Outlook koplietojamā pastkaste: iestatīšana, lietošana un problēmu novēršana
Outlook koplietojamā pastkaste ir centralizēti pārvaldīta pastkaste, kurai vairāki licencēti Microsoft 365 lietotāji var piekļūt, lai sūtītu un saņemtu e-pastu no kopīgas adreses. Pašai pastkastei nav nepieciešama atsevišķa licence, kamēr tā nepārsniedz Microsoft noteikto 50 GB ierobežojumu un neizmanto funkcijas, kurām nepieciešama licence. Lai sāktu darbu, lūdziet Microsoft 365 administratoram izveidot pastkasti, pievienot jūs kā dalībnieku un piešķirt Full Access, kā arī Send As atļaujas. Saskaņā ar paša Microsoft norādījumiem, koplietojamās pastkastes kontam vienmēr jābūt bloķētam tiešai pierakstīšanās iespējai.
Īss kontrolsaraksts:
- Nepieciešama administratora darbība: izveidojiet pastkasti Microsoft 365 administrēšanas centrā (Teams & groups > Shared mailboxes)
- Pieprasāmās atļaujas: Full Access (lai atvērtu un lasītu) + Send As (lai atbildētu kā koplietojamā adrese)
- Pierakstīšanās: koplietojamās pastkastes kontam jābūt bloķētam tiešai pierakstīšanās iespējai
- Outlook klientu atbalsts: New Outlook for Windows, Classic Outlook darbvirsmas lietotne, Outlook tīmeklī (OWA), Outlook for Mac un Outlook mobilā lietotne (iOS/Android) atbalsta koplietojamās pastkastes
- Palīdzība: Microsoft Support un Microsoft Learn ir autoritatīvi avoti iestatīšanai un problēmu novēršanai
Satura rādītājs
- Kas ir koplietojamā pastkaste, un kad to vajadzētu izmantot?
- Kā administrators izveido koplietojamo pastkasti Microsoft 365?
- Ko īsti nozīmē Full Access, Send As un Send on Behalf?
- Kā pievienot koplietojamo pastkasti katrā Outlook klientā?
- Kā izmantot koplietojamo pastkasti Outlook mobilajā lietotnē?
- Kā koplietojamā pastkastē darbojas sūtīšana un mape Sent Items?
- Kādi ir krātuves ierobežojumi, un kad nepieciešama licence?
- Kā novērst problēmas, ja koplietojamā pastkaste netiek rādīta vai e-pasti netiek pareizi nosūtīti?
- Kādi ir koplietojamo pastkastu faktiskie ierobežojumi, un kā tās labi pārvaldīt?
- Galvenie secinājumi
- Koplietojamā pastkaste darbojas — līdz brīdim, kad tā vairs nedarbojas
- Kad jūsu komanda pāraug iebūvētās koplietojamās pastkastes iespējas
- Noderīgi avoti
- Bieži uzdotie jautājumi
Kas ir koplietojamā pastkaste, un kad to vajadzētu izmantot?
Koplietojamā pastkaste ir uz deleģēšanu balstīta pastkaste, kas piesaistīta kopīgai e-pasta adresei, piemēram, support@yourcompany.com, info@ vai reception@. Pilnvarotie komandas dalībnieki izmanto savus kontus, lai to atvērtu, lasītu ziņojumus un atbildētu uz tiem. Tā nav adresātu grupa, kas izplata ziņojumus tās dalībniekiem, un tā nav arī personīgā pastkaste ar koplietotu piekļuvi. Tas ir atsevišķs pastkastes objekts Exchange Online vidē, ko kopīgi pārvalda vairāki cilvēki.
Biežākie izmantošanas gadījumi:
- Klientu atbalsts: support@ adrese, kurā Users uzrauga ienākošos e-pastus un atbild uz tiem
Neliela atbalsta komanda, kas apstrādā pārvaldāmu e-pastu apjomu, bieži var pilnībā strādāt no koplietojamās pastkastes, neizmantojot papildu rīkus.
Tomēr ir situācijas, kurās koplietojamā pastkaste nav piemērotākais rīks. Ja nepieciešams sūtīt jaunumus vai paziņojumus lielai auditorijai, labāk piemērota būs Microsoft 365 grupa vai adresātu saraksts. Komandām, kurām nepieciešama tiesvedības aizturēšana, uzlabota atbilstība vai e-atklāšana, pārskatiet Microsoft aktuālās licencēšanas vadlīnijas. Ja komandai nepieciešama biļešu piešķiršana, aizsardzība pret dublētām atbildēm, SLA izsekošana vai klienta vēsture dažādās sarunās, piemērotāka var būt īpaša palīdzības dienesta platforma.
Kā administrators izveido koplietojamo pastkasti Microsoft 365?
Tālāk norādītas darbības koplietojamās pastkastes izveidei Microsoft 365 administrēšanas centrā:
- Pierakstieties Microsoft 365 administrēšanas centrā vietnē admin.microsoft.com
- Atveriet Teams & groups > Shared mailboxes
- Noklikšķiniet uz + Add a shared mailbox
- Ievadiet pastkastes parādāmo nosaukumu un e-pasta adresi
- Noklikšķiniet uz Save changes
- Nākamajā ekrānā noklikšķiniet uz Add members un meklējiet lietotājus, kuriem nepieciešama piekļuve
- Atlasiet katru dalībnieku un noklikšķiniet uz Save
Pēc saglabāšanas uzgaidiet dažas minūtes, pēc tam aizveriet un restartējiet Outlook. Ja ir iespējota automātiskā kartēšana, koplietojamajai pastkastei vajadzētu parādīties bez manuālas iestatīšanas. Automātiskā kartēšana darbojas tikai tad, ja atļaujas ir piešķirtas tieši individuālam lietotājam, nevis ar drošības grupas starpniecību. Ja pievienojat dalībniekus, izmantojot drošības grupu, viņiem pastkaste būs jāpievieno manuāli.
Koplietojamās pastkastes kontam pēc noklusējuma ir bloķēta tiešā pierakstīšanās, un tas ir apzināti. Neatbloķējiet to. Ja kādam nepieciešams tieši pierakstīties, lai pārvaldītu pastkasti, piemēram, iestatītu kārtulas OWA, viņam jāizmanto savi akreditācijas dati un no turienes jāatver koplietojamā pastkaste.
Esošas lietotāja pastkastes pārveidošana par koplietojamu pastkasti arī ir iespējama. Tas var būt noderīgi, kad darbinieks aiziet un jūs vēlaties saglabāt viņa e-pasta adresi kā komandas iesūtni. Administrēšanas centrā atveriet Users > Active users, atlasiet lietotāju un cilnē Mail izvēlieties Convert to shared mailbox. Licenci pēc tam varat noņemt tikai tad, ja pastkaste nepārsniedz 50 GB ierobežojumu un neizmanto funkciju, kurai nepieciešama licence.
Profesionāļa padoms: Lai pievienotu dalībniekus, izmantojot Exchange Online PowerShell, katram lietotājam izpildiet: Add-MailboxPermission -Identity "support@contoso.com" -User "jsmith@contoso.com" -AccessRights FullAccess -AutoMapping $true Send As piešķiriet atsevišķi. Pierakstīšanās vadīklām izmantojiet Microsoft 365 administrēšanas centru vai aktuālās Microsoft Graph PowerShell vadlīnijas.
Ko īsti nozīmē Full Access, Send As un Send on Behalf?
Ar atļaujām sākas lielākā daļa neskaidrību par koplietojamām pastkastēm. Pastāv trīs atšķirīgi atļauju veidi, un katrs no tiem nodrošina citas iespējas.
Full Access ļauj lietotājam atvērt koplietojamo pastkasti, lasīt ziņojumus, pārvietot vienumus un pārvaldīt mapes. Tā neļauj lietotājam sūtīt e-pastu. Bez atsevišķas sūtīšanas atļaujas lietotājs, kuram ir tikai Full Access, redzēs pastkasti, bet nevarēs no tās atbildēt.
Send As ļauj lietotājam nosūtīt e-pastu, kas izskatās tā, it kā tas būtu nosūtīts tieši no koplietojamās adreses. Saņēmējs laukā From redz support@yourcompany.com, nenorādot, kura persona to nosūtījusi. Tā ir standarta izvēle lielākajai daļai atbalsta un komandu iesūtņu.
Send on Behalf ļauj lietotājam nosūtīt e-pastu, kurā laukā From redzams “Sender Name on behalf of Shared Mailbox Name”. Saņēmējs var redzēt abas identitātes. Tas ir noderīgi, ja ir svarīgi norādīt, kas nosūtījis ziņojumu, piemēram, kad izpilddirektora asistents sūta ziņojumu nodaļas vadītāja vārdā.
| Atļauja | Var atvērt pastkasti | Var sūtīt kā koplietojamā adrese | Ko redz saņēmējs |
|---|---|---|---|
| Tikai Full Access | Jā | Nē | N/A |
| Send As | Nē (ja vien nav apvienota ar Full Access) | Jā | Tikai koplietojamo adresi |
| Send on Behalf | Nē (ja vien nav apvienota ar Full Access) | Jā (ar norādi) | “User on behalf of Shared Mailbox” |
| Full Access + Send As | Jā | Jā | Tikai koplietojamo adresi |
Ieteicamais noklusējuma iestatījums atbalsta komandām: piešķiriet Full Access + Send As katram User, kuram nepieciešamas abas iespējas. Tas nodrošina pilnu lasīšanas un rakstīšanas piekļuvi un ļauj atbildēt kā koplietojamā adresei, saņēmējam neredzot konkrētā sūtītāja vārdu.
Dažas praktiskas piezīmes par automātisko kartēšanu:
- Automātiskā kartēšana pēc noklusējuma tiek iespējota, piešķirot Full Access
- Tā darbojas tikai tiešiem lietotāju piešķīrumiem, nevis drošības grupu piešķīrumiem
- Lai atspējotu automātisko kartēšanu konkrētam lietotājam, piemēram, ja kāds pārvalda daudzas koplietojamās pastkastes, izmantojiet PowerShell:
Add-MailboxPermission -Identity "support@contoso.com" -User "jsmith@contoso.com" -AccessRights FullAccess -AutoMapping $false - Send As un Send on Behalf atļaujas tiek iestatītas atsevišķi no Full Access un neaktivizē automātisko kartēšanu
Kā pievienot koplietojamo pastkasti katrā Outlook klientā?
Darbības atšķiras atkarībā no klienta, un, zinot, kuru no tiem izmantojat, varat izvairīties no daudzām neērtībām. Tālāk aprakstīts, kas jādara katrā klientā, pamatojoties uz Microsoft norādījumiem konkrētajiem klientiem.
New Outlook for Windows
Ja ir iespējota automātiskā kartēšana, koplietojamajai pastkastei vajadzētu parādīties pēc Outlook restartēšanas. Ja tā neparādās:
- Mapju rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz sava konta nosaukuma
- Atlasiet Add shared folder or mailbox
- Ievadiet koplietojamās pastkastes nosaukumu vai e-pasta adresi un atlasiet to
Classic Outlook darbvirsmas lietotne
Vairumā gadījumu to nodrošina automātiskā kartēšana. Ja pēc restartēšanas pastkaste neparādās:
- Atveriet File > Account Settings > Account Settings
- Atlasiet savu Exchange kontu un noklikšķiniet uz Change
- Noklikšķiniet uz More Settings > cilne Advanced > Add
- Ierakstiet koplietojamās pastkastes nosaukumu vai e-pasta adresi un noklikšķiniet uz OK
Outlook tīmeklī (OWA)
Lai atvērtu koplietojamo pastkasti OWA, augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz sava profila attēla un atlasiet Open another mailbox. Ievadiet koplietojamās pastkastes adresi un noklikšķiniet uz Open. Pastkaste tiks atvērta atsevišķā pārlūkprogrammas cilnē. Lai to pievienotu kā pastāvīgu mapi kreisajā navigācijas rūtī, kreisajā panelī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz Folders, izvēlieties Add shared folder or mailbox un ievadiet adresi.
Outlook for Mac
Outlook for Mac neatbalsta automātisko kartēšanu. Katram lietotājam koplietojamā pastkaste jāpievieno manuāli:
- Atveriet Tools > Accounts un atlasiet kontu, kuram ir piekļuve
- Atlasiet Delegation and Sharing, pēc tam Shared With Me
- Atlasiet +, atrodiet koplietojamo pastkasti un pievienojiet to
Problēmu novēršanas kontrolsaraksts, ja pastkaste neparādās:
- Restartējiet Outlook un pagaidiet līdz vienai stundai, kamēr automātiskā kartēšana tiek izplatīta
- Pārliecinieties, ka administrators Full Access piešķīris tieši jūsu lietotāja kontam, nevis ar drošības grupas starpniecību
- Mēģiniet pastkasti pievienot manuāli, izmantojot iepriekš norādītās darbības savam klientam
- Pārbaudiet, vai pastkaste ir redzama Exchange administrēšanas centrā un vai jūsu konts ir norādīts kā dalībnieks
Kā izmantot koplietojamo pastkasti Outlook mobilajā lietotnē?
Gan Outlook for iOS, gan Outlook for Android atbalsta koplietojamās pastkastes, taču lietošanas pieredze nedaudz atšķiras no darbvirsmas lietotnes. Oficiālā mobilās pievienošanas plūsma ir vienkārša:
- Atveriet Outlook mobilo lietotni un augšējā kreisajā stūrī pieskarieties sava profila ikonai
- Pieskarieties Add account
- Atlasiet Add a Shared Mailbox
- Ievadiet koplietojamās pastkastes e-pasta adresi
- Pieskarieties Add Mailbox
Pēc tam koplietojamā pastkaste tiks parādīta jūsu kontu sarakstā Outlook mobilajā lietotnē. Šai funkcijai gan jūsu primārajai pastkastei, gan koplietojamajai pastkastei jāatrodas Exchange Online vidē un jāizmanto Microsoft vietējā sinhronizācijas tehnoloģija.
Profesionāļa padoms: Ja koplietojamās pastkastes opcija nav pieejama, pārbaudiet, vai esat pierakstījies primārajā kontā, kuram ir piekļuves atļauja.
Kā koplietojamā pastkastē darbojas sūtīšana un mape Sent Items?
Rakstot jaunu ziņojumu vai atbildot, ja nepieciešams, parādiet lauku From un atlasiet koplietojamās pastkastes adresi. Pirmajā reizē, iespējams, būs jāizvēlas Other email address un jāievada koplietojamā adrese.
Pirms nosūtīšanas vienmēr pārbaudiet lauku From. Ar Full Access vien nepietiek, lai nosūtītu e-pastu; nepieciešama arī Send As vai Send on Behalf atļauja.
Mapes Sent Items darbība ir viena no biežākajām problēmām. Pēc noklusējuma nosūtītais ziņojums var nonākt sūtītāja personīgajā mapē Sent Items, nevis koplietojamās pastkastes mapē Sent Items, tādēļ citi komandas dalībnieki to neredz. Microsoft ir novērsis šo problēmu ar iestatījumu, kas kopē nosūtītos ziņojumus koplietojamās pastkastes mapē Sent Items. Administrators to var iespējot, izmantojot PowerShell:
Set-Mailbox -Identity "support@contoso.com" -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
Pēc iespējošanas atbilžu kopijas, kas nosūtītas kā koplietojamā adrese, parādās koplietojamās pastkastes mapē Sent Items, lai visa komanda varētu redzēt nosūtīto.
Parakstu ierobežojumi un risinājumi:
- Jaunajā Outlook varat izveidot vairākus parakstus un rakstīšanas laikā izvēlēties vienu no tiem
- Klasiskajā Outlook katrs lietotājs var izveidot un manuāli atlasīt piemērotu koplietojamās pastkastes parakstu
- Neiespējojiet tiešo pierakstīšanos koplietojamajā pastkastē tikai tādēļ, lai pārvaldītu parakstu
- Centrālajiem parakstiem izmantojiet organizācijas apstiprinātu parakstu pārvaldības risinājumu
Servera puses kārtulas, kas iestatītas koplietojamajai pastkastei, ir vēl viens noderīgs rīks. Tās var novirzīt vai kategorizēt ienākošos ziņojumus neatkarīgi no viena User darbvirsmas Outlook sesijas.
Kādi ir krātuves ierobežojumi, un kad nepieciešama licence?
Koplietojamā pastkaste var palikt nelicencēta, ja tās krātuves apjoms nepārsniedz 50 GB. Users, kas tai piekļūst, joprojām ir nepieciešamas licencētas Exchange Online pastkastes. Kad koplietojamā pastkaste tuvojas 50 GB robežai vai kad nepieciešama arhivēšana, tiesvedības aizturēšana vai cita licencēta funkcija, pārskatiet piemērojamās licencēšanas prasības.
| Scenārijs | Vai nepieciešama licence? | Pieejamā krātuve |
|---|---|---|
| Pamata koplietojamā iesūtne 50 GB nelicencētā ierobežojuma ietvaros | Licence nav nepieciešama | krātuve saskaņā ar Microsoft vadlīnijām |
| Iesūtne pārsniedz 50 GB nelicencēto ierobežojumu | Nepieciešama Exchange Online Plan 2 licence | Līdz 100 GB |
| Arhīva pastkaste (In-Place Archive) | Exchange Online Plan 2 vai Plan 1 kopā ar Exchange Online Archiving | Arhīva ierobežojumi ir atkarīgi no licencēšanas un konfigurācijas |
| Tiesvedības aizturēšana vai In-Place Hold | Exchange Online Plan 2 vai Plan 1 kopā ar Exchange Online Archiving | Saglabāšanas ietilpība ir atkarīga no licencēšanas un konfigurācijas |
| Uzlabota atbilstība / eDiscovery | Microsoft 365 E3/E5 vai papildinājums | Atšķiras atkarībā no plāna |
Ja koplietojamās pastkastes apjoms ir mazāks par 50 GB un jums nav nepieciešama arhivēšana, tiesvedības aizturēšana vai cita licencēta funkcija, tā var palikt nelicencēta. Lai palielinātu pastkastes ierobežojumu līdz 100 GB, piešķiriet Exchange Online Plan 2. Arhivēšanai un tiesvedības aizturēšanai nepieciešams Plan 2 vai Plan 1 ar Exchange Online Archiving papildinājumu. Uzlabotām atbilstības funkcijām var būt papildu licencēšanas prasības.
Pārveidojot lietotāja pastkasti par koplietojamu pastkasti, varat noņemt tās licenci, ja pastkaste nepārsniedz 50 GB un neizmanto funkciju, kurai nepieciešama licence. Ja pastkastei iepriekš bija piešķirta lielāka krātuve, pēc licences noņemšanas ierobežojums samazinās līdz 50 GB, tāpēc vispirms pārbaudiet tās apjomu un izmantotās funkcijas.
Kā novērst problēmas, ja koplietojamā pastkaste netiek rādīta vai e-pasti netiek pareizi nosūtīti?
Lielākā daļa koplietojamo pastkastu problēmu ietilpst dažās kategorijās. Pirms problēmas eskalēšanas izpildiet tālāk norādīto sarakstu.
Ja pastkaste neparādās Outlook:
- Restartējiet Outlook un pagaidiet līdz vienai stundai, kamēr automātiskā kartēšana tiek izplatīta
- Pārliecinieties, ka Full Access piešķirta tieši lietotāja kontam, nevis ar drošības grupas starpniecību
- Pievienojiet pastkasti manuāli, izmantojot iepriekšējā sadaļā norādītās konkrētā klienta darbības
- Exchange administrēšanas centrā pārbaudiet, vai pastkaste pastāv un lietotājam sadaļā Recipients > Mailboxes ir nepieciešamā deleģēšana
Ja automātiskā kartēšana nedarbojas:
- Pārbaudiet, vai atļauja iestatīta ar
-AutoMapping $true(noklusējuma iestatījums) un nav tieši atspējota - Dalība drošības grupā neaktivizē automātisko kartēšanu; to dara tikai tieši lietotāju piešķīrumi
- Noņemiet un atkārtoti pievienojiet atļauju, izmantojot PowerShell, lai piespiestu atjaunināšanu:
Remove-MailboxPermission, pēc tamAdd-MailboxPermission
Ja saņemat kļūdu “You do not have permission to send the message”:
- Ar Full Access vien nepietiek, lai piešķirtu sūtīšanas tiesības; pārbaudiet, vai piešķirta arī Send As vai Send on Behalf atļauja
- Exchange administrēšanas centrā atveriet Recipients > Shared > atlasiet pastkasti > Manage mailbox delegation un pārliecinieties, ka sūtīšanas atļauja ir norādīta
- Pirms atkārtotas pārbaudes nogaidiet līdz 60 minūtēm, kamēr atļauju izmaiņas tiek izplatītas
- Izmantojot PowerShell, pārbaudiet pašreizējās atļaujas:
Get-RecipientPermission -Identity "support@contoso.com"
Administratora līmeņa pārbaudes:
- Pārbaudiet, vai koplietojamā pastkaste nav paslēpta no adrešu saraksta, jo tas var neļaut to atrast manuālas pievienošanas laikā
- Pārliecinieties, ka pastkaste nav pārsniegusi krātuves kvotu, kas var bloķēt sūtīšanu
- Ja konkrēts ziņojums netiek piegādāts, pārbaudiet ziņojumu izsekošanu Exchange administrēšanas centrā
Kādi ir koplietojamo pastkastu faktiskie ierobežojumi, un kā tās labi pārvaldīt?
Koplietojamā pastkaste ir koordinācijas rīks, nevis sadarbības platforma. Šī atšķirība ir būtiska ikdienas darbībā.
Drošības prasības, no kurām nedrīkst atkāpties:
- Vienmēr saglabājiet koplietojamās pastkastes konta bloķētu tiešo pierakstīšanos saskaņā ar Microsoft skaidrajiem norādījumiem. Tieša pierakstīšanās pārtrauc audita izsekojamību, jo darbības vairs netiek piesaistītas individuāliem lietotājiem.
- Nekad neizveidojiet paroli koplietojamās pastkastes kontam un nepārveidojiet to par licencētu lietotāju tikai tādēļ, lai apietu deleģēšanu. Šāda pieeja iznīcina audita iespējas un rada kopīgu akreditācijas datu drošības risku.
- Pārvaldiet piekļuvi, izmantojot deleģēšanu (Full Access un atbilstošu sūtīšanas atļauju). Microsoft pēc noklusējuma iespējo pastkastes auditēšanu atbalstītām īpašnieka, deleģētāja un administratora darbībām, taču administratoriem jāpārliecinās, ka audita konfigurācija atbilst viņu prasībām.
Mērogojamības ierobežojumi:
Microsoft dokumentē, ka koplietojamajai pastkastei maksimālais lietotāju skaits ir 25, un brīdina, ka intensīva vienlaicīga piekļuve var izraisīt savienojuma kļūmes vai dublētus ziņojumus. Pieaugot komandas lielumam un ziņojumu apjomam, arī vietējās biļešu piešķiršanas un SLA izsekošanas trūkums var kļūt par darbības problēmu. Tādēļ komandām nepieciešamas skaidras atbildības konvencijas vai īpašs palīdzības dienests.
Praktiski darbības principi, kas patiešām darbojas:
- Izmantojiet krāsu kategorijas, lai norādītu atbildīgo: kad uzņematies ziņojumu, piešķiriet kategoriju, piemēram, “In Progress - Sarah”, un noņemiet to, kad problēma ir atrisināta
- Izveidojiet servera puses kārtulas OWA, lai konkrētu sūtītāju ziņojumus vai ziņojumus ar noteiktiem tematiem automātiski novirzītu uz apakšmapēm, samazinot iesūtnes pārblīvētību
- Norīkojiet dienas atbildīgo vai dežurējošo User, kurš savas maiņas laikā atbild par iesūtni, lai šķirošanai vienmēr būtu konkrēta atbildīgā persona
- Iestatiet nosūtīto ziņojumu kopēšanu mapē Sent Items (
MessageCopyForSentAsEnabled), lai visas nosūtītās atbildes būtu redzamas visai komandai - Nekad nepārvietojiet ziņojumus no koplietojamās pastkastes uz personīgo mapi; glabājiet visu koplietojamajā pastkastē, lai komandai būtu pilns konteksts
Ko nedarīt:
- Ja vēlaties, lai darbotos automātiskā kartēšana, nepiešķiriet piekļuvi, izmantojot drošības grupas
- Nepaļaujieties uz personīgo mapi Sent Items, lai saglabātu atbildes no koplietojamās pastkastes
- Neizmantojiet koplietojamo pastkasti kā personīgo arhīvu, pārvietojot tajā ar darbu nesaistītus ziņojumus
Profesionāļa padoms: Reizi ceturksnī pārbaudiet koplietojamās pastkastes dalībniekus. Cilvēki maina amatus, pamet komandas vai uzņēmumu, un novecojušas Full Access atļaujas rada drošības nepilnību. Exchange administrēšanas centrā izgūstiet dalībnieku sarakstu sadaļā Recipients > Shared un salīdziniet to ar pašreizējo komandas sastāvu.
Galvenie secinājumi
Koplietojamā pastkaste Microsoft 365 nodrošina komandām uz deleģēšanu balstītu kopīgu adresi, kas līdz 50 GB var palikt nelicencēta, taču cilvēkiem, kuri to izmanto, ir nepieciešamas licencētas Exchange Online pastkastes. Lai izvairītos no neatbildētiem ziņojumiem un drošības nepilnībām, nepieciešama arī pārdomāta atļauju iestatīšana un disciplīna ikdienas darbā.
| Punkts | Detalizēta informācija |
|---|---|
| Administrators izveido, dalībnieki piekļūst | Tikai administrators var izveidot pastkasti; piešķiriet Full Access + Send As tieši katram lietotājam, nevis ar drošības grupu starpniecību. |
| 50 GB bez licences, licence, kad nepieciešams | Pastkaste līdz 50 GB var palikt nelicencēta; lai palielinātu pastkastes ierobežojumu līdz 100 GB, piešķiriet Exchange Online Plan 2. |
| Vienmēr bloķējiet pierakstīšanos | Lai saglabātu audita izsekojamību un drošību, koplietojamās pastkastes kontam jābūt bloķētam tiešai pierakstīšanās iespējai. |
| Nepieciešama disciplīna ikdienas darbā | Lai novērstu neatbildētas vai dublētas atbildes, izmantojiet kategorijas, servera puses kārtulas un dienas atbildīgo. |
| Deskhero komandām, kurām nepieciešams vairāk | Kad kļūst nepieciešama biļešu piešķiršana, SLA vai pārskati, Deskhero savieno jūsu Microsoft 365 pastkasti ar palīdzības dienesta darbplūsmu. |
Koplietojamā pastkaste darbojas — līdz brīdim, kad tā vairs nedarbojas
Koplietojamā pastkaste ir noderīga nelielai komandai ar pārvaldāmu ziņojumu apjomu un skaidriem darba noteikumiem. Problēmas sākas, kad komanda pastkastes redzamību uzskata par atbildības aizstājēju.
Ikviens var redzēt iesūtni, taču tas komandai nepasaka, kurš ir atbildīgs par katru ziņojumu. Dienas atbildīgais, kategoriju sistēma un skaidrs noteikums par ziņojumiem, kuriem nav piešķirts atbildīgais, var samazināt neizdarīto darbu.
Arī mapes Sent Items redzamība ir svarīga. Ja atbildes paliek tikai personīgajā mapē Sent Items, citiem Users nav pilnīga sarunas pārskata. MessageCopyForSentAsEnabled iespējošana palīdz saglabāt kopīgo kontekstu.
Apsveriet palīdzības dienesta izmantošanu, kad komanda pārāk daudz laika pavada, koordinējot atbildību vai kad nepieciešama formāla piešķiršana, SLA izsekošana un pārskati.
Kad jūsu komanda pāraug iebūvētās koplietojamās pastkastes iespējas
Kādā brīdī ar kategorijām un dienas atbildīgajiem vairs nepietiek. Kad atbalsta komandai nepieciešama skaidra atbildība, SLA izsekošana vai pirmās atbildes pārskati, iebūvētā koplietojamā pastkaste ir sasniegusi savas darbības robežas.
Deskhero tieši savienojas ar jūsu esošo Microsoft 365 pastkasti un pārvērš to par koplietojamu iesūtni ar biļešu sistēmu, neizveidojot jaunu e-pasta adresi un neveicot migrāciju. Ienākošie e-pasti kļūst par biļetēm, kuras var piešķirt Users un grupām. Deskhero ietver automatizācijas kārtulas, SLA politikas, Statistics, ar darbvietas zināšanām pamatotas mākslīgā intelekta sagatavotas atbildes un Topics kopu, kas kartē biļetēs aplūkotās tēmas. Divvirzienu e-pasta sinhronizācija nozīmē, ka klienti joprojām saņem atbildes no jūsu uzņēmuma adreses. Automātiskās atbildes ir izvēles iespēja.
Deskhero piedāvā 30 dienu bezmaksas izmēģinājumu, un kredītkarte nav nepieciešama.
Noderīgi avoti
Oficiālā Microsoft dokumentācija ir autoritatīvs avots iestatīšanai, atļaujām un licencēšanai. Šīs lapas uztur Microsoft, un tās atspoguļo pašreizējo produkta darbību:
- About shared mailboxes in Microsoft 365, Microsoft Learn
- Open and use a shared mailbox in Outlook | Microsoft Support
- Create a shared mailbox, Microsoft 365 admin
- Exchange Online limits, Microsoft Learn
- Considerations / Limitations for Microsoft 365 Shared Mailboxes - UTD Atlas KB
- Grant Access to a Shared Mailbox in Microsoft 365 - Deskhero
Licencēšanas un atbilstības atjauninājumiem sekojiet oficiālajām Microsoft Learn un Microsoft Support lapām, jo ierobežojumi un funkciju pieejamība mainās līdz ar katru Exchange Online pakalpojuma atjauninājumu.
Bieži uzdotie jautājumi
Kas ir koplietojamā pastkaste programmā Outlook?
Koplietojamā pastkaste ir uz deleģēšanu balstīta pastkaste Microsoft 365 vidē, kurai vairāki lietotāji var piekļūt, izmantojot savus akreditācijas datus, lai sūtītu un saņemtu e-pastu no kopīgas adreses, piemēram, support@ vai info@. Pašai pastkastei nav nepieciešama atsevišķa licence (līdz 50 GB), un saistītajam kontam jāpaliek bloķētam tiešai pierakstīšanās iespējai.
Kādi ir galvenie koplietojamās pastkastes izmantošanas trūkumi?
Koplietojamām pastkastēm nav vietējās biļešu piešķiršanas un SLA izsekošanas funkcijas, tāpēc komandām jāpaļaujas uz manuālām konvencijām, piemēram, kategorijām un dienas atbildīgajiem, lai samazinātu dublētas vai neatbildētas atbildes. Microsoft arī dokumentē funkciju trūkumus jaunajā Outlook, tostarp nepieejamus koplietojamos kontaktus un no scenārija atkarīgu pievienojumprogrammu atbalstu.
Ar ko koplietojamā pastkaste atšķiras no Microsoft 365 grupas iesūtnes?
Koplietojamā pastkaste izmanto deleģēšanu (Full Access, Send As) un Outlook tiek rādīta kā standarta pastkaste, savukārt Microsoft 365 grupai ir savs dalības modelis, grupas iesūtne, kopīgs kalendārs un SharePoint vietne. Grupas ir labāk piemērotas komandas sadarbībai un lielām auditorijām; koplietojamās pastkastes ir labāk piemērotas komandas adresei, kurai nepieciešams sūtīt un saņemt e-pastu kā vienai identitātei.
Kā piekļūt savai koplietojamajai pastkastei programmā Outlook?
Ja administrators jums Full Access piešķīris tieši, koplietojamajai pastkastei vajadzētu parādīties programmā Outlook pēc tās restartēšanas. Ja tā neparādās, klasiskajā Outlook atveriet File > Account Settings > Account Settings. Jaunajā Outlook mapju rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz sava konta un atlasiet Add shared folder or mailbox.
Kad komandai vajadzētu pāriet no koplietojamās pastkastes uz palīdzības dienesta rīku?
Skaidrākā pazīme ir brīdis, kad komanda sāk vairāk laika pavadīt, koordinējot, kurš ir atbildīgs par konkrēto e-pastu, nevis atbildot uz to. Ja nepieciešama biļešu piešķiršana, pirmās atbildes pārskati vai SLA politikas, Deskhero var savienoties ar jūsu esošo Microsoft 365 pastkasti un pievienot šīs iespējas, neizveidojot jaunu e-pasta adresi un neveicot migrāciju.