaduje, aby vaše primární poštovní schránka i sdílená poštovní schránka byly v Exchange Online a používaly nativní synchronizační technologii společnosti Microsoft.

Tip pro profesionály: Pokud možnost sdílené poštovní schránky chybí, ověřte, že jste přihlášeni k primárnímu účtu, který má oprávnění k jejímu používání.

Jak funguje odesílání a složka Sent Items ve sdílené poštovní schránce?

Při psaní nebo odpovídání v případě potřeby zobrazte pole From a vyberte adresu sdílené poštovní schránky. Při prvním použití možná budete muset zvolit Other email address a zadat sdílenou adresu.

Před odesláním vždy zkontrolujte pole From. Samotné Full Access k odesílání nestačí; potřebujete také oprávnění Send As nebo Send on Behalf.

Chování složky Sent Items je jedním z nejčastějších problémů. Ve výchozím nastavení může odeslaná zpráva skončit v osobní složce Sent Items odesílatele místo ve složce Sent Items sdílené poštovní schránky, takže pro ostatní členy týmu nebude viditelná. Microsoft tento problém řeší nastavením, které kopíruje odeslané zprávy do složky Sent Items sdílené poštovní schránky. Správce jej může povolit pomocí PowerShellu:

Set-Mailbox -Identity "support@contoso.com" -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Po povolení se kopie odpovědí odeslaných ze sdílené adresy zobrazí ve sdílené složce Sent Items, takže celý tým uvidí, co bylo odesláno.

Omezení podpisů a jejich řešení:

  • V novém Outlooku můžete vytvořit více podpisů a při psaní vybrat jeden z nich
  • V klasickém Outlooku si každý uživatel může vytvořit a ručně vybrat vhodný podpis sdílené poštovní schránky
  • Nepovolujte přímé přihlašování ke sdílené poštovní schránce jen kvůli správě podpisu
  • Pro centralizované podpisy použijte přístup ke správě podpisů schválený organizací

Užitečným nástrojem jsou také serverová pravidla nastavená pro sdílenou poštovní schránku. Mohou směrovat nebo kategorizovat příchozí zprávy, aniž by závisela na relaci desktopového Outlooku jednoho User.

Jaké jsou limity úložiště a kdy potřebujete licenci?

Sdílená poštovní schránka může zůstat bez licence až do velikosti 50 GB. Users, kteří k ní přistupují, však stále potřebují licencované poštovní schránky Exchange Online. Jakmile se sdílená poštovní schránka přiblíží k 50 GB nebo potřebujete archivaci, právní zadržení či jinou licencovanou funkci, ověřte příslušné licenční požadavky.

Scénář Je potřeba licence? Dostupné úložiště
Základní sdílená doručená pošta pod nelicencovaným limitem 50 GB Licence není potřeba úložiště podle pokynů společnosti Microsoft
Doručená pošta přesahující nelicencovaný limit 50 GB Vyžaduje licenci Exchange Online Plan 2 Až 100 GB
Archivní poštovní schránka (In-Place Archive) Exchange Online Plan 2 nebo Plan 1 s doplňkem Exchange Online Archiving Limity archivu závisí na licenci a konfiguraci
Litigation hold nebo In-Place Hold Exchange Online Plan 2 nebo Plan 1 s doplňkem Exchange Online Archiving Kapacita uchovávání závisí na licenci a konfiguraci
Pokročilá shoda s předpisy / eDiscovery Microsoft 365 E3/E5 nebo doplněk Liší se podle plánu

Pokud má vaše sdílená poštovní schránka méně než 50 GB a nepotřebujete archivaci, právní zadržení ani jinou licencovanou funkci, může zůstat bez licence. Chcete-li zvýšit její limit na 100 GB, přiřaďte Exchange Online Plan 2. Archivace na místě a právní zadržení vyžadují Plan 2 nebo Plan 1 s doplňkem Exchange Online Archiving. Pokročilé funkce shody s předpisy mohou mít další licenční požadavky.

Při převodu uživatelské poštovní schránky na sdílenou poštovní schránku můžete její licenci odebrat, pokud zůstane pod 50 GB a nepoužívá funkci vyžadující licenci. Pokud měla schránka dříve přidělenou větší kapacitu, po odebrání licence se limit sníží na 50 GB, proto nejprve zkontrolujte její velikost a používané funkce.

Jak opravit sdílenou poštovní schránku, která se nezobrazuje nebo neodesílá správně?

Většina problémů se sdílenými poštovními schránkami spadá do několika kategorií. Než problém předáte dál, projděte tento seznam.

Pokud se schránka v Outlooku nezobrazuje:

  1. Restartujte Outlook a počkejte až jednu hodinu, než se automatické mapování rozšíří
  2. Ověřte, že Full Access byl udělen přímo uživatelskému účtu, nikoli prostřednictvím skupiny zabezpečení
  3. Přidejte schránku ručně pomocí kroků pro konkrétního klienta uvedených v předchozí části
  4. V Exchange admin center ověřte, že schránka existuje a uživatel má požadované delegování v části Recipients > Mailboxes

Pokud automatické mapování nefunguje:

  • Ověřte, že oprávnění bylo nastaveno pomocí -AutoMapping $true (výchozí hodnota) a nebylo výslovně zakázáno
  • Členství ve skupině zabezpečení automatické mapování nespouští; funguje pouze přímé přiřazení uživatele
  • Odeberte a znovu přidejte oprávnění prostřednictvím PowerShellu, abyste vynutili aktualizaci: Remove-MailboxPermission a poté Add-MailboxPermission

Pokud se zobrazí chyba „You do not have permission to send the message“:

  • Samotné Full Access neuděluje právo odesílat; ověřte, že je přiřazeno také Send As nebo Send on Behalf
  • V Exchange admin center přejděte na Recipients > Shared > vyberte schránku > Manage mailbox delegation a potvrďte, že je oprávnění k odesílání uvedeno
  • Po změně oprávnění počkejte před dalším testem až 60 minut, než se změny projeví
  • Aktuální oprávnění ověříte pomocí PowerShellu: Get-RecipientPermission -Identity "support@contoso.com"

Kontroly na úrovni správce:

  • Ověřte, že sdílená poštovní schránka není skrytá v adresáři (to může zabránit jejímu nalezení při ručním přidávání)
  • Potvrďte, že schránka nepřekročila kvótu úložiště, což může blokovat odesílání
  • Pokud se konkrétní zpráva nedoručuje, zkontrolujte trasování zpráv v Exchange admin center

Jaká jsou skutečná omezení sdílených poštovních schránek a jak je dobře spravovat?

Sdílená poštovní schránka je nástroj pro koordinaci, nikoli platforma pro spolupráci. Z provozního hlediska je toto rozlišení důležité.

Bezpodmínečné požadavky na zabezpečení:

  • Účet sdílené poštovní schránky vždy ponechte zablokovaný pro přímé přihlášení, podle výslovných pokynů společnosti Microsoft. Přímé přihlášení narušuje auditní stopu, protože akce již nejsou přiřazeny jednotlivým uživatelům.
  • Nikdy nevytvářejte heslo pro účet sdílené poštovní schránky ani jej neměňte na licencovaného uživatele jen proto, abyste obešli delegování. Tento postup ničí auditovatelnost a vytváří bezpečnostní riziko spojené se sdílenými přihlašovacími údaji.
  • Přístup spravujte prostřednictvím delegování (Full Access a příslušného oprávnění k odesílání). Microsoft ve výchozím nastavení povoluje auditování poštovní schránky pro podporované akce vlastníků, delegátů a správců, správci by však měli ověřit, že konfigurace auditu splňuje jejich požadavky.

Limity škálovatelnosti:

Microsoft uvádí pro sdílenou poštovní schránku maximum 25 uživatelů a upozorňuje, že intenzivní současný přístup může způsobovat selhání připojení nebo duplicitní zprávy. S růstem velikosti týmu a objemu zpráv se může stát provozním problémem také absence nativního přiřazování tiketů a sledování SLA. Týmy pak potřebují výslovná pravidla odpovědnosti nebo specializovaný helpdesk.

Provozní postupy, které skutečně fungují:

  • Používejte barevné kategorie k označení odpovědnosti: když převezmete zprávu, přiřaďte jí kategorii (např. „In Progress - Sarah“) a po vyřešení ji odeberte
  • Vytvořte v OWA serverová pravidla pro automatické směrování konkrétních odesílatelů nebo předmětů do podsložek, čímž omezíte zahlcení doručené pošty
  • Určete denního vlastníka nebo User pohotovostní služby odpovědného za doručenou poštu během své směny, aby byl vždy někdo odpovědný za třídění
  • Nastavte kopírování do složky Sent Items (MessageCopyForSentAsEnabled), aby byly všechny odeslané odpovědi viditelné celému týmu
  • Nikdy nepřesouvejte zprávy ze sdílené poštovní schránky do osobní složky; vše ponechte ve sdílené poštovní schránce, aby měl tým úplný kontext

Co nedělat:

  • Pokud chcete, aby fungovalo automatické mapování, neudělujte přístup prostřednictvím skupin zabezpečení
  • Nespoléhejte u odpovědí ze sdílené poštovní schránky na osobní složku Sent Items
  • Nepoužívejte sdílenou poštovní schránku jako osobní archiv přesouváním nesouvisejících zpráv do ní

Tip pro profesionály: Členství ve sdílené poštovní schránce kontrolujte jednou za čtvrt roku. Lidé mění role, odcházejí z týmů nebo opouštějí společnost a zastaralá oprávnění Full Access představují bezpečnostní mezeru. V Exchange admin center stáhněte seznam členů v části Recipients > Shared a porovnejte jej s aktuálním seznamem členů týmu.

Hlavní závěry

Sdílená poštovní schránka v Microsoft 365 poskytuje týmům sdílenou adresu založenou na delegování, která může zůstat bez licence až do velikosti 50 GB, lidé, kteří ji používají, však potřebují licencované poštovní schránky Exchange Online. Vyžaduje také promyšlené nastavení oprávnění a provozní disciplínu, aby nedocházelo k přehlédnutým odpovědím a bezpečnostním mezerám.

Upozornění Podrobnosti
Schránku vytváří správce, členové k ní přistupují Schránku může vytvořit pouze správce; Full Access + Send As udělte přímo každému uživateli, nikoli prostřednictvím skupin zabezpečení.
50 GB bez licence, licence podle potřeby Schránka může zůstat bez licence až do velikosti 50 GB; chcete-li zvýšit její limit na 100 GB, přiřaďte Exchange Online Plan 2.
Přihlašování vždy blokujte Účet sdílené poštovní schránky ponechte zablokovaný pro přímé přihlášení, abyste zachovali auditní stopy a zabezpečení.
Je nutná provozní disciplína Používejte kategorie, serverová pravidla a denního vlastníka, abyste předešli přehlédnutým nebo duplicitním odpovědím.
Deskhero pro týmy, které potřebují více Jakmile je nutné přiřazování tiketů, SLA nebo reporting, Deskhero propojí vaši poštovní schránku Microsoft 365 s helpdeskovým workflow.

Sdílená poštovní schránka funguje, dokud funguje

Sdílená poštovní schránka je užitečná pro malý tým se zvládnutelným objemem zpráv a jasnými provozními pravidly. Problémy začínají, když tým považuje viditelnost schránky za náhradu odpovědnosti.

Všichni mohou doručenou poštu vidět, ale to týmu neříká, kdo odpovídá za jednotlivé zprávy. Denní vlastník, systém kategorií a jasné pravidlo pro nepřiřazené zprávy mohou omezit množství přehlédnuté práce.

Viditelnost složky Sent Items je také důležitá. Když odpovědi zůstávají pouze v osobních složkách Sent Items, ostatní Users nemají úplný přehled o konverzaci. Povolení MessageCopyForSentAsEnabled pomáhá tento sdílený kontext zachovat.

O helpdesku uvažujte v okamžiku, kdy tým tráví příliš mnoho času koordinací odpovědnosti nebo potřebuje formální přiřazování, sledování SLA a reporting.

Když váš tým přeroste nativní sdílenou poštovní schránku

V určitém okamžiku už kategorie a denní vlastníci nestačí. Když váš tým podpory potřebuje jasnou odpovědnost, sledování SLA nebo reporting první odpovědi, nativní sdílená poštovní schránka dosáhla svého provozního limitu.

Deskhero

Deskhero se přímo propojí s vaší stávající poštovní schránkou Microsoft 365 a změní ji na sdílenou schránku s tikety bez nové e-mailové adresy nebo migrace. Z příchozích e-mailů se stanou tikety, které lze přiřadit Users a skupinám. Deskhero zahrnuje automatizační pravidla, zásady SLA, Statistics, odpovědi navržené umělou inteligencí na základě znalostí pracovního prostoru a cluster Topics, který mapuje témata napříč tikety. Obousměrná synchronizace e-mailů znamená, že zákazníci stále dostávají odpovědi z adresy vaší společnosti. Automatické odpovědi jsou volitelné.

Deskhero nabízí 30denní bezplatnou zkušební verzi bez nutnosti zadávat platební kartu.

Užitečné zdroje

Oficiální dokumentace společnosti Microsoft je autoritativním zdrojem pro nastavení, oprávnění a licencování. Tyto stránky spravuje Microsoft a odrážejí aktuální chování produktu:

Licenční a compliance aktualizace sledujte na oficiálních stránkách Microsoft Learn a Microsoft Support, protože limity a dostupnost funkcí se mění s každou aktualizací služby Exchange Online.

Časté dotazy

Co je sdílená poštovní schránka v Outlooku?

Sdílená poštovní schránka je poštovní schránka v Microsoft 365 založená na delegování, ke které může více uživatelů přistupovat pomocí vlastních přihlašovacích údajů a odesílat a přijímat e-maily ze společné adresy, například support@ nebo info@. Samotná schránka nevyžaduje samostatnou licenci (do velikosti 50 GB) a přidružený účet by měl zůstat zablokovaný pro přímé přihlášení.

Jaké jsou hlavní nevýhody používání sdílené poštovní schránky?

Sdílené poštovní schránky nemají nativní přiřazování tiketů ani sledování SLA, takže týmy se musí spoléhat na ruční pravidla, například kategorie a denní vlastníky, aby omezily duplicitní nebo přehlédnuté odpovědi. Microsoft také dokumentuje mezery ve funkcích nového Outlooku, včetně nedostupných sdílených kontaktů a podpory doplňků závislé na konkrétním scénáři.

Jak se sdílená poštovní schránka liší od skupinové doručené pošty Microsoft 365?

Sdílená poštovní schránka používá delegování (Full Access, Send As) a v Outlooku se zobrazuje jako standardní poštovní schránka, zatímco skupina Microsoft 365 má vlastní model členství, skupinovou doručenou poštu, sdílený kalendář a web SharePoint. Skupiny se lépe hodí pro týmovou spolupráci a velká publika; sdílené poštovní schránky jsou vhodnější pro týmovou adresu, ze které je třeba odesílat a přijímat zprávy jako jediná identita.

Jak získám přístup ke své sdílené poštovní schránce v Outlooku?

Pokud vám správce udělil Full Access přímo, měla by se sdílená poštovní schránka po restartování Outlooku zobrazit. Pokud se tak nestane, použijte v klasickém Outlooku File > Account Settings > Account Settings. V novém Outlooku klikněte pravým tlačítkem na svůj účet v podokně složek a vyberte Add shared folder or mailbox.

Kdy by měl tým přejít ze sdílené poštovní schránky na helpdeskový nástroj?

Nejjasnějším signálem je okamžik, kdy tým začne trávit čas koordinací toho, kdo vlastní který e-mail, místo aby na něj odpovídal. Pokud potřebujete přiřazování tiketů, reporting první odpovědi nebo zásady SLA, Deskhero se může připojit k vaší stávající poštovní schránce Microsoft 365 a přidat tyto možnosti bez nutnosti nové e-mailové adresy nebo migrace.