Deskhero
Nederlands
Probeer gratis

← Back to articles

Gedeelde Outlook-mailbox: instellen, gebruiken en problemen oplossen

Gedeelde Outlook-mailbox: instellen, gebruiken en problemen oplossen

Een gedeelde Outlook-mailbox is een centraal beheerde mailbox waartoe meerdere gelicentieerde Microsoft 365-gebruikers toegang hebben om e-mail te verzenden en te ontvangen vanaf een gedeeld adres. De mailbox zelf heeft geen afzonderlijke licentie nodig zolang deze binnen Microsoft's limiet van 50 GB blijft en geen functies gebruikt waarvoor een licentie vereist is. Vraag om te beginnen aan je Microsoft 365-beheerder om de mailbox te maken, jou als lid toe te voegen en de machtigingen Volledige toegang plus Verzenden als toe te kennen. Het account van de gedeelde mailbox moet altijd geblokkeerd blijven voor directe aanmelding, volgens de eigen richtlijnen van Microsoft.

Snelle checklist:

  • Actie van beheerder vereist: Maak de mailbox in het Microsoft 365-beheercentrum (Teams & groepen > Gedeelde mailboxen)
  • Aan te vragen machtigingen: Volledige toegang (om te openen en te lezen) + Verzenden als (om te antwoorden als het gedeelde adres)
  • Aanmelden: Houd het account van de gedeelde mailbox geblokkeerd voor directe aanmelding
  • Ondersteuning door Outlook-clients: Nieuwe Outlook voor Windows, klassieke Outlook-desktopapp, Outlook op het web (OWA), Outlook voor Mac en Outlook mobiel (iOS/Android) ondersteunen allemaal gedeelde mailboxen
  • Hulp: Microsoft Support en Microsoft Learn zijn de gezaghebbende bronnen voor configuratie en probleemoplossing

Inhoudsopgave

Wat is een gedeelde mailbox en wanneer moet je die gebruiken?

Een gedeelde mailbox is een mailbox op basis van machtiging die is gekoppeld aan een gemeenschappelijk e-mailadres, zoals support@yourcompany.com, info@ of reception@. Geautoriseerde teamleden gebruiken hun eigen accounts om de mailbox te openen, berichten te lezen en antwoorden te verzenden. Het is geen distributielijst, die berichten naar leden verspreidt, en ook geen persoonlijke mailbox met gedeelde toegang. Het is een afzonderlijk mailboxobject in Exchange Online dat door meerdere personen gezamenlijk wordt beheerd.

Veelvoorkomende toepassingen:

  • Klantenondersteuning: Een support@-adres waarop gebruikers binnenkomende e-mail controleren en beantwoorden

Een klein supportteam dat een beheersbare hoeveelheid e-mail verwerkt, kan vaak volledig vanuit een gedeelde mailbox werken zonder aanvullende hulpmiddelen.

Toch zijn er situaties waarin een gedeelde mailbox niet het juiste hulpmiddel is. Als je nieuwsbrieven of aankondigingen naar een groot publiek wilt verzenden, passen een Microsoft 365-groep of distributielijst beter. Voor teams met eisen rond een juridische bewaarplicht, geavanceerde compliance of e-discovery kun je de actuele licentierichtlijnen van Microsoft raadplegen. Als je team tickettoewijzing, bescherming tegen dubbele antwoorden, SLA-tracking of klantgeschiedenis over meerdere gesprekken nodig heeft, kan een speciaal helpdeskplatform beter geschikt zijn.

Hoe maakt een beheerder een gedeelde mailbox in Microsoft 365?

Dit zijn de stappen om een gedeelde mailbox te maken in het Microsoft 365-beheercentrum:

  1. Meld je aan bij het Microsoft 365-beheercentrum via admin.microsoft.com
  2. Ga naar Teams & groepen > Gedeelde mailboxen
  3. Klik op + Een gedeelde mailbox toevoegen
  4. Voer een weergavenaam en e-mailadres voor de mailbox in
  5. Klik op Wijzigingen opslaan
  6. Klik in het volgende scherm op Leden toevoegen en zoek de gebruikers die toegang nodig hebben
  7. Selecteer elk lid en klik op Opslaan

Wacht na het opslaan enkele minuten en sluit Outlook vervolgens af en start het opnieuw. Als automapping is ingeschakeld, moet de gedeelde mailbox zonder handmatige configuratie verschijnen. Automapping werkt alleen wanneer machtigingen rechtstreeks aan de afzonderlijke gebruiker worden toegekend, niet via een beveiligingsgroep. Als je leden via een beveiligingsgroep toevoegt, moeten zij de mailbox handmatig toevoegen.

Het account van de gedeelde mailbox wordt standaard geblokkeerd voor directe aanmelding, en dat is opzettelijk. Hef deze blokkering niet op. Als iemand zich rechtstreeks moet aanmelden om de mailbox te beheren, bijvoorbeeld om regels in OWA in te stellen, moet die persoon de eigen aanmeldgegevens gebruiken en de gedeelde mailbox van daaruit openen.

Een bestaande gebruikersmailbox omzetten naar een gedeelde mailbox is ook mogelijk. Dit kan handig zijn wanneer een medewerker vertrekt en je diens e-mailadres als teaminbox wilt behouden. Ga in het beheercentrum naar Gebruikers > Actieve gebruikers, selecteer de gebruiker en kies op het tabblad Mail de optie Omzetten naar gedeelde mailbox. Je kunt de licentie daarna alleen verwijderen als de mailbox binnen de limiet van 50 GB blijft en geen functie gebruikt waarvoor een licentie vereist is.

Pro-tip: Voer de volgende opdracht uit om leden toe te voegen via Exchange Online PowerShell: Add-MailboxPermission -Identity "support@contoso.com" -User "jsmith@contoso.com" -AccessRights FullAccess -AutoMapping $true voor elke gebruiker. Ken Verzenden als afzonderlijk toe. Gebruik voor aanmeldingsbeheer het Microsoft 365-beheercentrum of de actuele richtlijnen voor Microsoft Graph PowerShell.

Hoe maakt een beheerder een gedeelde mailbox in Microsoft 365? Overzichtsdiagram

Wat betekenen Volledige toegang, Verzenden als en Verzenden namens precies?

De meeste verwarring rond gedeelde mailboxen begint bij de machtigingen. Er zijn drie verschillende typen machtigingen en ze doen elk iets anders.

Volledige toegang geeft een gebruiker de mogelijkheid om de gedeelde mailbox te openen, berichten te lezen, items te verplaatsen en mappen te beheren. Hiermee kan de gebruiker geen e-mail verzenden. Zonder afzonderlijke verzendmachtiging kan een gebruiker met alleen Volledige toegang de mailbox wel zien, maar niet vanuit de mailbox antwoorden.

Verzenden als geeft de gebruiker de mogelijkheid om e-mail te verzenden die rechtstreeks van het gedeelde adres afkomstig lijkt te zijn. De ontvanger ziet support@yourcompany.com in het veld Van, zonder aanwijzing welke individuele gebruiker het bericht heeft verzonden. Dit is voor de meeste support- en teaminboxen de standaardkeuze.

Verzenden namens geeft de gebruiker de mogelijkheid om e-mail te verzenden waarbij in het veld Van “Naam afzender namens Naam gedeelde mailbox” staat. De ontvanger kan beide identiteiten zien. Dit is nuttig wanneer transparantie over de afzender belangrijk is, bijvoorbeeld wanneer een directieassistent namens een afdelingshoofd verzendt.

Machtiging Kan mailbox openen Kan verzenden als gedeeld adres Wat ziet de ontvanger?
Alleen Volledige toegang Ja nee N.v.t.
Verzenden als nee (tenzij gecombineerd met Volledige toegang) Ja Alleen gedeeld adres
Verzenden namens nee (tenzij gecombineerd met Volledige toegang) Ja (met vermelding) “Gebruiker namens gedeelde mailbox”
Volledige toegang + Verzenden als Ja Ja Alleen gedeeld adres

Aanbevolen standaard voor supportteams: Ken Volledige toegang + Verzenden als toe aan elke gebruiker die beide mogelijkheden nodig heeft. Zo krijgen zij volledige lees- en schrijfrechten en kunnen ze als het gedeelde adres antwoorden zonder zichtbare vermelding van de afzender voor de ontvanger.

Enkele praktische opmerkingen over automapping:

  • Automapping wordt standaard ingeschakeld wanneer je Volledige toegang toekent
  • Het werkt alleen voor rechtstreekse toewijzingen aan gebruikers, niet voor toewijzingen aan beveiligingsgroepen
  • Gebruik PowerShell om automapping voor een specifieke gebruiker uit te schakelen, bijvoorbeeld wanneer iemand veel gedeelde mailboxen beheert: Add-MailboxPermission -Identity "support@contoso.com" -User "jsmith@contoso.com" -AccessRights FullAccess -AutoMapping $false
  • De machtigingen Verzenden als en Verzenden namens worden afzonderlijk van Volledige toegang ingesteld en starten geen automapping

Hoe voeg je een gedeelde mailbox toe in elke Outlook-client?

De stappen verschillen per client. Als je weet welke client je gebruikt, voorkom je veel frustratie. Hieronder lees je wat je in elke client moet doen, op basis van de clientspecifieke richtlijnen van Microsoft.

Nieuwe Outlook voor Windows

Als automapping is ingeschakeld, moet de gedeelde mailbox verschijnen nadat je Outlook opnieuw hebt gestart. Als dat niet gebeurt:

  • Klik in het mappenvenster met de rechtermuisknop op je accountnaam
  • Selecteer Gedeelde map of mailbox toevoegen
  • Voer de naam of het e-mailadres van de gedeelde mailbox in en selecteer deze

Klassieke Outlook-desktopapp

In de meeste gevallen regelt automapping dit. Als de mailbox na het opnieuw starten niet verschijnt:

  • Ga naar Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen
  • Selecteer je Exchange-account en klik op Wijzigen
  • Klik op Meer instellingen > tabblad Geavanceerd > Toevoegen
  • Typ de naam of het e-mailadres van de gedeelde mailbox en klik op OK

Outlook op het web (OWA)

Als je een gedeelde mailbox wilt openen in OWA, klik je rechtsboven op je profielfoto en selecteer je Een andere mailbox openen. Typ het adres van de gedeelde mailbox en klik op Openen. De mailbox wordt geopend in een afzonderlijk browsertabblad. Als je de mailbox als permanente map in de linkernavigatie wilt toevoegen, klik je in het linkerpaneel met de rechtermuisknop op Mappen, kies je Gedeelde map of mailbox toevoegen en voer je het adres in.

Outlook voor Mac

Outlook voor Mac ondersteunt geen automapping. Elke gebruiker moet de gedeelde mailbox handmatig toevoegen:

  • Ga naar Extra > Accounts en selecteer het account met toegang
  • Selecteer Delegatie en delen en vervolgens Met mij gedeeld
  • Selecteer +, zoek de gedeelde mailbox en voeg deze toe

Checklist voor probleemoplossing als de mailbox niet verschijnt:

  • Start Outlook opnieuw en wacht maximaal één uur totdat automapping is doorgevoerd
  • Controleer of de beheerder Volledige toegang rechtstreeks aan je gebruikersaccount heeft toegekend, niet via een beveiligingsgroep
  • Probeer de mailbox handmatig toe te voegen met de bovenstaande stappen voor jouw client
  • Controleer of de mailbox zichtbaar is in het Exchange-beheercentrum en of je account als lid staat vermeld

Hoe gebruik je een gedeelde mailbox in Outlook mobiel?

Outlook voor iOS en Android ondersteunt gedeelde mailboxen, maar de werking verschilt enigszins van die op desktop. De officiële mobiele procedure voor toevoegen is eenvoudig:

  1. Open de mobiele Outlook-app en tik linksboven op je profielpictogram
  2. Tik op Account toevoegen
  3. Selecteer Een gedeelde mailbox toevoegen
  4. Voer het e-mailadres van de gedeelde mailbox in
  5. Tik op Mailbox toevoegen

De gedeelde mailbox verschijnt vervolgens in je accountlijst in Outlook mobiel. Voor deze functie moeten zowel je primaire mailbox als de gedeelde mailbox zich in Exchange Online bevinden en de native synchronisatietechnologie van Microsoft gebruiken.

Pro-tip: Als de optie voor een gedeelde mailbox ontbreekt, controleer dan of je bent aangemeld bij het primaire account dat gemachtigd is om toegang te krijgen.

Hoe werken verzenden en Verzonden items in een gedeelde mailbox?

Laat tijdens het opstellen of beantwoorden indien nodig het veld Van zien en selecteer het adres van de gedeelde mailbox. De eerste keer moet je mogelijk Ander e-mailadres kiezen en het gedeelde adres invoeren.

Controleer altijd het veld Van voordat je verzendt. Alleen Volledige toegang is niet voldoende om te verzenden; je hebt ook de machtiging Verzenden als of Verzenden namens nodig.

Het gedrag van Verzonden items is een van de meest voorkomende knelpunten. Standaard kan een verzonden bericht in de persoonlijke map Verzonden items van de afzender terechtkomen in plaats van in de map Verzonden items van de gedeelde mailbox. Daardoor is het bericht onzichtbaar voor andere teamleden. Microsoft heeft hiervoor een instelling beschikbaar gemaakt die verzonden berichten kopieert naar de map Verzonden items van de gedeelde mailbox. Een beheerder kan dit via PowerShell inschakelen:

Set-Mailbox -Identity "support@contoso.com" -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Nadat deze instelling is ingeschakeld, verschijnen kopieën van antwoorden die als het gedeelde adres zijn verzonden in de gedeelde map Verzonden items, zodat het hele team kan zien wat er is verzonden.

Beperkingen en oplossingen voor handtekeningen:

  • In de nieuwe Outlook kun je meerdere handtekeningen maken en er tijdens het opstellen een kiezen
  • In de klassieke Outlook kan elke gebruiker een geschikte handtekening voor de gedeelde mailbox maken en handmatig selecteren
  • Schakel directe aanmelding bij de gedeelde mailbox niet in alleen om een handtekening te beheren
  • Gebruik voor gecentraliseerde handtekeningen een door de organisatie goedgekeurde aanpak voor handtekeningbeheer

Server-side regels voor de gedeelde mailbox zijn een ander nuttig hulpmiddel. Hiermee kun je binnenkomende berichten routeren of categoriseren zonder afhankelijk te zijn van de Outlook-sessie op de desktop van één gebruiker.

Wat zijn de opslaglimieten en wanneer heb je een licentie nodig?

Een gedeelde mailbox kan zonder licentie blijven tot maximaal 50 GB opslag. De gebruikers die er toegang toe hebben, hebben nog steeds gelicentieerde Exchange Online-mailboxen nodig. Zodra de gedeelde mailbox de 50 GB nadert, of wanneer je archivering, een juridische bewaarplicht of een andere gelicentieerde functie nodig hebt, moet je de toepasselijke licentievereisten controleren.

Scenario Licentie nodig? Beschikbare opslag
Basisgedeelde inbox onder de ongelicentieerde limiet van 50 GB Geen licentie nodig Opslag volgens de richtlijnen van Microsoft
Inbox groter dan de ongelicentieerde limiet van 50 GB Exchange Online Plan 2-licentie vereist Maximaal 100 GB
Archiefmailbox (In-Place Archive) Exchange Online Plan 2, of Plan 1 plus Exchange Online Archiving Archieflimieten zijn afhankelijk van licentie en configuratie
Juridische bewaarplicht of In-Place Hold Exchange Online Plan 2, of Plan 1 plus Exchange Online Archiving Retentiecapaciteit is afhankelijk van licentie en configuratie
Geavanceerde compliance / eDiscovery Microsoft 365 E3/E5 of add-on Verschilt per abonnement

Als je gedeelde mailbox kleiner is dan 50 GB en je geen archivering, juridische bewaarplicht of andere gelicentieerde functie nodig hebt, kan deze zonder licentie blijven. Wijs Exchange Online Plan 2 toe om de mailboxlimiet te verhogen naar 100 GB. In-place-archivering en een juridische bewaarplicht vereisen Plan 2 of Plan 1 met de add-on Exchange Online Archiving. Voor geavanceerde compliancefuncties kunnen aanvullende licentievereisten gelden.

Wanneer je een gebruikersmailbox omzet naar een gedeelde mailbox, kun je de licentie verwijderen als de mailbox onder 50 GB blijft en geen functie gebruikt waarvoor licenties vereist zijn. Als de mailbox eerder een grotere opslagtoewijzing had, daalt de limiet na het verwijderen van de licentie naar 50 GB. Controleer daarom eerst de omvang en functies.

Hoe los je problemen op met een gedeelde mailbox die niet verschijnt of niet goed verzendt?

De meeste problemen met gedeelde mailboxen vallen in enkele categorieën. Doorloop deze lijst voordat je het probleem escaleert.

Als de mailbox niet verschijnt in Outlook:

  1. Start Outlook opnieuw en wacht maximaal één uur totdat automapping is doorgevoerd
  2. Controleer of Volledige toegang rechtstreeks aan het gebruikersaccount is toegekend, niet via een beveiligingsgroep
  3. Voeg de mailbox handmatig toe met de clientspecifieke stappen in het bovenstaande gedeelte
  4. Controleer in het Exchange-beheercentrum of de mailbox bestaat en de gebruiker de vereiste delegatie heeft via Geadresseerden > Mailboxen

Als automapping niet werkt:

  • Controleer of de machtiging is ingesteld met -AutoMapping $true (de standaardwaarde) en niet expliciet is uitgeschakeld
  • Lidmaatschap van een beveiligingsgroep activeert geen automapping; alleen rechtstreekse toewijzingen aan gebruikers doen dat
  • Verwijder de machtiging en voeg deze via PowerShell opnieuw toe om een vernieuwing af te dwingen: Remove-MailboxPermission en vervolgens Add-MailboxPermission

Als je de foutmelding “Je hebt geen machtiging om het bericht te verzenden” krijgt:

  • Alleen Volledige toegang geeft geen verzendrechten; controleer of Verzenden als of Verzenden namens ook is toegewezen
  • Ga in het Exchange-beheercentrum naar Geadresseerden > Gedeeld > selecteer de mailbox > Mailboxdelegatie beheren en controleer of de verzendmachtiging wordt vermeld
  • Wacht maximaal 60 minuten totdat machtigingswijzigingen zijn doorgevoerd voordat je opnieuw test
  • Controleer de huidige machtigingen via PowerShell: Get-RecipientPermission -Identity "support@contoso.com"

Controles op beheerdersniveau:

  • Controleer of de gedeelde mailbox niet verborgen is in de adreslijst, omdat deze daardoor mogelijk niet wordt gevonden bij handmatig toevoegen
  • Controleer of de mailbox de opslagquota niet heeft overschreden, omdat dit verzenden kan blokkeren
  • Controleer de berichttracering in het Exchange-beheercentrum als een specifiek bericht niet wordt afgeleverd

Wat zijn de werkelijke beperkingen van gedeelde mailboxen en hoe beheer je ze goed?

Een gedeelde mailbox is een hulpmiddel voor coördinatie, geen samenwerkingsplatform. Dat onderscheid is operationeel belangrijk.

Niet-onderhandelbare beveiligingsregels:

  • Houd het account van de gedeelde mailbox altijd geblokkeerd voor directe aanmelding, volgens de expliciete richtlijnen van Microsoft. Directe aanmelding verbreekt het audittraject, omdat acties niet langer aan afzonderlijke gebruikers worden toegeschreven.
  • Maak nooit een wachtwoord voor het account van de gedeelde mailbox en zet het niet om naar een gelicentieerde gebruiker om delegatie te omzeilen. Hierdoor gaat de controleerbaarheid verloren en ontstaat een beveiligingsrisico door gedeelde aanmeldgegevens.
  • Beheer toegang via delegatie (Volledige toegang en een passende verzendmachtiging). Microsoft schakelt mailboxauditing standaard in voor ondersteunde acties van eigenaren, gemachtigden en beheerders, maar beheerders moeten controleren of hun auditconfiguratie aan hun vereisten voldoet.

Schaalbaarheidslimieten:

Microsoft documenteert een maximum van 25 gebruikers voor een gedeelde mailbox en waarschuwt dat intensieve gelijktijdige toegang verbindingsfouten of dubbele berichten kan veroorzaken. Naarmate de teamomvang en het berichtvolume groeien, kan het ontbreken van native tickettoewijzing en SLA-tracking ook een operationeel probleem worden. Teams hebben dan expliciete afspraken over eigenaarschap of een speciale helpdesk nodig.

Operationele best practices die echt werken:

  • Gebruik kleurcategorieën om eigenaarschap aan te geven: wijs een categorie toe, bijvoorbeeld “In behandeling - Sarah”, wanneer je een bericht oppakt en verwijder deze wanneer het is opgelost
  • Maak server-side regels in OWA om specifieke afzenders of onderwerpen automatisch naar submappen te routeren en zo inboxruis te verminderen
  • Wijs een dagelijkse eigenaar of bereikbaarheidsgebruiker aan die tijdens diens dienst verantwoordelijk is voor de inbox, zodat er altijd één persoon verantwoordelijk is voor de eerste beoordeling
  • Stel de kopieerinstelling voor Verzonden items in (MessageCopyForSentAsEnabled), zodat alle verzonden antwoorden zichtbaar zijn voor het hele team
  • Verplaats berichten nooit vanuit de gedeelde mailbox naar een persoonlijke map; houd alles in de gedeelde mailbox zodat het team de volledige context behoudt

Lijst met dingen die je niet moet doen:

  • Ken geen toegang toe via beveiligingsgroepen als je wilt dat automapping werkt
  • Vertrouw niet op persoonlijke mappen Verzonden items voor antwoorden vanuit de gedeelde mailbox
  • Gebruik de gedeelde mailbox niet als persoonlijk archief door ongerelateerde berichten ernaartoe te verplaatsen

Pro-tip: Controleer elk kwartaal het lidmaatschap van de gedeelde mailbox. Mensen veranderen van functie, verlaten teams of verlaten het bedrijf, en verouderde machtigingen voor Volledige toegang vormen een beveiligingslek. Haal in het Exchange-beheercentrum de ledenlijst op via Geadresseerden > Gedeeld en vergelijk deze met de actuele teamlijst.

Belangrijkste punten

Een gedeelde mailbox in Microsoft 365 geeft teams een gedeeld adres op basis van delegatie dat tot 50 GB zonder licentie kan blijven, maar de mensen die de mailbox gebruiken hebben gelicentieerde Exchange Online-mailboxen nodig. Ook zijn een zorgvuldige configuratie van machtigingen en operationele discipline vereist om gemiste antwoorden en beveiligingslekken te voorkomen.

Punt Details
Beheerder maakt aan, leden krijgen toegang Alleen een beheerder kan de mailbox maken; ken Volledige toegang + Verzenden als rechtstreeks aan elke gebruiker toe, niet via beveiligingsgroepen.
50 GB zonder licentie, licentie wanneer nodig De mailbox kan tot 50 GB zonder licentie blijven; wijs Exchange Online Plan 2 toe om de mailboxlimiet te verhogen naar 100 GB.
Aanmelding altijd blokkeren Houd het account van de gedeelde mailbox geblokkeerd voor directe aanmelding om audittrajecten en beveiliging te behouden.
Operationele discipline vereist Gebruik categorieën, server-side regels en een dagelijkse eigenaar om gemiste of dubbele antwoorden te voorkomen.
Deskhero voor teams die meer nodig hebben Wanneer tickettoewijzing, SLA's of rapportage noodzakelijk worden, koppelt Deskhero je Microsoft 365-mailbox aan een helpdeskworkflow.

De gedeelde mailbox werkt — totdat dat niet meer het geval is

Een gedeelde mailbox is nuttig voor een klein team met een beheersbaar volume en duidelijke werkafspraken. Problemen ontstaan wanneer een team zichtbaarheid van de mailbox als vervanging voor eigenaarschap beschouwt.

Iedereen kan de inbox zien, maar dat vertelt het team niet wie verantwoordelijk is voor elk bericht. Een dagelijkse eigenaar, een categoriesysteem en een duidelijke regel voor berichten zonder eigenaar kunnen gemist werk verminderen.

Zichtbaarheid van Verzonden items is eveneens belangrijk. Wanneer antwoorden alleen in persoonlijke mappen Verzonden items blijven staan, hebben andere gebruikers geen volledig beeld van het gesprek. Door MessageCopyForSentAsEnabled in te schakelen, blijft die gedeelde context behouden.

Overweeg een helpdesk wanneer het team te veel tijd besteedt aan het coördineren van eigenaarschap of formele toewijzing, SLA-tracking en rapportage nodig heeft.

Wanneer je team de native gedeelde mailbox ontgroeit

Op een bepaald moment zijn categorieën en dagelijkse eigenaars niet meer voldoende. Wanneer je supportteam duidelijk eigenaarschap, SLA-tracking of rapportage over de eerste reactie nodig heeft, heeft de native gedeelde mailbox zijn operationele grens bereikt.

Deskhero

Deskhero maakt rechtstreeks verbinding met je bestaande Microsoft 365-mailbox en verandert deze zonder nieuw e-mailadres of migratie in een gedeelde inbox met tickets. Binnenkomende e-mail wordt omgezet in tickets die aan gebruikers en groepen kunnen worden toegewezen. Deskhero bevat automatiseringsregels, SLA-beleid, statistieken, door AI opgestelde antwoorden op basis van kennis in de werkruimte en een Topics-cluster dat thema's over tickets heen in kaart brengt. Dankzij tweerichtingssynchronisatie van e-mail blijven klanten antwoorden ontvangen vanaf je bedrijfsadres. Automatische antwoorden zijn optioneel.

Deskhero biedt een gratis proefperiode van 30 dagen zonder dat een creditcard nodig is.

Nuttige bronnen

De officiële documentatie van Microsoft is de gezaghebbende bron voor configuratie, machtigingen en licenties. Deze pagina's worden door Microsoft onderhouden en weerspiegelen het huidige productgedrag:

Volg de officiële pagina's van Microsoft Learn en Microsoft Support voor updates over licenties en compliance, omdat limieten en beschikbaarheid van functies veranderen bij elke service-update van Exchange Online.

Veelgestelde vragen

Wat is een gedeelde mailbox in Outlook?

Een gedeelde mailbox is een mailbox in Microsoft 365 op basis van delegatie waartoe meerdere gebruikers met hun eigen aanmeldgegevens toegang hebben om e-mail te verzenden en te ontvangen vanaf een gemeenschappelijk adres zoals support@ of info@. Voor de mailbox zelf is geen afzonderlijke licentie nodig tot 50 GB, en het bijbehorende account moet geblokkeerd blijven voor directe aanmelding.

Wat zijn de belangrijkste nadelen van het gebruik van een gedeelde mailbox?

Gedeelde mailboxen hebben geen native tickettoewijzing en SLA-tracking. Teams moeten daarom vertrouwen op handmatige afspraken, zoals categorieën en dagelijkse eigenaars, om dubbele of gemiste antwoorden te beperken. Microsoft documenteert ook ontbrekende functies in de nieuwe Outlook, waaronder niet-beschikbare gedeelde contactpersonen en add-inondersteuning die afhankelijk is van het scenario.

Waarin verschilt een gedeelde mailbox van een Microsoft 365-groepsinbox?

Een gedeelde mailbox gebruikt delegatie (Volledige toegang, Verzenden als) en verschijnt als een standaardmailbox in Outlook, terwijl een Microsoft 365-groep een eigen lidmaatschapsmodel, groepsinbox, gedeelde agenda en SharePoint-site heeft. Groepen zijn beter geschikt voor teamsamenwerking en grote doelgroepen; gedeelde mailboxen zijn beter voor een teamadres dat als één identiteit e-mail moet verzenden en ontvangen.

Hoe krijg ik toegang tot mijn gedeelde mailbox in Outlook?

Als je beheerder rechtstreeks Volledige toegang heeft verleend, moet de gedeelde mailbox in Outlook verschijnen nadat je Outlook opnieuw hebt gestart. Als dat niet gebeurt, ga je in de klassieke Outlook naar Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen. Klik in de nieuwe Outlook met de rechtermuisknop op je account in het mappenvenster en selecteer Gedeelde map of mailbox toevoegen.

Wanneer moet een team overstappen van een gedeelde mailbox naar een helpdeskhulpmiddel?

Het duidelijkste signaal is wanneer je team tijd begint te besteden aan het coördineren van wie eigenaar is van welke e-mail, in plaats van die e-mail te beantwoorden. Als je tickettoewijzing, rapportage over de eerste reactie of SLA-beleid nodig hebt, kan Deskhero verbinding maken met je bestaande Microsoft 365-mailbox en deze mogelijkheden toevoegen zonder dat een nieuw e-mailadres of migratie nodig is.