Casella condivisa Outlook: configurazione, uso e problemi
Una cassetta postale condivisa di Outlook è una cassetta postale gestita centralmente a cui più utenti Microsoft 365 con licenza possono accedere per inviare e ricevere email da un indirizzo condiviso. La cassetta postale non necessita di una licenza separata finché rimane entro il limite di 50 GB di Microsoft e non utilizza funzionalità che richiedono una licenza. Per iniziare, chiedi all'amministratore Microsoft 365 di creare la cassetta postale, aggiungerti come membro e concederti le autorizzazioni Accesso completo e Invia come. L'account della cassetta postale condivisa deve rimanere sempre bloccato per l'accesso diretto, secondo le indicazioni ufficiali di Microsoft.
Checklist rapida:
- Azione dell'amministratore richiesta: Crea la cassetta postale nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 (Teams & gruppi > Cassette postali condivise)
- Autorizzazioni da richiedere: Accesso completo (per aprire e leggere) + Invia come (per rispondere come indirizzo condiviso)
- Accesso: Mantieni l'account della cassetta postale condivisa bloccato per l'accesso diretto
- Supporto dei client Outlook: Il nuovo Outlook per Windows, Outlook desktop classico, Outlook sul Web (OWA), Outlook per Mac e Outlook per dispositivi mobili (iOS/Android) supportano tutti le cassette postali condivise
- Assistenza: Microsoft Support e Microsoft Learn sono i riferimenti autorevoli per la configurazione e la risoluzione dei problemi
Sommario
- Che cos'è una cassetta postale condivisa e quando dovresti usarne una?
- Come crea un amministratore una cassetta postale condivisa in Microsoft 365?
- Che cosa significano realmente Accesso completo, Invia come e Invia per conto di?
- Come aggiungi una cassetta postale condivisa in ciascun client Outlook?
- Come si usa una cassetta postale condivisa su Outlook per dispositivi mobili?
- Come funzionano l'invio e gli elementi inviati in una cassetta postale condivisa?
- Quali sono i limiti di archiviazione e quando serve una licenza?
- Come risolvi i problemi di una cassetta postale condivisa che non viene visualizzata o non invia correttamente?
- Quali sono i veri limiti delle cassette postali condivise e come puoi gestirle bene?
- Punti chiave
- La cassetta postale condivisa funziona, finché non smette di farlo
- Quando il tuo team supera le capacità della cassetta postale condivisa nativa
- Fonti utili
- FAQ
Che cos'è una cassetta postale condivisa e quando dovresti usarne una?
Una cassetta postale condivisa è una cassetta postale basata sulla delega, associata a un indirizzo email comune, come support@yourcompany.com, info@ o reception@. I membri autorizzati del team usano i propri account per aprirla, leggere i messaggi e rispondere da quell'indirizzo. Non è una lista di distribuzione, che distribuisce i messaggi ai membri, né una cassetta postale personale con accesso condiviso. È un oggetto distinto di Exchange Online che più persone gestiscono insieme.
Casi d'uso comuni:
- Assistenza clienti: Un indirizzo support@ che consente agli utenti di monitorare e rispondere alle email in arrivo
Un piccolo team di assistenza che gestisce un volume di email sostenibile spesso può lavorare interamente da una cassetta postale condivisa senza strumenti aggiuntivi.
Detto questo, esistono scenari in cui una cassetta postale condivisa non è lo strumento adatto. Se devi inviare newsletter o comunicazioni a un pubblico numeroso, un gruppo Microsoft 365 o una lista di distribuzione è una soluzione migliore. Per i team che hanno requisiti di conservazione legale, conformità avanzata o e-discovery, consulta le indicazioni aggiornate di Microsoft sulle licenze. Se il tuo team ha bisogno di assegnare ticket, impedire risposte duplicate, monitorare gli SLA o conservare la cronologia dei clienti tra le conversazioni, una piattaforma di helpdesk dedicata potrebbe essere più adatta.
Come crea un amministratore una cassetta postale condivisa in Microsoft 365?
Ecco i passaggi per creare una cassetta postale condivisa nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365:
- Accedi all'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 all'indirizzo admin.microsoft.com
- Vai a Teams & gruppi > Cassette postali condivise
- Fai clic su + Aggiungi una cassetta postale condivisa
- Inserisci un nome visualizzato e un indirizzo email per la cassetta postale
- Fai clic su Salva modifiche
- Nella schermata successiva, fai clic su Aggiungi membri e cerca gli utenti che devono avere accesso
- Seleziona ogni membro e fai clic su Salva
Dopo il salvataggio, attendi alcuni minuti, quindi chiudi e riavvia Outlook. Con la mappatura automatica abilitata, la cassetta postale condivisa dovrebbe comparire senza configurazione manuale. La mappatura automatica funziona solo quando le autorizzazioni vengono assegnate direttamente al singolo utente, non tramite un gruppo di sicurezza. Se aggiungi membri tramite un gruppo di sicurezza, dovranno aggiungere manualmente la cassetta postale.
L'account della cassetta postale condivisa è bloccato per l'accesso diretto per impostazione predefinita, e ciò è intenzionale. Non sbloccarlo. Se qualcuno deve accedere direttamente per gestire la cassetta postale, ad esempio per configurare regole in OWA, deve usare le proprie credenziali e aprire la cassetta postale condivisa da lì.
È anche possibile convertire una cassetta postale utente esistente in una cassetta postale condivisa. Può essere utile quando un dipendente lascia l'azienda e vuoi conservare il suo indirizzo email come casella di posta del team. Nell'interfaccia di amministrazione, vai a Utenti > Utenti attivi, seleziona l'utente e scegli Converti in cassetta postale condivisa nella scheda Posta. Puoi rimuovere la licenza in seguito solo se la cassetta postale rientra nel limite di 50 GB e non utilizza una funzionalità che richiede una licenza.
Consiglio: Per aggiungere membri tramite Exchange Online PowerShell, esegui: Add-MailboxPermission -Identity "support@contoso.com" -User "jsmith@contoso.com" -AccessRights FullAccess -AutoMapping $true per ogni utente. Concedi separatamente l'autorizzazione Invia come. Per i controlli di accesso, usa l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 o le indicazioni aggiornate su Microsoft Graph PowerShell.
Che cosa significano realmente Accesso completo, Invia come e Invia per conto di?
La maggior parte della confusione relativa alle cassette postali condivise nasce dalle autorizzazioni. Esistono tre tipi distinti di autorizzazione, che svolgono funzioni diverse.
Accesso completo consente a un utente di aprire la cassetta postale condivisa, leggere i messaggi, spostare gli elementi e gestire le cartelle. Non consente di inviare email. Senza un'autorizzazione di invio separata, un utente con il solo Accesso completo vedrà la cassetta postale, ma non potrà rispondere da essa.
Invia come consente all'utente di inviare email che sembrano provenire direttamente dall'indirizzo condiviso. Il destinatario vede support@yourcompany.com nel campo Da, senza alcuna indicazione della persona che ha effettuato l'invio. È la scelta standard per la maggior parte delle caselle di assistenza e dei team.
Invia per conto di consente all'utente di inviare email in cui il campo Da mostra “Nome mittente per conto di Nome cassetta postale condivisa”. Il destinatario può vedere entrambe le identità. È utile quando è importante sapere chi ha inviato il messaggio, ad esempio quando un assistente esecutivo invia un messaggio per conto del responsabile di un reparto.
| Autorizzazione | Può aprire la cassetta postale | Può inviare come indirizzo condiviso | Il destinatario vede |
|---|---|---|---|
| Solo Accesso completo | Sì | No | N/D |
| Invia come | No (a meno che non sia associato ad Accesso completo) | Sì | Solo l'indirizzo condiviso |
| Invia per conto di | No (a meno che non sia associato ad Accesso completo) | Sì (con attribuzione) | “Utente per conto di Cassetta postale condivisa” |
| Accesso completo + Invia come | Sì | Sì | Solo l'indirizzo condiviso |
Impostazione predefinita consigliata per i team di assistenza: Concedi Accesso completo + Invia come a ogni utente che necessita di entrambe le funzionalità. In questo modo ottiene pieno accesso in lettura e scrittura e può rispondere come indirizzo condiviso senza che il destinatario veda chi ha effettuato l'invio.
Alcune note pratiche sul comportamento della mappatura automatica:
- La mappatura automatica è abilitata per impostazione predefinita quando concedi l'Accesso completo
- Funziona solo per assegnazioni dirette agli utenti, non per assegnazioni a gruppi di sicurezza
- Per disabilitare la mappatura automatica per un utente specifico, utile quando qualcuno gestisce molte cassette postali condivise, usa PowerShell:
Add-MailboxPermission -Identity "support@contoso.com" -User "jsmith@contoso.com" -AccessRights FullAccess -AutoMapping $false - Le autorizzazioni Invia come e Invia per conto di vengono impostate separatamente dall'Accesso completo e non attivano la mappatura automatica
Come aggiungi una cassetta postale condivisa in ciascun client Outlook?
I passaggi variano in base al client e sapere quale stai usando evita molte frustrazioni. Ecco cosa fare in ciascun client, sulla base delle indicazioni specifiche di Microsoft.
Nuovo Outlook per Windows
Se la mappatura automatica è abilitata, la cassetta postale condivisa dovrebbe comparire dopo il riavvio di Outlook. In caso contrario:
- Nel riquadro delle cartelle, fai clic con il pulsante destro del mouse sul nome del tuo account
- Seleziona Aggiungi cartella o cassetta postale condivisa
- Inserisci il nome o l'indirizzo email della cassetta postale condivisa e selezionalo
Outlook desktop classico
Nella maggior parte dei casi, la mappatura automatica gestisce questa operazione. Se la cassetta postale non compare dopo il riavvio:
- Vai a File > Impostazioni account > Impostazioni account
- Seleziona il tuo account Exchange e fai clic su Cambia
- Fai clic su Altre impostazioni > scheda Avanzate > Aggiungi
- Digita il nome o l'indirizzo email della cassetta postale condivisa e fai clic su OK
Outlook sul Web (OWA)
Per aprire una cassetta postale condivisa in OWA, fai clic sulla tua immagine del profilo in alto a destra, quindi seleziona Apri un'altra cassetta postale. Digita l'indirizzo della cassetta postale condivisa e fai clic su Apri. La cassetta postale si aprirà in una scheda separata del browser. Per aggiungerla come cartella permanente nella barra di spostamento a sinistra, fai clic con il pulsante destro del mouse su Cartelle nel riquadro sinistro, scegli Aggiungi cartella o cassetta postale condivisa e inserisci l'indirizzo.
Outlook per Mac
Outlook per Mac non supporta la mappatura automatica. Ogni utente deve aggiungere manualmente la cassetta postale condivisa:
- Vai a Strumenti > Account e seleziona l'account che dispone dell'accesso
- Seleziona Delega e condivisione, quindi Condivise con me
- Seleziona +, trova la cassetta postale condivisa e aggiungila
Checklist per la risoluzione dei problemi se la cassetta postale non compare:
- Riavvia Outlook e attendi fino a un'ora affinché la mappatura automatica venga propagata
- Verifica che l'amministratore abbia concesso l'Accesso completo direttamente al tuo account utente, non tramite un gruppo di sicurezza
- Prova ad aggiungere manualmente la cassetta postale usando i passaggi sopra indicati per il tuo client
- Verifica che la cassetta postale sia visibile nell'interfaccia di amministrazione di Exchange e che il tuo account sia elencato come membro
Come si usa una cassetta postale condivisa su Outlook per dispositivi mobili?
Outlook per iOS e Android supportano entrambi le cassette postali condivise, ma l'esperienza è leggermente diversa rispetto al desktop. Il flusso ufficiale per aggiungerle sui dispositivi mobili è semplice:
- Apri l'app Outlook per dispositivi mobili e tocca l'icona del profilo in alto a sinistra
- Tocca Aggiungi account
- Seleziona Aggiungi una cassetta postale condivisa
- Inserisci l'indirizzo email della cassetta postale condivisa
- Tocca Aggiungi cassetta postale
La cassetta postale condivisa comparirà quindi nell'elenco degli account in Outlook per dispositivi mobili. Questa funzionalità richiede che sia la cassetta postale principale sia quella condivisa si trovino in Exchange Online e utilizzino la tecnologia di sincronizzazione nativa di Microsoft.
Consiglio: Se l'opzione della cassetta postale condivisa non è disponibile, verifica di aver effettuato l'accesso all'account principale che dispone dell'autorizzazione per accedervi.
Come funzionano l'invio e gli elementi inviati in una cassetta postale condivisa?
Durante la composizione o la risposta, mostra il campo Da se necessario e seleziona l'indirizzo della cassetta postale condivisa. La prima volta potrebbe essere necessario scegliere Altro indirizzo email e inserire l'indirizzo condiviso.
Controlla sempre il campo Da prima di inviare. Il solo Accesso completo non è sufficiente per inviare messaggi; è necessaria anche l'autorizzazione Invia come o Invia per conto di.
Il comportamento degli Elementi inviati è uno dei problemi più comuni. Per impostazione predefinita, un messaggio inviato potrebbe finire nella cartella Elementi inviati personale del mittente invece che nella cartella Elementi inviati della cassetta postale condivisa, rendendolo invisibile agli altri membri del team. Microsoft ha risolto il problema con un'impostazione che copia i messaggi inviati nella cartella Elementi inviati della cassetta postale condivisa. Un amministratore può abilitarla tramite PowerShell:
Set-Mailbox -Identity "support@contoso.com" -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
Una volta abilitata, le copie delle risposte inviate come indirizzo condiviso compaiono nella cartella Elementi inviati condivisa, così l'intero team può vedere ciò che è stato inviato.
Limiti e soluzioni per le firme:
- Nel nuovo Outlook puoi creare più firme e sceglierne una durante la composizione
- In Outlook classico, ogni utente può creare e selezionare manualmente una firma appropriata per la cassetta postale condivisa
- Non abilitare l'accesso diretto alla cassetta postale condivisa solo per gestire una firma
- Per le firme centralizzate, usa un approccio di gestione delle firme approvato dall'organizzazione
Le regole lato server impostate per la cassetta postale condivisa sono un altro strumento utile. Possono instradare o classificare i messaggi in arrivo senza dipendere dalla sessione di Outlook desktop di un singolo utente.
Quali sono i limiti di archiviazione e quando serve una licenza?
Una cassetta postale condivisa può rimanere senza licenza con un massimo di 50 GB di spazio di archiviazione. Gli utenti che vi accedono devono comunque avere cassette postali Exchange Online con licenza. Quando la cassetta postale condivisa si avvicina ai 50 GB, oppure quando hai bisogno dell'archiviazione, della conservazione legale o di un'altra funzionalità con licenza, verifica i requisiti di licenza applicabili.
| Scenario | Serve una licenza? | Spazio disponibile |
|---|---|---|
| Casella di posta condivisa di base entro il limite di 50 GB senza licenza | Non è necessaria alcuna licenza | Spazio secondo le linee guida Microsoft |
| Casella di posta che supera il limite di 50 GB senza licenza | È necessaria una licenza Exchange Online Plan 2 | Fino a 100 GB |
| Cassetta postale di archiviazione (In-Place Archive) | Exchange Online Plan 2, oppure Plan 1 più Exchange Online Archiving | I limiti dell'archivio dipendono dalla licenza e dalla configurazione |
| Conservazione legale o In-Place Hold | Exchange Online Plan 2, oppure Plan 1 più Exchange Online Archiving | La capacità di conservazione dipende dalla licenza e dalla configurazione |
| Conformità avanzata / eDiscovery | Microsoft 365 E3/E5 o componente aggiuntivo | Varia in base al piano |
Se la cassetta postale condivisa è inferiore a 50 GB e non hai bisogno dell'archiviazione, della conservazione legale o di un'altra funzionalità con licenza, può rimanere senza licenza. Per aumentare il limite della cassetta postale a 100 GB, assegna Exchange Online Plan 2. L'archiviazione sul posto e la conservazione legale richiedono Plan 2 oppure Plan 1 con il componente aggiuntivo Exchange Online Archiving. Le funzionalità di conformità avanzata possono avere requisiti di licenza aggiuntivi.
Quando converti una cassetta postale utente in una cassetta postale condivisa, puoi rimuovere la licenza se rimane sotto i 50 GB e non utilizza una funzionalità che richiede una licenza. Se in precedenza la cassetta postale disponeva di una capacità di archiviazione maggiore, il limite scenderà a 50 GB dopo la rimozione della licenza; controlla quindi prima le dimensioni e le funzionalità.
Come risolvi i problemi di una cassetta postale condivisa che non viene visualizzata o non invia correttamente?
La maggior parte dei problemi delle cassette postali condivise rientra in alcune categorie. Esamina questo elenco prima di inoltrare il problema all'assistenza.
Se la cassetta postale non compare in Outlook:
- Riavvia Outlook e attendi fino a un'ora affinché la mappatura automatica venga propagata
- Verifica che l'Accesso completo sia stato concesso direttamente all'account utente, non tramite un gruppo di sicurezza
- Aggiungi manualmente la cassetta postale usando i passaggi specifici del client nella sezione precedente
- Nell'interfaccia di amministrazione di Exchange, verifica che la cassetta postale esista e che l'utente disponga della delega necessaria in Destinatari > Cassette postali
Se la mappatura automatica non funziona:
- Controlla che l'autorizzazione sia stata impostata con
-AutoMapping $true(il valore predefinito) e non sia stata disabilitata esplicitamente - L'appartenenza a un gruppo di sicurezza non attiva la mappatura automatica; lo fanno solo le assegnazioni dirette agli utenti
- Rimuovi e aggiungi nuovamente l'autorizzazione tramite PowerShell per forzare un aggiornamento:
Remove-MailboxPermissionquindiAdd-MailboxPermission
Se ricevi l'errore “Non disponi dell'autorizzazione per inviare il messaggio”:
- Il solo Accesso completo non concede i diritti di invio; verifica che sia stata assegnata anche l'autorizzazione Invia come o Invia per conto di
- Nell'interfaccia di amministrazione di Exchange, vai a Destinatari > Condivise > seleziona la cassetta postale > Gestisci delega della cassetta postale e verifica che l'autorizzazione di invio sia elencata
- Attendi fino a 60 minuti affinché le modifiche alle autorizzazioni vengano propagate prima di eseguire nuovamente il test
- Tramite PowerShell, controlla le autorizzazioni attuali:
Get-RecipientPermission -Identity "support@contoso.com"
Controlli a livello amministrativo:
- Verifica che la cassetta postale non sia nascosta dall'elenco indirizzi, poiché ciò può impedirne la ricerca durante l'aggiunta manuale
- Verifica che la cassetta postale non abbia superato la quota di archiviazione, condizione che può bloccare l'invio
- Controlla la traccia dei messaggi nell'interfaccia di amministrazione di Exchange se un messaggio specifico non viene recapitato
Quali sono i veri limiti delle cassette postali condivise e come puoi gestirle bene?
Una cassetta postale condivisa è uno strumento di coordinamento, non una piattaforma di collaborazione. Questa distinzione è importante a livello operativo.
Requisiti di sicurezza irrinunciabili:
- Mantieni sempre l'account della cassetta postale condivisa bloccato per l'accesso diretto, secondo le indicazioni esplicite di Microsoft. L'accesso diretto interrompe la traccia di controllo, perché le azioni non vengono più attribuite ai singoli utenti.
- Non creare mai una password per l'account della cassetta postale condivisa e non convertirlo in un utente con licenza solo per aggirare la delega. Questo approccio distrugge la tracciabilità e crea un rischio per la sicurezza delle credenziali condivise.
- Gestisci l'accesso tramite la delega (Accesso completo e un'autorizzazione di invio appropriata). Microsoft abilita per impostazione predefinita il controllo delle cassette postali per le azioni supportate di proprietari, delegati e amministratori, ma gli amministratori devono verificare che la configurazione del controllo soddisfi i propri requisiti.
Limiti di scalabilità:
Microsoft documenta un massimo di 25 utenti per una cassetta postale condivisa e avverte che un accesso simultaneo intenso può causare errori di connessione o messaggi duplicati. Con la crescita delle dimensioni del team e del volume dei messaggi, anche l'assenza di assegnazione nativa dei ticket e di monitoraggio degli SLA può diventare un problema operativo. A quel punto i team hanno bisogno di convenzioni esplicite sulla responsabilità o di un helpdesk dedicato.
Procedure operative consigliate che funzionano davvero:
- Usa le categorie a colori per indicare la responsabilità: assegna una categoria, ad esempio “In lavorazione - Sarah”, quando prendi in carico un messaggio e rimuovila una volta risolto
- Crea regole lato server in OWA per instradare automaticamente mittenti o oggetti specifici verso sottocartelle, riducendo il rumore nella posta in arrivo
- Nomina ogni giorno un responsabile o un utente di turno per la posta in arrivo durante il proprio turno, così che ci sia sempre una persona responsabile del triage
- Imposta la copia degli Elementi inviati (
MessageCopyForSentAsEnabled) in modo che tutte le risposte inviate siano visibili all'intero team - Non spostare mai i messaggi dalla cassetta postale condivisa a una cartella personale; conserva tutto nella cassetta postale condivisa affinché il team disponga del contesto completo
Elenco delle operazioni da non fare:
- Non concedere l'accesso tramite gruppi di sicurezza se vuoi che la mappatura automatica funzioni
- Non affidarti agli Elementi inviati personali per le risposte dalla cassetta postale condivisa
- Non usare la cassetta postale condivisa come archivio personale spostandovi messaggi non correlati
Consiglio: Verifica trimestralmente i membri della cassetta postale condivisa. Le persone cambiano ruolo, lasciano i team o lasciano l'azienda, e le autorizzazioni di Accesso completo obsolete rappresentano una lacuna di sicurezza. Nell'interfaccia di amministrazione di Exchange, estrai l'elenco dei membri in Destinatari > Condivise e confrontalo con l'elenco attuale del team.
Punti chiave
Una cassetta postale condivisa in Microsoft 365 offre ai team un indirizzo condiviso basato sulla delega, che può rimanere senza licenza fino a 50 GB, ma le persone che la utilizzano devono avere cassette postali Exchange Online con licenza. Richiede inoltre una configurazione attenta delle autorizzazioni e disciplina operativa per evitare risposte perse e lacune di sicurezza.
| Punto | Dettagli |
|---|---|
| L'amministratore crea, i membri accedono | Solo un amministratore può creare la cassetta postale; assegna Accesso completo + Invia come direttamente a ogni utente, non tramite gruppi di sicurezza. |
| 50 GB senza licenza, licenza quando necessario | La cassetta postale può rimanere senza licenza fino a 50 GB; assegna Exchange Online Plan 2 per aumentare il limite a 100 GB. |
| Blocca sempre l'accesso | Mantieni l'account della cassetta postale condivisa bloccato per l'accesso diretto, così da preservare le tracce di controllo e la sicurezza. |
| È necessaria disciplina operativa | Usa categorie, regole lato server e un responsabile giornaliero per evitare risposte perse o duplicate. |
| Deskhero per i team che hanno esigenze maggiori | Quando diventano necessarie l'assegnazione dei ticket, gli SLA o la reportistica, Deskhero collega la tua cassetta postale Microsoft 365 a un flusso di lavoro per helpdesk. |
La cassetta postale condivisa funziona, finché non smette di farlo
Una cassetta postale condivisa è utile per un piccolo team con un volume gestibile e regole operative chiare. I problemi iniziano quando un team considera la visibilità della cassetta postale un sostituto della responsabilità.
Tutti possono vedere la posta in arrivo, ma questo non indica al team chi è responsabile di ciascun messaggio. Un responsabile giornaliero, un sistema di categorie e una regola chiara per i messaggi senza responsabile possono ridurre il lavoro non gestito.
Anche la visibilità degli Elementi inviati è importante. Quando le risposte rimangono solo negli Elementi inviati personali, gli altri utenti non hanno una visione completa della conversazione. Abilitare MessageCopyForSentAsEnabled aiuta a preservare questo contesto condiviso.
Valuta un helpdesk quando il team dedica troppo tempo a coordinare le responsabilità o ha bisogno di assegnazioni formali, monitoraggio degli SLA e reportistica.
Quando il tuo team supera le capacità della cassetta postale condivisa nativa
A un certo punto, categorie e responsabili giornalieri non sono più sufficienti. Quando il team di assistenza ha bisogno di responsabilità chiare, monitoraggio degli SLA o report sui tempi di prima risposta, la cassetta postale condivisa nativa ha raggiunto il proprio limite operativo.
Deskhero si collega direttamente alla cassetta postale Microsoft 365 esistente e la trasforma in una posta in arrivo condivisa con ticket, senza un nuovo indirizzo email né una migrazione. Le email in arrivo diventano ticket che possono essere assegnati a utenti e gruppi. Deskhero include regole di automazione, criteri SLA, statistiche, risposte generate dall'IA basate sulla conoscenza dell'area di lavoro e un raggruppamento per argomenti che mappa i temi tra i ticket. La sincronizzazione email bidirezionale consente ai clienti di continuare a ricevere risposte dall'indirizzo della tua azienda. Le risposte automatiche sono facoltative.
Deskhero offre una prova gratuita di 30 giorni senza richiedere una carta di credito.
Fonti utili
La documentazione ufficiale Microsoft è il riferimento autorevole per configurazione, autorizzazioni e licenze. Queste pagine sono gestite da Microsoft e riflettono il comportamento attuale del prodotto:
- Informazioni sulle cassette postali condivise in Microsoft 365, Microsoft Learn
- Aprire e usare una cassetta postale condivisa in Outlook | Microsoft Support
- Creare una cassetta postale condivisa, amministrazione di Microsoft 365
- Limiti di Exchange Online, Microsoft Learn
- Considerazioni / Limitazioni per le cassette postali condivise di Microsoft 365 - UTD Atlas KB
- Concedere l'accesso a una cassetta postale condivisa in Microsoft 365 - Deskhero
Consulta le pagine ufficiali Microsoft Learn e Microsoft Support per gli aggiornamenti su licenze e conformità, poiché limiti e disponibilità delle funzionalità cambiano con ogni aggiornamento del servizio Exchange Online.
FAQ
Che cos'è una cassetta postale condivisa in Outlook?
Una cassetta postale condivisa è una cassetta postale Microsoft 365 basata sulla delega, a cui più utenti possono accedere usando le proprie credenziali per inviare e ricevere email da un indirizzo comune come support@ o info@. Non richiede una licenza separata per la cassetta postale stessa, fino a 50 GB, e l'account associato deve rimanere bloccato per l'accesso diretto.
Quali sono i principali svantaggi dell'utilizzo di una cassetta postale condivisa?
Le cassette postali condivise non dispongono nativamente dell'assegnazione dei ticket e del monitoraggio degli SLA, quindi i team devono affidarsi a convenzioni manuali, come categorie e responsabili giornalieri, per ridurre le risposte duplicate o perse. Microsoft documenta inoltre alcune lacune funzionali nel nuovo Outlook, inclusi i contatti condivisi non disponibili e il supporto per i componenti aggiuntivi dipendente dallo scenario.
In che modo una cassetta postale condivisa differisce dalla posta in arrivo di un gruppo Microsoft 365?
Una cassetta postale condivisa usa la delega (Accesso completo, Invia come) e appare come una cassetta postale standard in Outlook, mentre un gruppo Microsoft 365 dispone di un proprio modello di appartenenza, una posta in arrivo di gruppo, un calendario condiviso e un sito SharePoint. I gruppi sono più adatti alla collaborazione tra team e ai grandi destinatari; le cassette postali condivise sono migliori per un indirizzo del team che deve inviare e ricevere messaggi come un'unica identità.
Come accedo alla mia cassetta postale condivisa in Outlook?
Se l'amministratore ti ha concesso direttamente l'Accesso completo, la cassetta postale condivisa dovrebbe comparire in Outlook dopo il riavvio. In caso contrario, in Outlook classico usa File > Impostazioni account > Impostazioni account. Nel nuovo Outlook, fai clic con il pulsante destro del mouse sul tuo account nel riquadro delle cartelle e seleziona Aggiungi cartella o cassetta postale condivisa.
Quando dovrebbe un team passare da una cassetta postale condivisa a uno strumento di helpdesk?
Il segnale più chiaro si presenta quando il team inizia a dedicare tempo a coordinare chi è responsabile di ogni email invece di rispondere. Se hai bisogno di assegnazione dei ticket, report sui tempi di prima risposta o criteri SLA, Deskhero può collegarsi alla cassetta postale Microsoft 365 esistente e aggiungere queste funzionalità senza richiedere un nuovo indirizzo email o una migrazione.